Mehr Projekte als Personal? 5 Alternativen zum aufwändigen Portfoliomanagement

Eine kürzlich (Februar 2016) veröffentlichte Studie von Kienbaum prognostiziert ein weiteres Wachstum des Projektgeschäfts. Vorstände und Geschäftsführer raufen sich die Haare. Wie kann die wachsende Flut an Projekten bewältigt werden? Und dies noch bei der gleichzeitig diagnostizierten ständigen Personalknappheit in der Organisation. Ja, Effizienzsteigerung ist ein geeignetes Mittel. Was aber, wenn Projekte schon performant durchgeführt werden? Es gibt einen anderen Weg, mit einer oftmals viel größerem Hebelwirkung, und zwar ohne aufwändiges Portfoliomanagement.

Dieser Gedanke führt uns zu diesem alternativen Lösungsweg: Wenn es nicht möglich ist, die Personalressourcen zu steigern, dann können wir nicht alle im Zeitraum geplanten Projekte durchführen. Dann wiederum sollten wir sicherstellen, dass wir die richtigen Projekte durchführen. Wir sollten also die Projekte auswählen, die für uns und unser Unternehmen die wertvollsten sind.

Viele Berater würden nun sofort die Einrichtung eines Portfoliomanagements vorschlagen und hätten sich einen Auftrag über mehrere Monate verschafft. Es geht aber auch einfacher. Die folgenden 5 Punkte liefern Dir bewusst pragmatische Ansatzpunkte, mit denen Du in kürzester Zeit eine schnelle Wirkung erzielen kannst:

1) Richte eine Schleuse für alle neu zu startenden Projekte ein

Die Schleuse sollte organisatorisch umgesetzt werden. Schaffe eine Instanz, die über den Start neuer Projekte entscheidet. Im einfachsten Fall ist das die Geschäftsführung oder der Vorstand. Es könnte auch ein interdisziplinäres Gremium aus erfahrenen Kollegen der zweiten Führungsebene sein. Wichtig ist unbedingte Entscheidungskompetenz. Auch sollte diese Schleuse in einem einfachen Prozess umgesetzt werden. Wie sehen einzureichende Projektanträge aus? Wie werden die Anträge bewertet? Und wie erfolgt eine Entscheidung darüber? Mehr Bestandteile braucht es zunächst nicht.

2) Limitiere die Anzahl der durchzuführenden Projekte

Sehr wirkungsvoll ist die Festlegung einer maximalen Anzahl der umzusetzenden Projekte pro Jahr. Der Maßstab ist eine gesunde Balance zwischen Innovationsfreude und Wachstum einerseits, sowie Überlastung und Beeinträchtigung des Tagesgeschäfts andererseits.

3) Führe einen Wettbewerb um die begrenzten Projektplätze ein

Diese Maßnahme ergibt sich aus Punkt 2)  – Limitierung erzeugt Wettbewerb. Und dieser sorgt dafür, dass nur die attraktivsten Projekte im Portfolio sind.

4) Binde die Projektinitiatoren in die Entscheidung mit ein

Die Anforderer neuer Projekte sollten in den Entscheidungsprozess eingebunden werden. Sie stehen Rede und Antwort für das von ihnen eingereichte Projekt. Sie sollten aber nicht nur für ihr Projekt werben, sondern zusammen mit den Entscheidern zu den Konsequenzen stehen. Die Durchführung eines Projektes ist mit Personal- und Investitionsbedarf und auch Risiken verbunden. Auch die Auswirkung, dass andere Projekte möglicherweise nicht gestartet werden können, sollten gemeinsam getragen werden.

5) Etabliere eine Überprüfung jedes Projektes auf seinen „strategic fit“

Bei der Überprüfung, ob ein Projekt in das Portfolio aufgenommen werden soll, gehört ein Strategieabgleich in jedem Fall dazu. Mit einer einfachen Checkliste kannst Du anhand mehrerer Kriterien den Beitrag eines Projektes zur Unternehmensstrategie abklopfen. So bekommen auch Projekte eine Chance, die nicht mit einem glänzenden ROI aufwarten können, aber essentielle Enabler für Folgeprojekte sein können.

Entgegen der Meinung vieler Berater, befürworte ich einen schnellen und pragmatischen Ansatz. So kann schnell eine spürbare Veränderung in der Gestaltung der Projektlandschaft erreicht werden. Die langwierige Implementierung eines „Portfoliomanagements“ kann oftmals in der Beschäftigung mit sich selbst münden. Viel besser ist es, anhand der Erfahrungen, die bei der Umsetzung der oben geschilderten Maßnahmen entstehen, „on the fly“ ein praxisbasiertes Regelwerk zu schaffen.