7 Tipps für knackige Lenkungsausschuss-Sitzungen

Jedes Projekt braucht ein Gremium, das richtungsweisende Entscheidungen trifft. Für dieses Gremium gibt es viele Namen. Lenkungsausschuss, Steering Board, Project Committee. Wie Du als Projektmanager dafür sorgst, dass Dein Lenkungsausschuss bei der Stange bleibt, rollengerecht agiert und wie Du ihn zu Deinem Zielbild führen kannst, zeige ich Dir hier.

Handlungsfähigkeit

Der erste Tipp hört sich ganz profan an. Ich empfehle Dir, mit Deinem LA eine Geschäftsordnung zu vereinbaren. Nun wirst Du vielleicht sagen, dass es doch kein Aufsichtsrat eines Konzerns sei, sondern „nur“ ein Lenkungsausschuss für ein Projekt. Dennoch empfehle ich Dir, Regeln und Vereinbarungen zu Papier zu bringen und festzulegen.  Diese sorgen nämlich für eine Handlungsfähigkeit. Die Geschäftsordnung muss kein ausgefeiltes Vertragswerk sein. Einige wichtige Festlegungen auf einer DINA4-Seite reichen. Das kleine Geschäftsordnungs-Papier hat alles im Vorfeld geregelt. Stellvertretungen, Beschlussfähigkeit, alternative Entscheidungsformen wie Umlaufbeschlüsse per E-Mail und Wirksamkeit von Beschlüssen. Dann wird es Dir nicht mehr so leicht passieren, dass Sitzungen ausfallen, Entscheidungen in Frage gestellt werden oder Du ewig auf eine Entscheidung warten musst.

Entscheiden, entscheiden, entscheiden

Dafür sind Lenkungsausschüsse da: Um Entscheidungen zu treffen. Sie sind dafür da, Dein Kompass zu sein, die Richtung vorzugeben, Leitplanken zu setzen und Konsequenzen für das Unternehmen abzunicken. All dies sind Formen von Entscheidungen. Und das ist der Zweck eines Lenkungsausschusses. Nun gut, einige andere Aspekte sind auch noch wichtig. So zum Beispiel die Kommunikation mit den Stakeholdern.
Als Projektmanager kannst Du eine maßgebliche Unterstützung dabei leisten, dass der Lenkungsausschuss seiner wichtigsten Aufgabe nachkommt. Du bist nämlich Dienstleister des Lenkungsausschusses und lieferst den notwendigen Input für die Aktionen dieses Gremiums. Du hast es also in der Hand, Du solltest Deine Auftraggeber mit gut vorbereiteten entscheidungsreifen Vorlagen versehen. Am besten solche, bei denen der Lenkungsausschuss nur noch ankreuzen muss. An dieser Stelle bewahrheitet sich der Spruch „Jeder Projektmanager hat den Lenkungsausschuss, den er verdient“.
Bei professioneller Dienstleistungsqualität in Form von präzisen Entscheidungsvorlagen ist endlich Schluss mit gefälligen Kaffeekränzchen, stundenlangen Inquisitionen oder nie endenden fachlichen Diskussionen. All das sind Auswüchse, die bei einem Lenkungsausschuss nichts zu suchen haben.

Hole sie ab

Kaum zu glauben, aber manchmal fehlt sogar dem Top-Management noch Wissen. Oftmals sind sie nicht vertraut mit dem Rollenbild, das Du in Deinem Projektmodell vor Augen hast. Auch kennen sie möglicherweise die Zielsetzungen der Sitzungen nicht, die Du geplant hast. Nur deshalb verhalten sie sich möglicherweise so sperrig und schlecht einschätzbar. Abhilfe leistet ein Management-Briefing. Sorge dafür, dass bei der ersten, der konstituierenden LA-Sitzung noch Zeit ist für ein kurzes Briefing. Eine Stunde sollte hierfür ausreichen. Darin erläuterst Du dem Lenkungsausschuss das Rollenmodell, die Verantwortlichkeiten und Deine Kompetenzen. Auch stellst Du dar, wie die weiteren Sitzungen gestaltet werden und was sie bezwecken. Bist Du selbst nicht 100% sattelfest, dann hole Dir für diesen Teil der Sitzung einen Experten dazu, beispielsweise einen PM-Trainer oder einen Berater.

Sorge für Vorbereitung

Eine Sitzung des Lenkungsausschusses darf keine Wundertüte sein. Langwierige Statuspräsentationen und Erklärungen von Sachverhalten erübrigen sich, wenn die LA-Mitglieder im Vorfeld schon zu sehen bekommen, was sie erwartet. Mache es zu Deiner Gewohnheit, ein oder besser zwei Tage vor der Sitzung, die Unterlagen zur Verfügung zu stellen. Insbesondere die allgemein übliche Powerpoint-Präsentation. Mache bei der Verteilung klar, dass Du bei der Sitzung nicht auf Details eingehen wirst und davon ausgehst, dass der Inhalt der Präsentation bekannt und verstanden ist. Natürlich erklärst Du Dich mit gleicher Nachricht bereit, offene Punkte auf Nachfrage zu erläutern. Habe in der Sitzung auch einmal das Rückgrat, offensichtlich unvorbereiteten LA-Mitgliedern die Folien bewusst nicht zu erläutern. So wirkst du gleichzeitig prägend für eine Projektkultur auf Augenhöhe.

No Surprises

Unangenehme neue Erkenntnisse sind bei der Vorbereitung von LA-Sitzungen nichts Besonderes. Du stellst ja für den Lenkungsausschuss das Projekt auf den Prüfstand und aktualisierst den Projektstatus. Das Schlimmste, was Du in so einer Situation machen kannst, ist, mit den schlechten Neuigkeiten bis zur Sitzung zu warten und diese Information als normalen Agendapunkt einzubauen, oder sogar zum Ende einzuschieben. Als Projektmanager tust Du gut daran, Deine Auftraggeber so früh wie möglich von den Erkenntnissen zu unterrichten. Je gravierender die Auswirkungen der identifizierten Probleme, umso wichtiger ist eine umfassende Vorab-Information des Lenkungsausschusses. Im Extremfall wirst Du mit jeder einzelnen Person ein Vorgespräch führen und über die neue Situation unterrichten, die Konsequenzen und Handlungsmöglichkeiten darstellen. So schaffst Du eine konstruktive und verständnisvolle Atmosphäre. Die anstehende LA-Sitzung erfolgt im Kreis informierter und ruhiger Mitglieder, die sich nur noch über die Wahl der richtigen Entscheidungen abstimmen müssen.

Mache die Sitzung effizient

Gerade für eine LA-Sitzung gelten die allgemeingültigen Regeln, die eine effiziente Durchführung ermöglichen. Sorge für eine klare Agenda des Meetings. Beginne die Sitzung pünktlich, ohne Rücksicht auf noch fehlende LA-Mitglieder. Halte Dich an ein konsequentes Zeitmanagement. Vertage Diskussionen ohne Beitrag für eine benötigte Entscheidung auf spätere Zeitpunkte. Mache transparent, wenn sich Verzögerungen abzeichnen. Stelle im Kreis der Teilnehmer klar, wer wann das Meeting verlassen muss. So kannst Du steuern, dass die für Dich wichtigen Entscheidungen auch getroffen werden, wenn noch alle Gremienmitglieder anwesend sind.

Schaffe Fakten

Wenn Du nicht aufpasst, kann es nach Ende eine LA-Sitzung noch richtig spannend weiter gehen. Versendete Protokolle werden um Aspekte ergänzt, die nie besprochen wurden. Entscheidungen werden in Frage gestellt und angepasst. Das ist nicht nur schlechter Stil, sondern für Dein Projekt in höchstem Maße hinderlich. Schaffe also schon während einer LA-Sitzung Fakten und „knote den Sack zu“, beispielsweise, indem Du die Sitzung online protokollierst und somit zum Ende der Sitzung das Protokoll schon fertig hast. Lass die Mitglieder des Lenkungsausschusses mitlesen und hole Dir am Ende der Sitzung eine Freigabe des Protokolls ein. Wichtige Entscheidungen kannst Du direkt in der Präsentation dokumentieren, indem Du die getroffene Entscheidung direkt markierst und hervorhebst.

Mit diesen sieben Regeln wirst Du eine viel bessere Zusammenarbeit mit Deinem Lenkungsausschuss erreichen. Nicht nur Du wirst für Dein Projekt einen klareren Rahmen und Ausrichtung erhalten. Auch Dein Lenkungsausschuss wird Deine professionelle Interaktion schätzen und diese Verhaltensweisen auch in anderen Projekten praktizieren wollen. So leistest Du in Deiner Organisation einen Beitrag für eine Veränderung eurer gesamten Projektorganisation.

Wie sehen Deine Erfahrungen im Umgang mit Lenkungsausschüssen aus? Über welche kuriosen Ereignisse kannst Du berichten? Kennst Du andere Wege, wie Du Dir einen optimalen Lenkungsausschuss heranziehen kannst? Ich bin gespannt auf Dein Feedback.