PRINCE2
einer der wichtigsten Grundbausteine für Projektmanager
Mehr als 1,5 Millionen Zertifikate sind hinsichtlich PRINCE2 (oder auch: „Projects in controlled environments“) mittlerweile im Umlauf. Damit zählt eine PRINCE2 Zertifizierung zu den beliebtesten Weiterbildungen für Projektmanager auf der ganzen Welt. Allein in Deutschland stieg die Anzahl der Beschäftigten im Projektgeschäft im Verlauf der vergangenen 10 Jahre um über 20 Prozent – und zwar von 1,00 Millionen Beschäftigte auf nunmehr über 1,20 Millionen Beschäftigte (1). Neben rein fachlichen Aspekten stieg in diesem Zeitraum vor allem auch der Bedarf an Management-spezifischen Know-how und Trainings, die über offiziell anerkannte Zertifizierungen wie zum Beispiel eine PRINCE2 Schulung erfolgen können. Mit seiner agilen Ausrichtung und seinen modernen Konzepten trifft es genau den aktuellen Zeitgeist und ist entsprechend beliebt bei Arbeitgebern, Arbeitnehmern sowie Selbstständigen, Freiberuflern und Unternehmern.
Was hat es mit dieser Methode auf sich? Was ist das Besondere an PRINCE2? Welche Inhalte vermittelt PRINCE2? Wie kann man PRINCE2 erlernen?
In den nun folgenden Abschnitten möchten wir Sie gern einmal ausführlich zu diesem Thema informieren. Darüber hinaus sollen praktische Ratschläge zur Umsetzung Ihrer potenziellen PRINCE2 Zertifizierung mit auf den Weg gegeben werden. Es soll dabei im Detail auf die folgenden Punkte eingegangen werden:
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Definition des PRINCE2-Frameworks – was ist das genau?
Es handelt sich hierbei um eine prozessorientierte Projektmanagementmethode, die im Jahre 1996 veröffentlicht wurde und die bis dahin gängige Methode PRINCE aus dem Jahre 1989 ablöste (3). Die Idee hinter dem Managementkonzept basiert auf einem strukturierten Rahmen, der Best Practices für die verschiedenen Mitglieder von Projektmanagementteams sowie konkrete Handlungsempfehlungen vorgibt. Das Konzept teilt ein Projekt dabei in verschiedene Phasen, Themen sowie Prozesse ein und nutzt sogenannte Managementprodukte zur Dokumentation und Informationsweiterleitung zwischen den einzelnen Projektmitgliedern. Bereits 1996 beinhaltete PRINCE2 einige Schlüsselelemente der Agilität – das heißt, dass ein Projekt in steuerbare Abschnitte aufgeteilt wird und fortwährend die Planung angepasst, beziehungsweise detailliert wird. PRINCE2 sieht vor, das Projektmanagement jederzeit an sich ändernde Projektbedingungen, beziehungsweise Projektumgebungen anzupassen.
Welche Vorteile bietet eine PRINCE2 Zertifizierung für die einzelnen Zielgruppen?
Ein PRINCE2-Zertifikat besitzt einen hohen Stellenwert unter den weltweit verbreiteten Projektmanagementstandards ein. Besitzer einer solchen Zertifizierung profitieren unterm Strich von folgenden Vorteilen:
- höhere Arbeitsmarktattraktivität sowie Reputation
- schneller und unkomplizierter Einstieg (PRINCE2 Foundation und PRINCE2 Practitioner bieten einen modularen Einstieg in die Thematik des agilen Projektmanagements, der sich in jeweils nur 3 Tagen realisieren lässt)
- erfolgreicheres und effektiveres Handling von Projekten (alle Prozesse sind über ein gut durchdachtes Informationsmodell miteinander verknüpft, Best Practices geben gute Anhaltspunkte und das Konzept ist leicht skalierbar)
- für agile und klassische Projekte gleichermaßen nutzbar
- schnelle und kontinuierliche Lieferung von Teilergebnissen sorgt für Vertrauen beim Kunden (alle gewünschten Ergebnisse werden im Verlauf eines Projekts iterativ erarbeitet, Änderungswünsche können flexibler umgesetzt werden)
- sorgt für eine solidere Startbasis von Projekten (Einbindung sämtlicher Stakeholder, klare Definition von Zuständigkeiten und Befugnissen)
Von einem PRINCE2-Zertifikat profitiert zudem eine Vielzahl von Anwendern gleichermaßen:
Laut einer Axelos-Studie verfügen über 59 Prozent aller Projektmanager über ein solches Zertifikat, davon geben allein rund 88 Prozent an, dass das PRINCE2-Zertifikat ihrer beruflichen Weiterentwicklung durchaus geholfen hat. Und auch grundsätzlich verbessern sich die beruflichen Aussichten durch ein PRINCE2-Zertifikat im Projektmanagement erheblich, da dies als international anerkannter Standard für das Projektmanagement gilt.
Was für Arbeitnehmer gilt, das ist natürlich auch für Selbstständige und Freiberufler von Bedeutung! So profitieren zum Beispiel freiberufliche Projektberater und -leiter ebenfalls von einer PRINCE2 Zertifizierung, die diese für potenzielle Kunden deutlich attraktiver macht und die Verhandlungsbasis verbessert.
Doch nicht nur für Mitarbeiter im Projektmanagement sowie für Projektleiter bietet eine PRINCE2-Zertifizierung umfassende Vorteile, auch Mitgliedern im Unternehmens- und Programmmanagement sowie im Lenkungsausschuss von Projekten ist eine solche Zertifizierung ein großer Gewinn. Hauptsächlich betrifft dies die Vorplanung und Überwachung von Projekten sowie das Verständnis über die Kommunikationswege in einem PRINCE2-Projekt.
Eine Beschreibung der 7 wichtigsten Schlüsselvorteile von PRINCE2 kann im Whitepaper nachgelesen werden (Link)
Wasserfall versus agil – das Konzept dahinter
Alle Bausteine des PRINCE2-Frameworks auf einen Blick
Die 7 Grundprinzipien
Hinter den 7 Grundprinzipien verbirgt sich ein Wertesystem, nach welchem sich alle Projektbeteiligten im Verlauf eines Projekts richten. Es beruht auf Erfahrungen und erprobten Vorgehensweisen („Best practices“) und definiert demnach den Kern eines PRINCE2-Projekts. Sobald eine der insgesamt 7 Grundprinzipien nicht eingehalten wird, so handelt es sich nicht mehr um ein PRINCE2-Projekt. Daher sind die Grundprinzipien auch universell anwendbar. Es handelt sich dabei um folgende 7 Grundprinzipien, auf die innerhalb der folgenden Unterabschnitte noch detaillierter eingegangen werden soll:
Ein PRINCE2-Projekt benötigt zu jedem Zeitpunkt eine fortlaufende, geschäftliche Rechtfertigung. Dabei handelt es sich im Grunde genommen um die Legitimation des jeweiligen Projekts – entweder aus finanzieller, strategischer oder anderweitiger Notwendigkeit. Die geschäftliche Rechtfertigung wird durch die PMO oder den Lenkungsausschuss erteilt und kann in jeder beliebigen Projektphase auch wieder entzogen werden. Ein PRINCE2-Projekt arbeitet daher im ständigen Austausch mit der PMO oder dem Lenkungsausschuss.
Lernen aus ErfahrungDieses Grundprinzip beruht darauf, dass alle Mitglieder eines PRINCE2-Projektmanagementteams aus früheren Erfahrungen (zum Beispiel aus früheren Projekten)lernen. Gleichzeitig lernen alle Beteiligte aber auch während der gesamten Projektlaufzeit und sammeln entsprechend Erfahrungswerte. Diese werden gemäß den PRINCE2-Leitlinien aufgezeichnet und direkt umgesetzt. Es wird daher insgesamt ein eher empirischer Ansatz verfolgt.
- Unternehmens- und Programmmanagement und Lenkungsausschuss (oft auch „Steering Committee“ genannt und besteht in der Regel aus dem Benutzervertreter für das Projektprodukt, dem Auftraggeber sowie einem Lieferantenvertreter)
- Projektsicherung (stellt sicher, dass Projektziele auch tatsächlich erreicht werden)
- Änderungsinstanz (nimmt Änderungen entgegen oder verteilt diese an das Projektteam)
- Projektmanager (operativer Leiter eines Projekts)
- Projektunterstützung (zum Beispiel Projektassistenz)
- Teammanager (delegiert und setzt Arbeitspakete um)
- Teammitglieder (Mitglieder der einzelnen Lieferteams)
- die Lenkungsebene
- die Managementebene
- sowie die Lieferebene
Die Planung, Steuerung und Überwachung von PRINCE2-Projekten geschieht über sogenannte „Managementphasen“, die auch als Prozesse bezeichnet werden. Die einzelnen (insgesamt 7) Managementphasen beinhalten ihrerseits verschiedene Anforderungen, auf die im Punkt 4.3. noch näher eingegangen werden soll. Grundsätzlich wichtig: ein PRINCE2-Projekt besteht aus mindestens zwei Managementphasen (um als solches gelten zu können)!
Bei dem PRINCE2-Konzept handelt es sich nicht um ein „in Stein gemeißeltes“ Schema. Vielmehr können und müssen die speziellen Anforderungen eines Projekts jederzeit berücksichtigt werden. PRINCE2-Projekte müssen daher flexibel und an die jeweilige Situation anpassbar sein – und zwar in puncto Umgebung, Umfang, Komplexität sowie Wichtigkeit, Leistungsfähigkeit und Risiko.
Die 7 Themen
Ein weiterer, wichtiger Grundbaustein, welchen Sie im PRINCE2 Kurs kennenlernen werden, sind die 7 Themen und damit die wichtigsten Aspekte des täglichen Projektmanagements. Jene 7 Themen werden in einem PRINCE2-Projekt kontinuierlich behandelt. Den einzelnen Rollen im Projektteam können dabei fokussiert diverse Themen als Anforderung zugeschrieben werden. PRINCE2-Projekte verfügen dabei über die besondere Stärke, die im Folgenden genannten Themen zu integrieren.
Der Business Case basiert auf einem lohnenden und durchführbaren Investitionsvorschlag, der den rechtfertigenden Grund eines Projekts darstellt. Damit ist der Business Case stets das wichtigste Managementprodukt eines PRINCE2-Projekts und beinhaltet eine optimale Zusammenstellung von fundierten Informationen für die Beurteilung eines PRINCE2-Projekts und dessen geschäftliche Rechtfertigung. Der Business Case enthält zudem die folgenden Punkte:
- erwarteter Nutzen des Projekts
- erwartete, negative Nebeneffekte des Projekts
- Hauptrisiken des Projekts
- Zeitrahmen des Projekts
- Kostenrahmen des Projekts
- eine detaillierte Investitionsrechnung
Das Thema Organisation greift in PRINCE2-Projekten die Rollen und Verantwortlichkeiten auf, die im Projektmanagementteam vorhanden sind. Jene Rollen und Verantwortlichkeiten werden befristet eingerichtet, um ein effektives Management des Projekts zu gewährleisten. Auch hier gibt es wieder drei wesentliche Ebenen:
- Lenkungsausschuss
- Projektmanagement
- Lieferteams
Das Thema Qualität behandelt den Umgang und die Umsetzung erster Ideen sowie die Festlegung von Qualitätskriterien, beziehungsweise wie eine Qualitätskontrolle stattfinden soll. Dabei wird sichergestellt, dass die durch das Projekt zu liefernden Produkten auch den vollen Nutzen des Auftraggebers erfüllen. Eigens dafür werden auch hierfür wieder spezielle Managementprodukte wie zum Beispiel Qualitätsregister, Qualitätsmanagementansätze sowie Qualitätsdokumentationen erstellt. Unterteil wird dieses Thema zudem in die Bereiche Qualitätsplanung, Qualitätskontrolle sowie Qualitätssicherung.
In der PRINCE2-Umgebung ist die Planung das A und O. Insofern gibt es in PRINCE2-Projekten verschiedene Planarten, die den einzelnen Hierarchieebenen zugeteilt werden können:
- Projektpläne (Lenkungsausschuss und Projektmanagementteam)
- Phasenpläne (Projektmanagementteam)
- Teampläne (Lieferebene)
- Ausnahmepläne (bei gravierenden Abweichungen)
Auch in PRINCE2-Projekten gibt es natürlich Risiken, die den Erfolg eines Projekts beeinflussen können. Das Thema Risiken beschäftigt sich daher mit Unsicherheiten, die während Projekten auftreten können. Jedoch müssen Risiken nicht immer gleich eine Bedrohung darstellen, sondern können auch eine Chance bedeuten. Per Risikodefinition befasst sich das Thema Risiken daher immer auch mit der Risikoursache, dem Risikoergebnis sowie den potenziellen Auswirkungen. Bedeutende Managementprodukte in diesem Bereich sind zum Beispiel das Risikoregister oder der Risikomanagementansatz.
Das Thema Änderungen wiederum bezieht sich auf ungeplante Ereignisse (Issues) in der Projektumgebung, die bewertet und behandelt werden müssen. Auch hier gibt es eine Unterteilung in verschiedene Arten (von Issues):
• Problem/Bedenken (ein Issue, welches im Issue-Bericht/Issue-Register aufgenommen werden muss)
• Spezifikationsabweichung (wenn eine vereinbarte Anforderung an das Projektprodukt derzeit nicht oder voraussichtlich nicht erfüllt werden kann)
• Änderungsantrag (eine Änderung an der Baseline des Projekts)
Die Sicherstellung eines kontinuierlichen Fortschritts ist ein weiteres, wichtiges Thema in PRINCE2-Projekten. Daher geht es hier um die Einrichtung von Mechanismen, die die Beobachtung oder den Vergleich der tatsächlich erbrachten Leistung mit den individuellen Projektanforderungen oder Projektzielen erlauben. Hierfür werden folgende Elemente genutzt:
- Berichterstattung (zum Beispiel Phasen(abschluss)berichte, Statusberichte usw.)
- Ausnahmen
- Toleranzen
- Burn Charts (Burn-down und Burn-up)
- Story Points
Die 7 Prozesse
Ein weiterer Bestandteil Ihrer PRINCE2 Schulung werden die verschiedenen, PRINCE2-typischen Prozesse sein, aus denen ein Projekt in der Regel besteht. Wie bereits erwähnt, muss ein PRINCE2-Projekt mindestens aus zwei Prozessen bestehen – nämlich aus einer Initiierungsphase und einer Abschlussphase. Insgesamt gibt es jedoch genau 7 unterschiedliche Prozesse (oder auch „Phasen“), aus denen ein PRINCE2-Projekt bestehen kann. Es handelt sich dabei um die folgenden PRINCE2-Prozesse.
- Erstellung eines Initialisierungsphasenplan
- Ernennung Auftraggeber und Projektteam
- Sammeln und Erfassen vorhandener Erfahrungen
- Business Case-Entwurf
- Projektproduktbeschreibung wird erstellt
- Risikomanagementansatz
- Qualitätsmanagementansatz
- Änderungssteuerungsansatz
- Kommunikationsmanagementansatz
- Nutzenmanagementansatz
- Projektplan
- Projektleitdokumentation
Im PRINCE2 Seminar lernen Sie darüber hinaus auch den Prozess Managen der Produktlieferung (englisch „Managing product delivery“ genannt) kennen. Dieser behandelt die Annahme, Ausführung und Ablieferung von Arbeitspaketen, beziehungsweise Spezialistenprodukten auf Lieferebene.
Dieser Prozess stellt eine Stärke von PRINCE2 Agile dar, da sich hier die agilen Methoden auf die bestmögliche Erarbeitung von Produkten fokussieren.
Der abschließende Prozess eines PRINCE2-Projekts wird auch als Abschließen eines Projekts (oder auch „Closing a project“) bezeichnet. Sinn und Zweck dieses Prozesses ist die Definierung eines Punkts, an dem die Projektergebnisse an den Auftraggeber übergeben werden können und damit das Projekt heruntergefahren werden kann. Es finden hier daher die folgenden Dinge statt:
- Die Projekterfahrungen werden zusammengetragen und mit dem Erfahrungsbericht übergeben
- Das Projektprodukt wird übergeben
- Der Betrieb und ggf. Wartung wird sichergestellt
- Mit einem Projektabschlussbericht wird die erreichte Performance des Projekts ermittelt
Die 5 agilen Wolken von PRINCE2 Agile
Während PRINCE2 hauptsächlich die bislang erwähnten Grundprinzipien, Themen und Prozesse beinhaltet, ergänzt PRINCE2 Agile die bisherigen Erkenntnisse noch um agile Denkweisen. Dabei handelt es sich um die sogenannten „5 agilen Wolken“, die ihrerseits verschiedene Konzepte, Frameworks und Best practices beinhalten.
Die agilen Aspekte lernen Sie in Ihrem PRINCE2 Kurs ebenso umfassend kennen und werden Ihnen als zertifizierter Projektmanager von großem Nutzen sein! Die 5 agilen Wolken gliedern sich folgendermaßen:
Hinter den agilen Werten verbergen sich Verhaltensweisen, die einer agilen Projektumgebung zuträglich sind. Ganz konkret handelt es sich dabei um die folgenden Werte:
- Transparenz (Offenheit, agile Frameworks wie beispielsweise Scrum oder Kanban Boards, Informationen sind für alle Projektbeteiligten jederzeit zugänglich)
- Zusammenarbeit (basiert auf Vertrauen, einer „No-Blame-Kultur“ und Kooperation)
- umfassende Kommunikation (sowohl visuell, als auch persönlich, in Workshops und informell)
- Selbstorganisation (Ermächtigung aller Projektbeteiligten, Commitment aller Projektbeteiligten)
- Erforschung (inkrementelle (Teil-)Produktlieferungen, Prototypen, MVPs sowie „Fail-fast“-Methodik)
Agile Frameworks wie zum Beispiel Scum, Kanban Boards sowie Lean Startup bieten hervorragende, agile Projektumgebung für PRINCE2 Agile-Projekte. Hier einmal die beliebtesten, agilen Frameworks im Kurzüberblick:
- Scrum (Einteilung eines Projekts in „Sprints“, kleines Scrum-Team um Scrum Master, welches täglich zusammenkommt und Fortschritte bespricht sowie regelmäßige Reviews an den Product Owner weiterleitet)
- Kanban Boards (visualisierte Arbeitsflusssteuerung nach dem „Pull-Prinzip“, von Toyota entwickelt und zeigt Schwachstellen von Projektabläufen auf)
- Lean Startup (zum Testen von Ideen in risikoreichen Umfeldern, schnellstmögliche Entwicklung von MVPs, Methodik von „Bauen-Messen-Lernen“)
Agile Konzepte lassen sich auch mit Best practices für agile Projektumgebungen gleichsetzen. Grundsätzlich haben sich bei agilen Projekten die Priorisierung von Liefergegenständen (zum Beispiel via „MoSCoW Priorisierung“), die Verwendung von „User Stories“, Planning Poker und das Agilometer bestmöglich bewährt. Sämtliche Best practices dienen als Kreativitätsspender, der Informationssammlung, der Bewertung der Projektumgebung oder der Einschätzung von Aufwänden in agilen Projekten.
Agile Techniken wiederum beschreiben die agilen Konzepte „put into practice“! Dabei kann es sich zum Beispiel um folgende Techniken handeln:
- MoSCoW-Priorisierung (was am Projektprodukt „Must-have“, „Should-have“, „Could-have“ oder „Won’t-have“?)
- User Stories (Formulierung des Projektnutzens oder Projektprodukts in einer kurzen Geschichte)
- Burn Charts
- Timeboxing (zum Beispiel arbeiten mit kurzen „Sprints“ wie in Scrum)
Agile Schwerpunkte zeigen noch einmal sämtliche Vorgehensweisen, Hauptmerkmale sowie Tools von PRINCE2 Agile-Projekten auf. Dabei handelt es sich zum Beispiel um eine umfassendere und informellere Kommunikation als bei herkömmlichen Projektmanagement-Frameworks. Aber auch regelmäßige Releases (zum Beispiel in Form von Produktinkrementen) oder die Bewertung der agilen Projektumgebung (zum Beispiel via Agilometer) gehören dazu.
Gibt es einen konkreten Unterschied zwischen dem PRINCE2- und dem Agile-Framework?
Für welche Einsatzzwecke ist das PRINCE2-Framework wie geschaffen?
Der Weg zur PRINCE2 Certification – so geht’s
PRINCE2® wird personenbezogen zertifiziert: Level 1 (Foundation) benötigt keine Vorkenntnisse und Level 2 (Practitioner) baut direkt darauf auf. Beide Zertifikate können hintereinander innerhalb von einer Woche im Rahmen einer Schulung absolviert werden.
Ihre PRINCE2 Certification können Sie entweder in Präsenz über einen PRINCE2 Kurs oder über ein PRINCE2 online Seminar realisieren. Der Zeitrahmen hierfür beträgt – je nach Qualifikationsstufe – zwischen 3 und 5 Werktagen (inklusive Abschlussprüfung).
Die Zertifizierung ist somit wesentlich einfacher und kostengünstiger als bei anderen verbreiteten Projektmanagementansätzen.
Zu den einzelnen Qualifikationsstufen zählen die folgenden PRINCE2 Seminare:
- PRINCE2 Foundation
- PRINCE2 Practitioner
- PRINCE2 Agile Foundation
- PRINCE2 Agile Practitioner
Erhalten Sie in den nun folgenden Unterabschnitten gern noch mehr Informationen zu den einzelnen PRINCE2-Qualifikationsstufen, beziehungsweise Modulen.
PRINCE2 Foundation
PRINCE2 Agile Foundation
PRINCE2 Zertifizierung
PRINCE2 Practitioner
PRINCE2 Agile Practitioner
