10 Fragen, die du dir bei jedem Projektstart stellen solltest

In PRINCE2-Blog by Oliver Buhr2 Comments

Viele Unsicherheiten können ein Projekt in seinem Verlauf zum Scheitern bringen. Dagegen ist ein Projektmanager machtlos. Aber…

…viele Projekte scheitern, weil sie nicht gut aufgesetzt sind. Und das ist sträflich. Damit dir das nicht passiert, kommen hier 10 Fragen, die bei jedem Projektstart zu beantworten sind.

Schreibtisch Organisation

„Jedem Anfang wohnt ein Zauber inne“. Ein Zitat, an das ich mich immer wieder gern erinnere wenn ich ein neues Projekt beginne. Zu Beginn ist die Welt zumeist noch in Ordnung. Es gibt keine Historie und es ist noch nichts passiert, dass uns die Stimmung verderben könnte. Da ist nur eine Aufgabenstellung, ein Ziel, idealerweise ein motiviertes Team sowie eine Vielzahl von Möglichkeiten, das Projekt anzugehen. Doch leider kann sich das schnell ändern. Schon kurze Zeit nach dem Start unseres Projektes können Schwierigkeiten unser Projekt ins Wanken bringen. Konflikte und Verzögerungen treten auf, und einzelne Projektschritte verlaufen nicht so, wie geplant. Das kann ganz natürlich sein, aber es ist auch oft die Folge eines unüberlegten Projektstarts. Grund genug, um dir Aspekte zu nennen, mit denen du die besten Voraussetzungen für einen Projektstart schaffst.

1. Gibt es einen definierten Auftraggeber?

Der Auftraggeber eines Projektes ist genau so wichtig, wie ein Projektmanager. Warum? Ein Projektmanager braucht jemanden, an den er sich wenden kann, wenn es um den Kontext des Projektes geht. Wenn Ziele oder Scope oder die notwendigen Ressourcen justiert werden müssen. Ein Kapitän hat die Aufgabe, das Projektschiff zu lenken, doch selten es ist sein Schiff. Es muss jemanden geben, der die notwendigen Entscheidungen über diesen Kontext trifft. Jemand, der sagt, wo das Schiff hin soll und der es mit allen Ressourcen ausstattet, die es braucht. Folgende Kriterien sind für die richtige Wahl des Auftraggebers ausschlaggebend:

  1. Ausreichend Handlungsvollmacht, um Entscheidungen allein treffen zu können
  2. Hohe persönliche Betroffenheit von den Ergebnissen des Projektes und
  3. Verfügbarkeit, um schnell notwendige Entscheidungen treffen zu können
    Noch ein Hinweis: Erfahrungsgemäß funktionieren Projekte immer dann besser wenn es nur eine Person als Auftraggeber gibt.

2. Ist der Auslöser des Projektes klar?

Projekte brauchen eine Ausgangsbasis. Um abschätzen zu können, wie weit der Weg bis zum Zielhafen ist, musst du wissen, von wo du startest. Wie sieht die Umgebung aus von der das Projekt aufbricht? Wie gut seid ihr bereits. Was ist schon gegeben? Diese Fragen schaffen eine klare Startposition für dein Projekt.

3. Warum soll das Projekte gerade jetzt starten?

Jedes Projekt braucht eine gewisse Dringlichkeit. Allen Beteiligten muss daher klar sein, warum genau jetzt die richtige Zeit für das anstehende Projekt ist. Ohne Dringlichkeit wird ein Projekt sonst schnell zum Opfer wechselnder Prioritäten. Wenn keine Dringlichkeit besteht, werden sich im Laufe der Zeit andere Vorhaben in den Vordergrund schieben und nach Ressourcen verlangen. Schaffe die notwendige Stabilität, indem du klarstellst, wie dringend es an der Zeit ist, jetzt auf die Fahrt zu gehen und Kurs zu nehmen auf das Ziel.

4. Welche Parteien haben ein Interesse an dem Projekt?

Ein Projekt braucht ein sicheres Umfeld. An einem Projekt bündeln sich die Interessen vieler unterschiedlicher Parteien. Wenn es das Projektteam schafft, alle Interessen zu berücksichtigen und Ergebnisse zu liefern, die alle Interessenparteien berücksichtigen, dann erhöhen sich auch die Erfolgsaussichten des Projektes drastisch. Voraussetzung hierfür ist, schon zu Beginn erkannt zu haben, wer von dem Projekt betroffen ist und im Projektverlauf eingebunden werden sollte.

5. Ist der Nutzen des Projektes klar?

Dein Projekt braucht einen Treiber, damit es genügend Momentum entwickeln kann, um auch in stürmischen Zeiten weiter engagiert auf Kurs zu bleiben. Es gibt 2 verschiedene Treiber, welche deinem Projekt seinen Sinn geben können: 1. Ein Schmerz, der vermieden werden soll. Das bedeutet, dein Projekt führt zu einer Verbesserung, die dringend erreicht werden soll, oder 2. Das Projekt ist motiviert durch eine Belohnung für den Auftraggeber. In diesem Fall werden neue Produkte oder der erfolgreiche Eintritt in neue Märkte geschaffen. Du und dein Team solltet wissen, was der Motivator des Auftraggebers ist, denn er ist der Kompass und der Motor eines jeden Projektes.

6. Welche Ergebnisse soll das Projekt liefern?

Ein Projekt braucht ein eindeutiges Bild davon, was erreicht werden soll. Allen Projektbeteiligten muss klar sein, welcher Zielhafen zu erreichen ist. Dafür sollte möglichst eindeutig beschrieben sein, wie der Zielzustand aussieht, den das Projektteam geschaffen haben soll. Wichtig ist, dass das zu erreichende Ziel immer ein stabiler Zustand sein sollte, der ein routiniertes Tagesgeschäft ermöglicht. Wenn dieser Zielhafen klar ist, dann ist der Kurs, den es einzuschlagen gilt ganz einfach zu bestimmen, dann sind die notwendigen Projektaktivitäten leicht abzuleiten.

7. Kunde / Anforderer definiert?

Ein Projekt braucht jemand, der bewertet, ob das Projekt auf dem richtigen Kurs sind. Ohne eine starke Partei, die genau weiß, wie die zu liefernden Ergebnisse aussehen sollten, ist ein Projekt orientierungslos. Es braucht einen Gegenpol zu der liefernden Partei. Es braucht jemanden, der fortwährend definiert, anfordert, bewertet und konstruktive Rückmeldung gibt. Nur so kann das Projektteam sicherstellen, dass sie sich auf der richtigen Route befinden und das, was geliefert wird auch tatsächlich bestmöglich eingesetzt werden kann. Achtet also darauf, dass für das Projektteam auch kompetente Leute benannt sind, die kontinuierlich an Bord sind und diese Kundenrolle einnehmen.

8. Unsicherheiten identifiziert?

So wie ein Kapitän Seekarten auf Untiefen studiert und sich eine Wettervorhersage besorgt, braucht ein Projekt eine Risikovorhersage. Die Durchführung eines Projektes ist immer von Unsicherheiten geprägt. Selbstverständlich werden Dinge passieren, mit denen niemand gerechnet hatte. Doch es können auch Dinge passieren, die vor Projektstart vorhersehbar waren. Und zumindest dieser zweite Kategorie an Unsicherheiten lässt sich im Vorfeld aktiv begegnen. Identifiziere also gemeinsam mit dem Projektteam die schon sichtbaren Schwierigkeiten und erarbeitet Lösungsansätze.

9. Ressourcen zugesagt?

Das Projekt braucht eine Mannschaft. Ohne die Verfügbarkeit der notwendigen Ressourcen in Form eines schlagkräftigen Teams ist dein Projekt ein Geisterschiff mit dir als Kapitän allein an Bord. Viele Unternehmen sind geprägt von ihrem Tagesgeschäft, das zudem oft mit großer Dynamik belegt ist und es bedeutet ein Verlust für das Tagesgeschäft, Mitarbeiter für die Mannschaft des Projektschiffs bereitzustellen. Von Projektstart an muss zu 100 % klargestellt sein, welche Personen zur Projektmannschaft gehören und in welchem Umfang sie für das Projekt bereitstehen. Nur so kann sichergestellt sein, dass sowohl Projekt als auch das Tagesgeschäft mit den geplanten Ressourcen funktionieren.

10. Hat der Projektmanager ausreichend Kapazität?

Ein Projekt braucht immer einen Kapitän auf der Brücke. Für jedes Projekt muss ein Projektmanager vorhanden sein, der zu jeder Zeit die Position kennt, der zu jeder Zeit die Umgebungsbedingungen bewerten und Entscheidungen treffen kann. Fatal wäre es, jemanden zum Kapitän zu ernennen, der bereits zu 100% ausgelastet ist. Und weil die Brücke immer besetzt sein muss, ist auch die Benennung eines Stellvertreters eine gute Entscheidung.

Das sind die aus meiner Sicht wichtigsten Fragen, die eine Antwort brauchen, bevor ein Projektstart stattfinden darf. Wenn du diese 10 Punkte klärst, bevor dein Projektschiff den Ausgangshafen verlässt, dann haben wir gute Voraussetzungen für eine erfolgreiche Reise zum Ziel geschaffen. Hast du noch weitere Punkte, die einer Klärung bedürfen, bevor du dich mit deinem Projekt auf hohe See begibst? Ich freue mich auf deine Rückmeldung.

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Kommentare:

  1. Dr. Walter Wintersteiger sagt:

    In den Ausführungen ist nicht ein Wort neu. Das alles war seit eh und jeh integrierter Bestandteil von Projektmanagement. Nur diese Besonderheiten rechtfertigten immer schon den Aufwand, neben dem bestehenden Linienmanagement ein komplementäres Projektmanagement einzurichten, das den genannten Anforderungen – man könnte vielleicht auch sagen Stressfaktoren – gerecht wurde! Projektmanagement ist und war immer schon per se AGIL.

    • COPARGO sagt:

      Hallo Herr Wintersteiger,
      danke für Ihren Beitrag zu diesem Blogartikel. In Projekten geht es natürlich um Kundenorientierung, um Flexibilität und ständiges Update der Anforderungen. Es ist hoffentlich so, dass jeder Projektmanager sein Projekt danach ausrichtet.
      Und ich bin der Meinung, dass agiles Projektmanagement tradierte Ansätze in vielerlei Hinsicht auf den Kopf stellt. Fixierung auf einen festen Endetermin und gleichzeitiger Variabilität des Endergebnisses, unbedingte Auslieferung von Ergebnissen schon in den ersten Phasen. Das Selbstverständnis, Projektziele zu ändern, vielleicht sogar in eine vollständig neue Richtung zu gehen. Und last but not least, die Selbstorganisation eines Teams anstatt Command an Control durch den Projektmanager. Diese vier Aspekte seien einmal als Beispiele genannt, die schon aufzeigen, dass agiles Projektmanagement eine bedeutsame Veränderung gegenüber „klassischem“ Projektmanagement bedeutet. Gruß, Oliver Buhr

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