8 Schritte aus der Projektkrise

In PRINCE2-Blog by Oliver BuhrLeave a Comment

Jedes Projekt hat mal eine Krise! Ganz bestimmt. Mal große, mal kleine Krisen. In Krisensituationen gelten andere Gesetze. Planung und Steuerung ist nicht mehr das Mittel der Wahl. Es gilt, schnell und überlegt die richtigen Dinge zu tun. Basierend auf der Vorgehensweise in PRINCE2® zum Umgang mit Offenen Punkten zeige ich dir In acht Schritten, wie Du schnell wieder aus der Projektkrise rauskommst.

1. Projektkrise erkannt? Erstmal tief durchatmen!

Nichts verschlimmert die Situation mehr, als Entscheidungen in einem Zustand der Frustration, der Angst oder des Zorns. Natürlich bist Du frustriert und wütend, wenn dir Negatives passiert- ganz egal, ob Du dir das eingestehst oder nicht. Aber diese negativen Gefühle beeinflussen dein Verhalten. Eine wichtige Regel lautet also: Je mehr Du deiner Emotionen bewusst bist, umso weniger kann ihr Einfluss dir schaden. Lass dich nicht runterziehen – bleib gelassen, aufmerksam und atme erstmal durch.

2. Bewerte die Auswirkungen auf Dein Projekt

Wenn andere der Meinung sind, die Welt sei zusammengebrochen, heißt das noch lange nicht, dass es wirklich so ist. Bevor Du also in eine Analyse steigst, solltest Du das Problem in das richtige Verhältnis setzen und dich erstmal fragen:

  • Ist es überhaupt ein Problem?
  • Ist es relevant für mein Projekt?
  • Wessen Problem ist es?

Wenn Du die Fragen nicht selbst beantworten kannst, dann rede mit den anderen Projektbeteiligten. Stelle viele Fragen und ermuntere das Projektteam, erst nachzudenken und nicht blind zu handeln. Vieles ist zunächst eine Hypothese. Arbeite daran, sie zu validieren oder zu entkräften. Das klärt die Projektkrise erheblich.

Dann priorisiere die Dringlichkeit:

  • Notfall (heute!)
  • große Bedenken (heute)
  • kleinere Bedenken (diese oder nächste Woche)
  • Blinder Alarm (nie)

Lasse nicht sofort alles stehen und liegen und verliere das aktuelle Tagesgeschäft trotz der Projektkrise nicht aus dem Auge. Schiebe die Bearbeitung des Problems mit dem richtigen Augenmaß ein. Bei einem blinden Alarm solltest Du dafür sorgen, dass der Initiator lernt, zunächst die richtigen Fragen zu stellen, bevor er den Alarmknopf drückt.

Nun mache die eigentliche Analyse. Versuche anhand der folgenden Checkliste eine vollständige Bewertung aus verschiedenen Blickwinkeln deines Projektes zu machen:

  • Welche inhaltlichen Bereiche des Projektes sind betroffen?
  • Gibt es Beeinträchtigungen der Qualität?
  • Was sind die Auswirkungen auf die Kosten?
  • Was sind die Auswirkungen auf die Zeit?
  • Ist der erwartete Nutzen aus dem Projekt beeinträchtigt?
  • Welche Auswirkungen gibt es auf bereits bestehende und identifzierte Risiken?

3. Atme nochmal tief durch

Nachdem Du nun das Problem identifiziert und verstanden hast, könntest Du wieder wütend werden („Welcher Idiot hat das vermasselt?“). Schaffe dir ein Ventil und tue das, was Du immer tust, wenn Du dich abreagieren musst (Boxsack, Dauerlauf, …) . Jetzt geht es darum, die Ruhe und Konzentration im Team wiederherzustellen. Finde heraus, wer überfordert oder verunsichert ist und kümmere dich um diese Kollegen. Mit Humor oder mit einem Essen in entspannter Atmosphäre lässt sich viel erreichen. Du bist dabei ein Vorbild: Je ruhiger und unaufgeregter Du selbst bist, desto leichter lässt sich dies auf andere übertragen. Übernimm die Verantwortung für die Situation, egal wessen Versäumnis es war.

4. Finde die beste Alternativen

Nachdem Du die Projektkrise transparent gemacht hast und alle Fragen beantworten sind, frage dich welche Möglichkeiten zur Lösung Du nun hast. Der naheliegendste Weg ist nicht unbedingt immer der Beste. Betrachte auch die extremsten Alternativen, also ein Stop des Projektes, oder, wenn überhaupt anwendbar, Fortführung des Projektes ohne Lösung des Problems. Bei der Suche nach der besten Alternative solltest Du über den Tellerrand schauen und nach unkonventionellen Lösungen suchen. Vielleicht hilft es dir , dich in eine andere Person oder Firma zu versetzen, die dir ein Vorbild ist. Wenn dir beispielsweise die Herangehensweise von Steve Jobs imponiert, dann frage dich „Was würde Steve Jobs tun?““ Hast Du mehrere mögliche Alternativen gefunden, solltest Du sie einer kurzen Bewertung unterziehen. Stelle Vorteile und Nachteile jeder Alternative gegenüber. Denke gerade bei diesem Schritt daran, Dein Team einzubinden und zu delegieren. Es könnte schon einiges an  Aufwand hinter der Betrachtung der einzelnen Alternativen liegen. Wähle abschließend die Alternative, die für dich und das Team am sinnvollsten erscheint.

5. Beziehe die richtigen Leute ein

Bis hierhin hast Du alles getan, was ein verantwortungsbewusster und professioneller Projektmanager tun sollte. Hier könnte nun der Zeitpunkt sein, an dem Du nicht mehr alleine weitermachen kannst. Ein ernstzunehmendes Problem betrifft nicht nur dich als Projektmanager. Auch die Vertreter von Kunden, Anwender, Lieferanten und vor allem dein Geldgeber haben ein berechtigtes Interesse, über deine Erkenntnisse zu erfahren. Gut ist es, wenn dein Projekt schon einen Lenkungsausschuss hat, in dem die wichtigsten Interessensparteien vertreten sind. Bei gravierenden Konsequenzen wollen Sie womöglich die Entscheidung über die Vorgehensweise selbst treffen. Fasse dazu alle bisherigen Ergebnisse in einem Bericht zusammen und stelle ihn dem Lenkungsausschuss deines Projekts zur Verfügung. Entweder zur Entscheidung oder zur Information, je nach Schweregrad der Projektkrise / des Problems.

6. Erstelle einen übersichtlichen Maßnahmenplan

Nun ist der Weg frei für die Umsetzung. Erstelle einen Maßnahmenplan, der Dich raus aus der Projektkrise führt. Er muss übersichtlich und terminiert sein und mit eindeutigen Verantwortlichkeiten versehen sein. Hole dir das OK deines Lenkungsausschusses für die Umsetzung und informiere anschließend alle anderen Parteien, die darüber Bescheid wissen müssen.

7. Setze um

Bei der Umsetzung muss jeder wissen, was er zu tun hat und für wen er es tut. Am besten geeignet sind die Teammitglieder, die schon bei der Analyse dabei waren. Es gibt in dieser Phase keinen Interpretationsspielraum. Kontrolliere den Fortschritt regelmäßig und nachhaltig (wöchentlich, täglich, wenn nötig stündlich) um sicherzustellen, dass der Maßnahmenplan die gewünschten Effekte und Ergebnisse erzielt. Sei hierbei streng mit dir selbst und mit den anderen. Sollten weitere, neue Probleme aufkommen, behandle diese in gleichen Art und Weise und mit der gleichen Logik.

8. Werte aus

Jede Krise birgt auch ein enormes Potential für Verbesserungen. Dieses solltest Du immer angehen nachdem das Problem auf Normalmaß geschrumpft ist. Setze eine Lessons Learned Besprechung an. Die Gruppe kann nun anders zusammengesetzt sein als die, die das Problem offensiv angegangen ist. Jeder Teilnehmer bekommt die Chance, Zusammenhänge zu verstehen und Erfahrungen mitzunehmen. Die Kernfrage der Besprechung lautet: Was können wir tun, um nicht erneut in eine solche Situation zu geraten? Je größer die Problemstellung war, desto mehr Kombinationen an Gründen könnten die Ursache sein. Die Ergebnisse der Besprechung solltest Du auch wieder transparent machen. Die abgeleiteten Maßnahmen brauchen natürlich wieder Termine, Verantwortlichkeiten und eine Nachverfolgung.

Und noch ein letzter Tipp
Führe dir stets vor Augen, dass das Projekt nicht dein Eigentum ist. Es ist das Geld anderer Leute, das Dir anvertraut wurde. Informiere stets schnell und objektiv. Beschönigungen und Hinauszögern ist das Verkehrteste was Du tun kannst. Verstehe Dich als professioneller Dienstleister deines Auftraggebers.

Du brauchst also keine Angst vor Projektkrisen zu haben. Überlegtes und zielgerichtetes Handeln hilft dir, jede Krise zu meistern. Welche Projektkrisen hast Du schon überstanden? Was war der wichtigste Faktor, der dafür gesorgt hat, dass das Projekt wieder zurück auf die Spur kam? Ist ein guter Projektmanager auch ein guter Krisenmanager? Ich freue mich auf dein Feedback.