Die 7P-Checkliste für eine gute Workshop-Vorbereitung

In PRINCE2-Blog by Oliver BuhrLeave a Comment

ModerationEin Moderator trägt wesentlichen Anteil am Erfolg eines Workshops. Doch viele vergessen, dass der Erfolgsprozess schon viel früher, nämlich mit der Vorbereitung des Workshops, beginnt. Wie die 7P-Checkliste alle notwendigen Aspekte bündelt und dazu beiträgt, bestens gerüstet in einen gelungenen Workshop zu starten, erfährst Du hier. 

Zu den Aufgaben eines Moderatos gehören das Setup, die Eröffnung eines Workshops, die Anleitung von Arbeitsgruppen und die Ausrichtung auf ein konstruktives Ergebnis. Bedient sich der Moderator bei seiner Workshop-Vorbereitung der 7P-Checkliste, kann eigentlich nichts mehr schief gehen.

Die 7P-Checkliste

1. Purpose
Was ist der Zweck des Workshops? Diese Frage ist vor allen anderen zu klären. Die Antwort bekommen wir nur heraus, indem wir den Auftraggeber des Workshops dazu befragen. Was bewegt ihn zu diesem Workshop? Welche Ziele verfolgt er damit? Möchte er konkrete Ergebnisse erarbeitet haben, will er motivieren, aufrütteln, sensibilisieren? Wie groß ist der Druck, der auf der Workshop-Durchführung lastet? Es gilt, diese Fragen in einem offenen Gespräch mit dem Auftraggeber zu erörtern.

2. Product
Welches Ergebnis soll der Workshop erreichen? Ist eine Ideensammlung ausreichend? Sollen die Ergebnisse zusammengeführt werden zu einem Vorschlag? Ist eine To Do-Liste erwünscht oder gar notwendig? Welche Erkenntnisse / Vorschläge / Stimmung / Vereinbarung sollte erzielt werden? Gibt es ein besonderes Format, das wir im Vorfeld für die Darstellung des Ergebnisses festlegen wollen? Auch dieser Aspekt sollte mit dem Auftraggeber vereinbart werden, denn vielleicht ist er sich über diesen selbst noch gar nicht klar. Dann würde der Moderator ihm einen möglichst konkreten Vorschlag abliefern, der das angestrebte Ergebnis des Workshops umreißt. Selbstverständlich können wir keine Inhalte vordefinieren. Das inhaltliche Ergebnis bleibt offen und hängt von der Arbeit der Gruppe ab.

Workshopvorbereitung 7P

3. People
Welche Personen sollten an dem Workshop beteiligt sein? Wenn der Moderator das Umfeld nicht kennt, sollte er dem Auftraggeber eine Orientierung geben, in welcher Zusammensetzung beste Ergebnisse erzielt werden können. Diese lassen sich durch eine möglichst heterogene Zusammensetzung erreichen. Personen mit unterschiedlichem Blickwinkel auf die Aufgabenstellung sind genauso wichtig, wie Teilnehmer unterschiedlicher Hierarchien, unterschiedlicher Interessen (Kunde-Lieferant), unterschiedlicher Erfahrungen sowie beider Geschlechter. An der Anzahl der Teilnehmer orientieren sich die Methoden, die der Moderator einsetzt, und wie viele Gruppen er für die einzelnen Instrumente bilden sollte. Unter 3 Personen macht ein Workshop wenig Sinn, bis zu 15 Personen kann ein einzelner Moderator alleine noch gut koordinieren. Bei größeren Gruppen ist der Einsatz von mehreren Moderatoren angeraten.

4. Process
Der Moderator sollte den groben Ablauf vordefinieren. Die Aufteilung eines Workshoptages in 4 Blöcke à 1,5 Stunden ist eine gute zeitliche Grundstruktur. Zwei Blöcke am Vormittag, zwei am Nachmittag. Damit dauert der Workshop insgesamt circa 8 Stunden, inklusive Pausen. Zum Beginn des Workshops gehört das Setting mit der Vorstellung der Teilnehmer, die Festlegung der Workshopumgebung, die Klarstellung des Workshopziels und der Agenda des jeweiligen Tages. In der ersten Phase des Workshops werden eher öffnende Moderationswerkzeuge eingesetzt. Zum Ende des Workshops achtet der Moderator darauf, zusammenzuführen, Ergebnisse zu konsolidieren und nichts offen zu lassen. Es entsteht eine Agenda, die für den Moderator einen Fahrplan bildet.

7P_Schema

5. Preparation
Hier legen wir fest, welche Dinge es inhaltlich vorzubereiten gilt. Benötigen die Teilnehmer Informationsmaterial als Grundlage? Sollten ein oder mehrere Teilnehmer ein Intro vorbereiten, das beispielsweise die Aufgabenstellung oder die Vorgeschichte beschreibt? Es könnte sinnvoll sein, den Teilnehmern vorab Fragestellungen zu geben, die sie im Vorfeld beantworten und als ihren Input einbringen sollten.

6. Practical
Hinter diesem Punkt verbergen sich alle organisatorischen Festlegungen wie: Veranstaltungsort, Anfangs- und Endzeiten, benötigte Infrastruktur und Catering.

7. Pitfalls
Zu Beginn eines Projekts fragen wir uns, welches Ereignis den Erfolg unseres Projektes gefährden könnte. Zur Vorbereitung eines Workshops sollten wir uns genau die gleiche Frage stellen. Moderator und Auftraggeber sollten gemeinsam durch alle Aspekte des Workshops scannen und potenzielle Risiken identifizieren, die im Verlauf des Workshops zu Problemen führen könnten. Insbesondere die Betrachtung der Teilnehmer verdient einen näheren Blick. Gibt es Teilnehmer, die konfliktträchtige Interessen haben und die dadurch eine positive Arbeitsatmosphäre gefährden könnten? Wie sieht es mit der Zeitplanung aus? Ein „Plan B“ bei drohendem Zeitverzug lässt den Moderator gelassener in einen Workshop gehen.

Wir sehen: Die 7P-Checkliste bündelt alle Aspekte einer guten Workshop-Vorbereitung und ist gutes Rüstzeug, um einen Workshop erfolgreich durchzuführen.

Wie sehen Deine Erfahrungen bezüglich einer erfolgreichen Vorbereitung von Meetings oder Workshops aus? Gibt es unverzichtbare Punkte, die Du nie außer Acht lässt und die unsere 7P-Checkliste sinnvoll ergänzen könnten? Ich bin gespannt auf Dein Feedback!

 

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