Erleben Sie Ihr blaues Projektwunder

In PRINCE2-Blog by Oliver BuhrLeave a Comment

„Sag mir, wie Dein Projekt beginnt und ich sage Dir, wie es endet.“

Viele Faktoren können diesen Slogan zur traurigen Realität machen: Übereilter Start, wichtige Informationen vergessen, Schlüsselpersonen nicht informiert – so ist Ärger vorprogrammiert.

Eigentlich sollten wir es besser wissen. Wenn da nicht der schmerzhafte Aufwand und Zeitverlust wäre. Wie es anders geht, zeigen dutzende Projektstarts mit unseren Kunden mit Hilfe des Bluesheets.

Hier ein Einblick das Bluesheet-Rezept unseres Beratungs-Kochbuchs:

Was sind die Kriterien für einen guten Projektstart?

  • – Klares Ziel
  • – Eindeutige Lieferergebnisse
  • – identifizierte Risiken
  • – Kosten/Nutzenabwägung
  • – alle Schlüsselpersonen im Boot
  • – transparente, klare Projektinformationen

BluesheetWie gehen wir vor?

Kern des Bluesheetkonzepts ist ein halb- bis eintägiger Workshop, in dem ein zukünftiges Projekt auf den Prüfstand kommt,

 

1. Wir sorgen für die Beteiligung von drei bis fünf Keyplayern des Projekts. Dazu gehören:

  • Auftraggeber / Entscheider
  • typischer zukünftiger Anwender
  • Experte mit Knowhow für die Umsetzung

2. Wir sorgen für die Verfügbarkeit von Hintergrundinformationen.

3. Wir legen die Zielsetzung und die Vorgehensweise des Workshops dar.

4. Wir gehen mit den Teilnehmern  durch 14 Punkte des  Bluesheet-Posters , die alle einen Kernaspekt des zukünftigen Projektes beleuchten. Bei jedem dieser Punkte stellen wir spezifisch vorbereitete Fragen.

Bei dem ersten Aspekt „Hintergrund“ fragen wir: Was veranlasst uns, ein Projekt zu starten? Welche Schwachstellen sind nicht mehr tragbar? Warum starten wir das Projekt gerade jetzt?

5. Wir gehen über zur Betrachtung der Zukunft in folgender Reihenfolge:

  • Welchen Nutzen möchten Sie in Ihrem Geschäft nach Ende des Projektes erzielen?
  • Wie sieht dafür die zu erreichende Zielsituation aus?
  • Welche Ergebnisse sind notwendig, um die Zielsituation zu erreichen?
  • Und wie lassen sich die Ergebnisse konkret in Kriterien definieren?

6. Um von dem heutigen Ist zur zukünftigen Situation zu kommen, werden möglichst alle Aspekte beleuchtet, die die Charakteristik des Projektes vollständig definieren:

  • Was müssen wir innerhalb des Projekts tun, um die gewünschten Ergebnisse zu liefern? (Scope)
  • Was schließen wir explizit aus der Lieferung des Projektes aus? (out of Scope)
  • Mit welchen anderen Projekten, Themen, Abteilungen muss sich das Projektteam im Verlauf abstimmen? (Schnittstellen)
  • Was sind die Ressourcen, die eine Durchführung des Projekts nach sich zieht? (erste Schätzung von Dauer, Aufwand und Kosten)

7. Eine erste grobe Risikoanalyse beleuchtet die Unsicherheitslage des Projektes und liefert erste mögliche Maßnahmen zur Risikobewältigung. Die Kernfrage lautet: Welche Ereignisse könnten eintreten, die die Zielerreichung des Projektes beeinflussen könnten?

8. Basierend auf einer Stakeholderanalyse ergibt sich die Zusammensetzung einer Projektorganisation mit dem Lenkungsausschuss als wichtigstes Gremium. Auch hier führt eine konkrete Frage zu den gewünschten Ergebnissen: Welche Interessensparteien sind maßgeblich von der Durchführung und den Ergebnissen des Projekts betroffen?

Während des ganzen Prozesses werden die Fragen in unterschiedlicher Form gemeinsam erörtert. Dies können Gruppenarbeiten, Brainstormings oder auch Abfragen sein. Die gesammelten Ergebnisse werden Schritt für Schritt in das Bluesheet eingetragen, das so permanent das aktuelle Projektbild für alle Teilnehmer transparent macht.

In einer abschließenden gemeinsamen Betrachtung des Ergebnisses fragen wir uns, ob wir an alles gedacht haben, ob das Bild des zukünftigen Projekts rund und vollständig ist. Eine mögliche Alternative ist die direkte Durchführung einer Sitzung des Lenkungsausschusses mit dem Ziel, über eine Freigabe des Projektes zu entscheiden.

Zusammenfassend die Erfolgsfaktoren des Bluesheets:

  • Best Practice Knowhow von wird angewandt.
  • Schlüsselaspekte für das Projekt werden gemeinsam erarbeitet und führen zu einer einvernehmlichen Sichtweise.
  • Permanente  Sichtbarkeit aller erarbeiteten Informationen mittels Bluesheet.

Hier steht ein Bluesheetposter zum selbst ausdrucken zum Download bereit