So brauchst Du keine toten Pferde mehr zu reiten!

In PRINCE2-Blogby Oliver BuhrLeave a Comment

Manche Projekte fühlen sich an wie tote Pferde. Wenn Du ehrlich bist, weißt Du es. Dir wird es immer klarer, aber Du reitest weiter. Dabei nahm alles einen so guten Anfang: Pferd und Reiter erfahren und aufeinander eingespielt, perfekt vorbereitet und in bester Kondition, dazu strahlendes Wetter, hochwertige Ausstattung, tolles Gelände mit bekannten, zeitlich gut machbaren Wegstrecken. Doch das Projekt läuft sich fest und alle Bemühungen, es wieder in die Spur zu bringen, werden immer absurder. Wie kommst Du da runter? Das ist die entscheidende Frage. Die Antwort zeige ich Dir hier. 

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Eine Weisheit der Dakota-Indianer besagt:

„Wenn Du entdeckst, dass Du ein totes Pferd reitest, steig ab!”

Das ist mal schön auf den Punkt gebracht! Doch leider halten wir uns manchmal nicht daran. Sondern…

…wir besorgen uns eine stärkere Peitsche.

…wir sagen: „So haben wir das Pferd schon immer geritten.”

…wir gründen einen Arbeitskreis, um das Pferd zu analysieren.

…wir besuchen andere Orte, um zu sehen, wie man dort tote Pferde reitet.

…wir erhöhen die Qualitätsstandards für den Beritt toter Pferde.

…wir bilden eine Task-Force, um das Pferd wiederzubeleben.

…wir kaufen Leute von außerhalb ein, die angeblich tote Pferde reiten können.

…wir schieben eine Trainingseinheit ein, um besser reiten zu können.

…wir stellen Vergleiche unterschiedlicher toter Pferde an.

…wir ändern die Kriterien, die besagen, dass ein Pferd tot ist.

…wir schirren mehrere tote Pferde gemeinsam an, damit wir schneller werden.

…wir erklären: „Kein Pferd kann so tot sein, das wir es nicht mehr reiten können.”

…wir machen eine Studie, um zu sehen, ob es bessere oder billigere Pferde gibt.

…wir erklären, dass unser Pferd besser, schneller und billiger tot ist als andere Pferde.

…wir bilden einen Qualitätszirkel, um eine Verwendung von toten Pferden zu finden.

…wir richten eine unabhängige Kostenstelle für tote Pferde ein.

…wir vergrößern den Verantwortungsbereich für tote Pferde.

…wir entwickeln ein Motivationsprogramm für tote Pferde.

…wir erstellen eine Präsentation in der wir aufzeigen, was das Pferd könnte, wenn es noch leben würde.

…wir strukturieren um, damit ein anderer Bereich das tote Pferd bekommt.

…wir senden jemandem das tote Pferd als Geschenk. Geschenke darf man nicht zurücksenden.

Quelle: (leider unbekannt)

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 Was tun?

Frage Dich, ob Du für Dein Projekt in der letzten Zeit möglicherweise auch solche Maßnahmen ergriffen hast? Versuchst Du vielleicht, immer neue Einsatzzwecke für Deine Projektergebnisse zu (er)finden? Werden Deine Durchhalteparolen immer kurioser? Dann solltest Du Dich wirklich fragen, ob ihr nicht alle aus diesem Projekt aussteigen solltet? Ich nenne Dir drei Aspekte, die Du in dieser Situation berücksichtigen solltest.

1. Es ist nicht Dein Projekt

Du bist gut beraten, wenn Du Dich als Projektmanager „nur“ als professioneller Dienstleister siehst. Du bist angetreten, für jemand anderen ein Projekt durchzuführen. Dafür hast Du Erfahrungen, Kompetenzen und Kapazität. Auch wenn Du derjenige bist, der das Projekt am besten kennt und am intensivsten damit arbeitet, gehört es dennoch jemand anderem. Diese Person ist Dein Auftraggeber.
Dein To Do: Wenn Dich das Gefühl beschleicht, ihr solltet absteigen, dann solltest Du als Allererstes mit ihm das Gespräch suchen und Dich mit ihm darüber austauschen. Wenn nötig, mache Eure beider Rollen noch einmal klar. Du bist Dienstleister, er ist der Eigentümer. Vereinbare mit Deinem Auftraggeber eine nähere Betrachtung des Projekts und der Handlungsoptionen.

2. Point of no return

Prüfe, ob der Point of no return erreicht ist. Es gibt diesen Zeitpunkt in jedem Projekt. Dies ist der Punkt, ab dem es heißt „Augen zu und durch“. Er ist dann erreicht, wenn wir zwei Dinge erkennen. 1) Wir sehen,  dass wir uns vergaloppiert haben. Wir haben in ein Projekt mehr an Geld und Zeit investiert, als wir eigentlich geplant haben. Der Business Case sieht längst nicht mehr so schön aus. Vielleicht ist er sogar negativ geworden. Das bedeutet, wir werden aus den Ergebnissen unseres Projekts nicht so viel Nutzen generieren, dass dieser die Projektkosten wieder reinspielen wird. Dennoch kann es sinnvoll sein, weiter zu machen. denn wir wissen eine zweite Tatsache. 2)  Wir können das Projektergebnis in absehbarer Zeit fertigstellen und es ist einsetzbar und wird auf jeden Fall einen Nutzen einspielen. Dann kann es sinnvoll sein, in den sauren Apfel zu beißen und aus der Projektinvestition wenigstens einen Teil wieder einzuspielen.Die gute Nachricht ist, dass dieser Point of no return im Projekt weiter hinten liegt. Man braucht also nicht immer die Zähne zusammenbeißen und sich durchkämpfen, sondern man kann sich entspannter von einem toten Pferd lösen.

Dein To Do: Aktualisiere den Business Case, erstelle eine Prognose für Kosten und Nutzen. Und frage Dich vor allem, wie nahe ihr vor dem Ergebnis steht und ob es tatsächlich einsetzbar sein wird und den erwarteten Nutzen einspielen kann. Dann kläre mit Deinem Auftraggeber, ob der Point of no return erreicht ist.

3. Die Reißleine

Wusstest Du, dass Dein Lenkungsausschuss eine Reißleine haben kann? Dass es einen idealen Zeitpunkt gibt, an dem die Reißleine allen Projektentscheidern ganz offensichtlich vor der Nase hängt? Und dass es dann nur einem Ziehen an diesem Strick bedarf und dann alle erleichtert zuschauen können, wie das Projekt weggespült wird?

Es ist der Zeitpunkt der Phasenübergänge eines Projektes. Wenn ihr das richtige Verständnis über die verteilten Rollen in einer Projektorganisation habt und wenn ihr Phasenübergänge als echtes Lenkungsinstrument seht, dann hat Dein Lenkungsausschuss auch diese Reißleine parat. Manche Projektmanagementansätze nennen es „Quality Gates“, andere Meilensteine, PRINCE2 nennt es „End Stage Assessment“. Das Prinzip ist das Gleiche. Diese Zeitpunkte sind die Gelegenheit, um klar und konsequent über die Zukunft eines Projekts zu entscheiden. Dabei darf es keine Tabus geben. Das Entscheidungsspektrum sollte so groß wie möglich sein. Und dazu gehört auch das NEIN, das Absteigen von einem toten Pferd. Und Du als Projektmanager kannst Deinen Beitrag dazu leisten, dass Dein Lenkungsausschuss das ganze Entscheidungsspektrum vor Augen hat.

Dein To Do: Bereite jede Sitzung am Ende einer Phase so vor, dass der Lenkungsausschuss die Reißleine sieht. Zeichne ein objektives, ungeschöntes Bild des Projekts und wenn Du der Meinung bist, auf einem toten Pferd zu sitzen, dann halte dem Lenkungsausschuss die Reißleine hin.

Wie viele tote Pferde musstest Du als Projektmanager schon reiten? Hast Du Dich selber festgeklammert oder hat Dich jemand festgebunden? Wie bist Du am Ende runter gekommen vom toten Pferd? Ich bin gespannt auf Dein Feedback.

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