Im Kick-off Meeting zum perfekten Projektauftrag

In PRINCE2-Blog by Oliver BuhrLeave a Comment

Das Startup Poster „Bluesheet“ als Projektauftrags-Vorlage in der Anwendung

Textanleitung zur Projektauftrags-Vorlage:

Hallo! Mit diesem Video möchte ich Dir zeigen, wie Du mit dem Bluesheet umgehst. Das Bluesheet ist unser Instrument, mit dem Du es schaffst, ein Projekt auf eine solide Basis zu stellen und entscheidungsreif zu machen.

Du hast noch kein Bluesheet als Vorlage für den Projektauftrag? Hier downloaden:

Bluesheet als Projektauftrag-Vorlage

Wie Du siehst, besteht das Bluesheet aus 13 nummerierten Feldern. Jedes Feld liefert ganz bestimmte Informationen, die das Projekt zu einem runden Bild gestalten. Wenn wir von links nach rechts schauen, können wir den Aufbau als chronologische Zeitachse sehen. Auf der linken Seite haben wir die IST-Situation. Also den aktuellen Punkt wo wir stehen. Und auf der rechten Seite haben wir die Situation nach Ende des Projektes. Und in der Mitte ist das Projekt mit einigen Informationen beschrieben, um von der IST-Situation zu der gewünschten ZIEL-Situation zu kommen.

Du siehst, dass das Bluesheet nummerierte Felder hat. Die Reihenfolge ergibt sich durch die Nummerierungen. Und ich möchte nun im Folgenden mit Dir diese 13 Felder der Reihe nach durchgehen und Dir die wichtigsten Hinweise geben, damit Du dieses Bluesheet sinnvoll ausfüllen kannst.

#1 Projekthintergrund

Wir beginnen mit dem ersten Punkt: dem Hintergrund. Hier solltest Du eintragen, warum das Projekt durchgeführt werden soll. Also eine Beschreibung der Schwachstellen, Schwierigkeiten und Probleme, die dazu führen, dass dieses Projekt durchgeführt werden soll.

#2 Projektanstoß

In Punkt 2 kannst Du den Anstoß darstellen, also warum das Projekt gerade jetzt durchgeführt werden soll und nicht erst später. Das ist eine Information, die gerade die Entscheider enorm wichtig ist.

#3 Projektnutzen

Danach gehen wir in die Zukunft zu dem Zeitpunkt nach Ende des Projektes, also z. B. 2-3 Monate nach Ende des Projektes. Das ist der Zeitpunkt, zu dem der Nutzen des Projektes komplett eingetreten ist. Genau den wollen wir in dem dritten Feld beschreiben. Wir wollen sagen, was hat das Business bzw. der Kunde als Wirkung und positiven Effekt, wenn das Projekt durchgeführt wurde. Und das ist eigentlich der wichtigste Punkt für ein Projekt, nämlich darzustellen, worin der Sinn des Projektes liegt.

#4 Auftraggeber

Wenn wir das gemacht haben, können wir uns schon in die Businessperspektive versetzen. Im nächsten Schritt, dem Schritt Nummer 4, identifizieren wir eine ganz wichtige Person, nämlich die, die von dem beschriebenen Nutzen am stärksten profitiert. Das ist in der Regel auch derjenige, der das Geld für die Durchführung zur Verfügung stellt – der Auftraggeber.

#5 Kunden des Projektes

Die Ebene ganz oben ist die Organisationsebene. In dieser halten wir die wichtigsten Interessenparteien fest, die für die Durchführung relevant sind. Neben dem Auftraggeber gibt es auf der Businessseite auch andere Leute, wir nennen sie die Kunden oder die Anwender, die von den Ergebnissen des Projektes beeinflusst sind und mit diesen Ergebnissen arbeiten sollen. Diese Personen und Parteien werden wir an dieser Stelle in Punkt 5 eintragen.

#6 Zielzustand

Zurück zu dem wesentlichen Inhalt des Projektes, dem wir uns jetzt näheren wollen. Wir wollen in Schritt 6 den Zielzustand beschreiben. Also was ist der Zustand, den wir zum Ende des Projektes erreicht haben wollen, der zu dem gewünschten Nutzen führt. Ganz wichtig ist es diesen Zielzustand möglichst präzise zu formulieren. Denn der definiert auch den Scope des Projektes, also wie weit das Projekt arbeiten soll.

#7 Endergebnis

Noch präziser werden wir in Punkt 7. In diesem Punkt werden wir das Endergebnis des Projektes beschreiben, mit seinen wichtigsten Qualitätseigenschaften und mit Kriterien die wir erreichen wollen. Das ist ganz z wichtig, um am Ende auch eine gute und einvernehmliche Abnahme zu ermöglichen.

#8 Projektvorgaben

Und wie Du siehst, befinden wir uns jetzt bereits mitten im Projekt selbst und haben das beschrieben, was das Projekt erreichen soll. Bevor wir uns jetzt damit beschäftigen, was wir inhaltlich tun müssen, um genau dieses Endergebnis zu erzielen, sollten wir uns erst einmal die Frage stellen, was denn schon an Vorgaben für dieses Projekt bestehen. Das werden wir in Punkt 8 festhalten. Gibt es eine feste Deadline, gibt es ein festes Budget, sind Dinge schon erarbeitet, auf denen wir aufsetzen sollen, gibt es Schnittstellen, die wir einhalten sollen usw. Also alle Vorgaben die schon da sind, würden wir hier zunächst einmal festhalten.

#9 Scope des Projektes

Und jetzt erst kommen wir zu dem eigentlichen Inhalt des Projektauftrages, dem Punkt 9. Hier werden wir jetzt alle Arbeitspakete und Arbeitsblöcke festlegen, die innerhalb des Projektes anfallen, damit wir das Endergebnis erzielen können.

 Postit-kompatibel: Im Übrigen ein Hinweis zur Arbeit mit dem Bluesheet. Dieses ist so gestaltet, dass es ein Raster für Standard Postits hat. Postits haben den großen Vorteil, dass man flexibel in der Bearbeitung ist. Du kannst also zusammen mit Deinem Team Inhalte ändern, austauschen, neuschreiben und so lange daran arbeiten, bis schließlich das Endergebnis steht. 

#10 Lieferanten

Zurück zu den Feldern selber. Wir haben jetzt den Inhalt definiert und können jetzt in Schritt 10 festlegen, wen wir denn brauchen, damit die festgelegten Arbeitsschritte auch bearbeitet werden können. Welche Personen, welche Ressourcen und welche Firmen werden als Lieferanten benötigt, damit wir die Inhalte erstellen können? Und damit haben wir dann auch die wesentlichen Parteien, die an diesem Projekt beteiligt sind, festgelegt.

#11 Projektmanager

Eine Partei fehlt natürlich noch. Nämlich derjenige, der das Projekt leiten wird – und das ist der Projektmanager. Dessen Name tragen wir in Feld 11 ein.

#12 Projektrisiken

Zwei Felder bleiben noch übrig. Das Feld 12 beschäftigt sich mit den Unsicherheiten und Risiken des Projektes. Wir sollten uns darüber Gedanken machen, welche Ereignisse den Projekterfolg gefährden könnten und tragen diese Risiken in dieses Feld ein.

#13 Ressourcen

Jetzt kommen wir zum letzten Punkt. Das sind die Ressourcen, die das Projekt in Anspruch nimmt und die Konsequenzen, die die Projektdurchführung nach sich zieht. Also wie viel Geld brauchen wir. Welche Zeit benötigt es und welcher Aufwand steckt dahinter. Das können wir natürlich erst sagen, wenn alle anderen Punkte festgelegt und bedacht wurden. Aus diesem Grund bearbeiten wir diesen Schritt zuletzt.

Damit ist das Bluesheet komplett. Du hast eine gute Grundlage für das Projekt geschaffen. Alles ist definiert, was Du brauchst. Als nächstes kannst Du auf diesen Grundlagen aufsetzen und das Projekt zur Entscheidung bringen.

Nutzen Sie unsere Startup-Helfer für einen perfekten Projektauftrag:

Startup-Helfer für den Projektauftrag