Worauf es im Projektcontrolling wirklich ankommt

In PRINCE2-Blog by Oliver Buhr4 Comments

Inkl. kostenloser Projektcontrolling-Excel-Tabelle »

Ich habe wahrlich schon wirklich ausgefeiltes Projektcontrolling erlebt. Mittelabflusspläne, die in beeindruckender Form zeigen, wie ein Projekt sein Geld ausgibt. Meilenstein-Trendanalysen, die auf einen Blick den Verzug der wichtigsten Termine verfolgen. Einige Projektleiter haben mit solchen Darstellungen viel Lob geerntet. Und dennoch sind sie mit ihrem Projekt gescheitert. In diesem Beitrag erfährst Du, worauf Du bei der Verfolgung des Projektfortschritts wirklich achten solltest. Und ich stelle Dir eine einfache Exceltabelle vor, die Dein wichtigstes und einziges Controllingtool sein kann…

Projektcontrolling Tools

Wofür eigentlich Projektcontrolling?

Ein Projektmanager sollte wissen, wo sein Projekt steht. Denn nur so ist es möglich, die gesetzten Grenzen einzuhalten. Dafür ist Projektcontrolling da. Eine Disziplin, die Tausenden von Menschen in Projekten Arbeit verschafft. Aber bevor ich Dir nun die wichtigste Steuerungsgröße in Projekte vorstelle, sollten wir einen kleinen Ausflug zum Start eines Projektes machen. Denn dort werden die Grundlagen gesetzt. Auch für das Controlling. Ich rede von Planung. Denn wenn Du keinen Plan hast – im wahrsten Sinne des Wortes –, dann kannst Du auch kein Controlling machen. Das einzige, was Dir dann bleibt, ist Reporting. Dann kannst Du also berichten, wieviel Geld Dein Projekt ausgegeben hat, wieviel Zeit Ihr verbraucht habt und welche Fortschritte bereits erzielt wurden. Niemals wirst Du aber eine Bewertung abgeben können, ob Ihr gut auf Spur seid oder zu langsam oder zu teuer. Denn dafür brauchst Du einen Sollwert zum Vergleich. Den bekommst Du nur aus einer Planung heraus. Stellen wir also schon einmal fest: ohne Planung, kein Controlling.

Richtige Planung als Basis für das Projektcontrolling

Schon in der Planung solltest Du den Fokus auf den wichtigsten Aspekt setzen: Ergebnisse. Denn das ist das Einzige, worauf es bei Projekten ankommt. Es sind die Ergebnisse, die am Ende eines Projektes als verwertbares Gut übrig bleiben. Nur sie führen zur gewünschten Wirkung, zu Anwendbarkeit und damit letztendlich zum Nutzen. Das ist der Grund, weshalb Du und Dein Team im Planungsprozess immer die Ergebnisse im Fokus haben solltet.

Die drei Schritte einer ergebnisorientierten Planung sind:

1. Wie sieht das Endergebnis des Projektes aus?
2. Aus welchen Teil- und Zwischenergebnissen setzt es sich zusammen?
3. In welcher Reihenfolge weden die Ergebnisse erzielt?

Habt Ihr einmal diese drei Schritte durchlaufen, dann ist Euch nicht nur klar, wie Ihr das Projekt umsetzen werdet. Damit habt Ihr auch die wesentliche Dimension identifiziert, die die Grundlage für das Controlling bildet: eine Sammlung aller während der Projektlaufzeit herzustellenden Ergebnisse. Dies sind die Assets Eures Projektes. Darauf sollte sich die Aufmerksamkeit beim Controlling richten.

Natürlich folgen in der Planung noch weitere Schritte, wie die Festlegung der Dauer und des Aufwandes, und auch die der weiteren benötigten Ressourcen, insbesondere Personen und Geld. Entscheidend ist jedoch die eine Dimension: der Fortschritt in der Erstellung der Projektergebnisse. Und wenn Du die Planung darauf ausgerichtet hast, dann wird es Dir sehr leicht fallen, auch ein Controlling dafür aufzusetzen. Im Übrigen ist Termintreue auch eines der 10 Merkmale hochperformanter Projektumgebungen.

Die Planungs- und Projektcontrolling Excel-Tabelle

Hier findest Du unser Projektcontrolling-Tool als Exceldatei zum Herunterladen. Fragen beantworten wir gerne in den Kommentaren.

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Ich stelle Dir in diesem Blogbeitrag eine Exceltabelle zum kostenlosen Download zur Verfügung, in der Du alle Ergebnisse des Projektes übersichtlich darstellen und nachverfolgen kannst. Die optimale Anwendung dieses Projektcontrolling-Tools möchte ich Euch näher erklären:

Neben der reinen Auflistung der Ergebnisse solltest Du während der Planung noch weitere sinnvolle Informationen definieren und in der Tabelle „Ergebnisbeschreibungen“ dokumentieren. Eine Dokumentation von Zweck, Inhalt, Qualitätserwartungen und Abnahmekriterien sind hierbei sinnvolle Informationen, die eine Eindeutigkeit der Ergebnisse schaffen. Ebenso kannst Du die wichtigsten Informationen aus den Folgeschritten der Planung, wie Verantwortlicher und Fertigstellungstermin eintragen und nachverfolgen.

Laufendes Controlling / Fortschritte erfassen

Das Controlling auf den Fortschritt der Ergebnisse ist denkbar einfach. Ich schlage Dir dazu folgende Vorgehensweise vor: In regelmäßigen Abständen (zum Beispiel wöchentlich) erhebst Du bei den verantwortlichen Teammitgliedern folgende Informationen:

1. Wie ist der aktuelle Fortschrittsgrad bei der Erstellung des Ergebnisses? (Schritte von 25% können ausreichend genau sein)
2. Was ist der geplante Fertigstellungszeitpunkt des Ergebnisses?

Entsprechend der Plantermine für den Beginn der Bearbeitung und der Fertigstellung wirst Du nun den Status farblich kennzeichnen.

Grün = im Plan oder fertig
Gelb = in Verzug, jedoch ohne Gefährdung der Deadline
Rot = nicht geliefert und Deadline in Gefahr

Auswertung & Bewertung der Controllingdaten

Im Laufe des Projektes wird nun ein buntes Muster aus rot, grün und gelb entstehen. Schon allein anhand der dominierenden Farbe dieses „Fleckenteppichs“ kannst Du ablesen, wie es um den Fortschritt Deines Projektes steht. Vorwiegend grün, mit gelegentlichen gelb zeigt Dir, dass das Projekt weitgehend unkritisch verläuft. Je mehr Rotanteile in Deiner Tabelle auftauchen, umso kritischer ist der Fortschritt zu bewerten.

Die Vorlage beinhaltet auch einen eindeutigen Zahlenwert. Die Tabelle errechnet Dir einen Gesamtfortschrittsgrad. Wenn Du diesen Fortschritt in Abhängigkeit zur bisherigen Dauer des Projektes setzt, kannst Du ablesen, ob Du schneller oder langsamer als der Plan bist. Diesen Wert solltest Du aber nur als Indikator verstehen, denn er geht davon aus, dass der Aufwand zur Erstellung der Produkte in etwa gleich ist.

Ich glaube, dass Du mit dieser Vorgehensweise ein maximal effektives Projektcontrolling aufsetzen kannst. Mit 15 Minuten pro Controllingzeitpunkt und mit dem Fokus auf die wichtigste Größe, dem Fortschritt der Ergebniserstellung hast Du einen Blick auf die wichtigste Dimension in Deinem Projekt. Eine böse Überraschung sollte Dir damit erspart bleiben. Dass penible Controller die Nase rümpfen werden, kann Dir egal sein.

Foto Oliver BuhrIch bin wirklich gespannt auf Rückmeldungen aus Deinem Projekt über den Einsatz dieser Vorlage. Ich freue mich über ein Feedback, wie sie bei Dir funktioniert und auch auf die Resonanz bei den Empfängern des Status.

PS: Solltest Du auf den Geschmack von schlankem, hocheffizentem Projektmanagement gekommen sein, könnte Dich unsere SmartPM Manage-Ausbildung interessieren. Hier vertiefen wir das Thema Controlling und Reporting on the fly noch weiter.

  • Das ist mal wieder ein richtig gelungener Artikel. Das Excel-Tool ist bereits sehr genial und bietet sicher noch richtig Potenzial zur Weiterentwicklung. Wenns jemand tut, gerne posten!

    • Vielen Dank, lieber Maik. Die Aufforderung zur Weiterentwicklung und – ganz wichtig – zur Veröffentlichung an dieser Stelle, kann ich nur unterstreichen. LG Oliver

  • Frank Bartels

    Interessanter Artikel und vielen Dank dafür. Aus meiner Sicht greift der Planungsansatz aber hier etwas zu spät bzw. ich möchte den Controllingbegriff vielleicht etwas ausweiten und auf Dienstleistungsunternehmen fokussieren. Insbesondere in Consulting-lastigen Projekten ist meine Erfahrung, die ich bei einer Vielzahl Projekten in Groß- und mittelständischen Unternehmen habe sammeln können, dass bereits in der Angebotsphase die Meilensteine zum späteren Projektcontrolling gesetzt werden müssen. Grund hierfür sind die mit unterschiedlichen Interessen versehenen Rollen „Sales“ und „Service“. Eine Projektkalkulation, bereits unter Einbindung des späteren Projektleiters (+ggf. Fachteamvertreter) in den Angebotsprozess, ist daher aus meiner Sicht obligatorisch. Denn die Erwartungshaltung des Kunden, der – in welcher Rolle auch immer – als Stakeholder in der Projektorganisation agiert, ist unmittelbar an den Vertrag geknüpft. Erfahrungsgemäß liegt hier der Grund für viele Projekte in Schieflage, der sich aus dem Konflikt zwischen den vertraglichen Erwartungen des Auftraggebers und dem finanziell und zeitlich „Machbaren“ des Projektteams ergeben. Darüberhinaus steigt durch eine frühe Einbeziehung der zukünftig beteiligten Projektmitarbeiter die Akzeptanz und Motivation. Und weiche Faktoren, wie beispielsweise Kundenzufriedenheit oder Teamzufriedenheit gehören für mich immer zu einem Projektcontrollingreport hinzu, so dass ich hier auch im Sinne des „Controllings“ steuernd eingreifen kann.

    Des Weiteren habe ich für mich herausgefunden, insbesondere für das Controlling mehrerer Projekte in einem Programm, dass Detailinformationen aus den Projekteinzelberichten nur schwer zu erfassen sind. Vor einiger Zeit bin ich daher dazu übergegangen, zusätzlich die für mich wichtigsten Faktoren (On-Time?, On-Budget?, Team zufrieden?, Kunde zufrieden?) in einem Dashboard zu aggregieren, welches sich aus einer Vielzahl von Einzelinformationen (Fortschritt, Meilensteinzielerreichung, Zeit- und Budgetverbrauch, etc.) aus den jeweiligen Projektcontrollingtabellen errechnet. Interessanterweise ist dann im Nachgang eines Projekts („Lessons Learned“), wenn man sich die aggregierten Informationen in einem zeitlichen Verlauf anschaut, sehr schnell abzuleiten, welche Probleme für welche Ausschläge verantwortlich sind und welche Maßnahmen gegriffen haben.

    Abschließend aber noch einmal ‚Merci‘ für die vielen interessanten Berichte.

    • Lieber Frank,
      danke für Dein ausführliche Feedback. Alles, was Du sagst, unterschreibe ich 100%. Ich sehe, Du bist tief in der Materie drin und greifst nach weiteren wichtigen Dimensionen wie Zufriedenheit und Lessons Learned. Das sauber implementiert bringt Unternehmen voran. Ich habe viele, viele, viele Projekte gesehen, in denen gar kein Controlling durchgeführt wird oder nur schematisch als Selbstzweck. Für die wird das vorgeschlagene Ergebniscontrolling ein Quantensprung sein.

      Liebe Grüße, Oliver