Projektorganisation mit der SmartPM-Landkarte

In PRINCE2-Blog by Oliver BuhrLeave a Comment

Struktur, Gestaltung, Regeln und Hilfsmittel für die systematische Durchführung von Projekten

Die SmartPM-Landkarte stellt erstmals auf einen Blick alle Bereiche im Unternehmen dar, die für eine erfolgreiche Projektorganisation erforderlich sind. Sie skizziert Zusammenhänge und Abläufe und zeigt, welche Voraussetzungen geschaffen werden müssen, damit Projektmanager optimale Ergebnisse liefern können – nicht nur für den Kunden, sondern auch für das eigene Unternehmen und das Projektteam.

In diesem Video gibt Oliver Buhr eine kurze Einführung in die auf der SmartPM-Landkarte beschriebene Projektwelt.

Aktuelle Version vom 06.08.2015 Laden Sie sich die SmartPM-Landkarte kostenfrei als PDF herunter oder bestellen Sie die hochauflösende Karte im großen DIN A0-Format in unserem Onlineshop.

Die SmartPM-Landkarte zeigt eine optimale Projektorganisation

Ich möchte Dir eine Projektgeschichte erzählen. Eine Projektgeschichte, die von Projektmanagern handelt, die in diesem Projektland arbeiten. Und die Geschichte handelt von einem Unternehmen, das eine Vielzahl von Kundenprojekten bewältigt.

Den Projektmanagern geht es aktuell nicht gut. Sie stehen unter permanentem Druck, weil ständig mehr Projekte anlanden als sie bewältigen können. Jeder Projektmanager versucht auf seine Art und Weise das ihm zugewiesene Projekt als Einzelkämpfer durch das Projektland zu bringen, um am Ende seinen Kunden zufrieden zu stellen. Und eines Tages ist es wieder passiert, ein Projekt konnte mit Ach und Krach zu Ende gebracht werden – für den Kunden erfolgreich, doch für das Unternehmen selbst überhaupt nicht erfolgreich.

Projektland

Endlich setzen sich die Projektmanager und die Geschäftsleitung zusammen, um ihre Situation und damit die Projektorganisation zu verbessern. Einige Zeit ist ins Land gegangen… Die Projektmanager haben mit vielen hilfreichen Händen aus ihrem Unternehmen an ihrer Situation gearbeitet und eine neue Projektwelt geschaffen. Das Ergebnis zeigt die SmartPM-Landkarte. Man kann sehen, dass es vollständiger geworden ist, detaillierter und facettenreicher. Dass sich die Projektmanager nun richtig wohl fühlen, liegt zum einen an dem Projektland selber. Natürlich haben sie sich ausgetauscht, sie haben eine gemeinsame Sprache entwickelt, es kamen weitere Instrumente hinzu. Man kann jetzt viel besser auf verschiedene Projektsituationen eingehen. Man beherrscht jetzt nicht mehr nur noch klassische Vorgehensweisen sondern auch agile Ansätze. Insofern ist in diesem Projektland bereits einiges im Hinblick auf Einheitlichkeit und Professionalität passiert.

Bevor wir auf die weiteren Bereiche gehen, soll noch ein wichtiger Teil des Projektlandes gezeigt werden, und zwar das Gebirge der Haltung. Das Gebirge der Haltung war vorher auch schon da, aber ziemlich klein und nur für die Projektmanager sichtbar. Das Gebirge der Haltung beinhaltet alle Erfolgsfaktoren und alle wichtigen Grundprinzipien für erfolgreiche Projektarbeit. Es ist nun so groß geworden, dass es von allen Bereichen des Unternehmens sichtbar ist, und dass sich alle Projektbeteiligten an diesem Gebirge ausrichten können.

Teamterritorium

Im nächsten Schritt werfen wir den Blick auf alle neuen Bereiche im Unternehmen, die nun ebenfalls mehr Gestalt im Hinblick auf die Projektorganisation gewonnen haben. Da ist zunächst einmal der Bereich der Fachleute, der Spezialisten und Experten. Bisher haben die Projektmanager nur Arbeitspakete über den Zaun geworfen und gehofft, dass ein gutes Ergebnis dabei raus kommt. Seit dem man sich mit den Fachleuten zusammengesetzt und viele nützliche Ansätze gefunden und implementiert hat, funktioniert es hier entscheidend anders. Man hat Instrumente gefunden, die für eine bessere und intensivere Kommunikation und Transparenz der Projektergebnisse sorgen. Das sind Instrumente wie z. B. kurze tägliche Meetings – Standups genannt – oder Retrospektiven, wo man sich permanent Feedback über die Projektergebnisse gibt. Taskboards sorgen dafür, dass der Arbeitsstand transparent wird. Backlogs schaffen eine Übersicht darüber, wieviel Arbeit noch vor dem Projektteam liegt. Und so ist endlich eine Zusammenarbeit entstanden, die man nun tatsächlich als ProjektTEAM bezeichnen kann.

Tooltown

Auf der operativen Ebene gibt es eine weitere Professionalisierung, und zwar Tools. Das, was man zuvor nur als Software für Projektcontrolling, Vorlagen verstanden hat, ist deutlich erweitert worden. Dort finden wir inzwischen viele nützliche beschriebene Vorgehensweisen, die jedem Projektmanager zur Verfügung stehen. Er kann Risikoanalysen besser durchführen. Er kann Stakeholder ins Boot holen. Er kann z. B. mit einem Kano-Modell Anforderungen klarer definieren. Diese und viele weitere Hilfen sind nun in einem prallgefüllten Werkzeugkasten vorhanden.

Einen Bereich in diesem Werkzeugkasten schätzen die Projektmanager besonders, nämlich die Moderationsinstrumente. Seit dem sie auch Projektereignisse und Veranstaltungen moderieren können und Instrumente dafür an der Hand haben, gelingt jeder Workshop und jedes Meeting einfach wie von selbst und das Team, das daran arbeitet, wird zu einem optimalen Ergebnis geführt.

Dschungel des Change

Dann gibt es in der Projektorganisation einen Bereich, den wir Change nennen. Bisher nur ein Bereich, der Spezialisten aus der Personalabteilung vorbehalten war. Diesen Bereich haben sich die Projektmanager nun auch für sich erschlossen. Sie haben dort viele gute Ansätze und Vorgehensweisen gefunden, die ihnen in ihren Kundenprojekten enorm hilfreich sind. Seitdem sie proaktiv Veränderungen durch die Projekte gestalten können, können sie Benutzer und Anwender viel leichter ins Boot holen und eine größere Akzeptanz in den Kundenprojekten hervorrufen.

Business Area

Die Projektorganisation hat sich auch und besonders im letzten Bereich der Projektmanagement-Landkarte entscheidend verändert. Das ist der Bereich Line Manager und der Geschäftsführung. Man hat mit diesen Personen ein gemeinsames Projektverständnis entwickelt. Ein Projektverständnis, das etwas mit der grundsätzlichen Haltung zu tun hat, dem Leadership. Das hat bereits eine enorme Verbesserung für die Projektmanager herbeigeführt, ebenso wie zwei faktische Instrumente, die auf dieser Ebene angesiedelt sind.

Zum einen ist der Druck weggenommen worden, seit dem es das Portfoliomanagement gibt. Es gibt keinen Stapel an Projekten mehr, die darauf warten, dringendst durchgeführt zu werden. Über einen geordneten Prozess und einer gemeinsamen Priorisierung wird dafür gesorgt, dass in der Organisation sichergestellt ist, dass zu jeder Zeit die richtigen Projekte gestartet werden und jeder Projektmanager immer genau das nächst wichtige Projekt bekommt.

Der zweite Bereich ist eine Projektheimat, die in der Projektorganisation geschaffen worden ist – das Projekt Office. Wir habe eine Person in der Organisation gefunden, die sich darum kümmert, dass Leitfäden immer aktuell gehalten werden, und dass es ein effizientes und wiederholbares Projektmanagementsystem gibt. Für die Projektmanager ist ganz wichtig, dass sich diese Person auch darum kümmert, dass es Veranstaltungen zum Erfahrungsaustausch und zum Austausch von Problemen gibt. Seitdem gibt es eine Projektmanager-Community und seitdem haben die Projektmanager ein Selbstverständnis über ihre eigene Rolle, das sie zum erstmal wirklich stolz auf ihren Job macht.

Wie Sie sehen, hat sich in diesem Unternehmen sehr viel verändert. Es betrifft nicht nur das eigentliche Projektland sondern auch viele Bereiche drum herum. Die Organisation hat es geschafft, nicht mehr bloß erfolgreiche Projekte für den Kunden durchzuführen, sondern dass diese Projekte auch für das Unternehmen selbst erfolgreich ausfallen.

Genau diese vorbeschriebenen Veränderungen, soll Ihnen die SmartPM-Landkarte vermitteln. Erkennen Sie Ihre Projektorganisation wieder und wo klaffen noch Lücken, die die Projektarbeit in Ihrem Unternehmen behindern?

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