Die perfekte Schreibtisch-Organisation für Projektmanager

In PRINCE2-Blog by Oliver BuhrLeave a Comment

Sich häufende Projektzettel, Timelines, Stundenprotokolle und Post-Its mit wichtigen Hinweisen am Bildschirm – so stellt man sich die typische, oftmals etwas chaotische Schreibtisch-Organisation eines Projektmanagers vor.

Leider geht mit dieser Vorstellung einher, dass es kaum möglich sein kann, auf solch einem Schreibtisch den Überblick zu bewahren. Die Wahrheit lautet: Es ist auch nicht möglich. Dabei ist es gar nicht so schwer, solch ein Schreibtisch-Chaos ganz einfach zu vermeiden. Hier findest du meine Anregungen zur perfekten Schreibtisch-Organisation für Projektmanager.

Schreibtisch Organisation

1. Der erste Schritt zur perfekten Schreibtisch-Organisation für Projektmanager.

Es mag banal klingen doch ich meine es ernst: Schaffe dir einen großen Papierkorb an. Nichts ist sinvoller als regelmäßig auszumisten, aufzuräumen und erledigte To-Do-Listen wegzuwerfen.Platziere den Papierkorb unter deinem Schreibtisch und nutze ihn so oft wie möglich.

2. Leeren und Ausmisten.

Nimm dir die Zeit, deinen gesamten Schreibtisch einmal vollständig zu entleeren. Was wirst du wohl alles finden? 5 Textmarker, 10 Kugelschreiber, 20 Kopien von abgeschlossenen Projekten, alte Notizzettel zu erledigten Projektabschnitten und vielleicht sogar den Flyer vom Pizzadienst, bei dem du doch neulich noch etwas bestellen wolltest? Nach Abschluss deiner Aufräum-Aktion hast du dir auf jeden Fall eine Belohnung verdient.

Fange mit der kleinsten Schublade an, denn mit ersten, schnellen Erfolgserlebnissen macht das Aufräumen einfach mehr Spaß. Überlege dir bei allem was du findest, ob du es für deinen Job als Projektmanager heute noch brauchst, und wenn nicht, ab damit in deinen (neuen) Papierkorb.

3. Die richtige Platzierung.

Wunderbar, du hast nur noch Utensilien vor dir liegen, welche du auf deinem Projektmanager-Schreibtisch wirklich brauchst. Nun musst du deine Arbeitsutensilien nur noch richtig platzieren.

Statt dir den Schreibtisch mit allerlei Sachen vollzustellen, brauchst du aus meiner Sicht nur folgende Utensilien griffbereit: Einen Kugelschreiber, dein Telefon und einen Notizblock. Hierbei empfiehlt es sich, das Telefon links und deinen Notizzettel rechts zu platzieren (Linkshänder andersherum). Warum, das erklärt sich ganz von selbst: Um sich bei Telefonaten schnell und einfach Notizen machen zu können.

4. Die Ablage

Ein jeder Projektmanager kennt das Phänomen: Die Notizen der letzten Projektmeetings, die Stundenprotokolle der Projektteams, Kopien der letzten 10 veränderten Timelines und sich täglich änderne To-Do Listen häufen sich auf einem großen Stapel. Es ist dringend an der Zeit, Platz zu schaffen und nicht alles übereinander zu verwalten. Besorge dir mehrere Ablagefächer oder weise jeder Schreibtisch-Schublade eine bestimmte Thematik zu: Aktuelle Projekte, kurzfristige To-Dos, die aktuellen Timelines und abgeschlossene Projektunterlagen. So sortiert hast du deine nützlichen Informationen schnell griffbereit und kannst hiermit deutlich produktiver arbeiten.

5. Der Posteingang.

Sorge dafür, dass alle neuen Informationen, E-Mails, Post und Rückmeldungen von deinen Team-Mitgliedern und Kollegen an einer gesammelten Stelle bei dir eintreffen. Dies kann sowohl ein allgemeiner E-Mail-Posteingang sein, als auch beispielsweise ein bestimmtes Ablagefach auf deinem Schreibtisch. So stellst du sicher, dass neue Informationen gebündelt bei dir eintreffen und du diese sofort erledigen, dem richtigen Projekt zuordnen oder weiter delegieren kannst. Ich empfehle dir an dieser Stelle einen Blick auf die Website www.gettingthingsdone.com und das gleichnamige Buch von David Allen. David Allen beschäftigt sich ausführlich mit dem Thema Selbst- und Zeitmanagement und gibt nützliche Tipps, wie du deine eigene Produktivität mit einfachen Schritten verbessern kannst.

6. Das Fach für die klitzekleinen To-Dos.

„Das kann ich mal nebenbei machen“ oder „Es reicht, wenn ich mich die Tage darum kümmere…“. Wie oft kommt es vor, dass du To-Dos auf deinem Schreibtisch hast, die eigentlich sehr schnell zu erledigen wären? Aufgaben, die du gerne von rechts nach links schiebst, weil sie gerade eben nicht so wichtig erscheinen und die du tage- oder wochenlang vor dir her schiebst!?

Genau diese Dinge sind es, die den Projektmanager-Schreibtisch oftmals chaotisch erscheinen lassen. Sie sorgen dafür, dass wir den Überblick verlieren, und das obwohl sie eine untergeordnete Rolle spielen. Gewöhne dir an, diese Aufgaben sofort zu erledigen – oder schaffe dir eine „5 Minutes Tasks“-Ablage an. Was meinst du, wie gut du dich fühlst, wenn diese Ablage zum Feierabend tatsächlich täglich geleert ist?

7. Lose Notizzettel gehören zur Vergangenheit.

Um lose herumfliegende Blätter mit Telefon-, Meeting- oder anderen Projektnotizen zu vermeiden, kannst du dir angewöhnen, diese Notizen  direkt nach dem Notieren zu scannen oder mit dem Smartphone abzufotografieren. Abgelegt in Evernote oder direkt per E-Mail an deinen Rechner gesandt kannst du sie digital an der richtigen Stelle speichern und jederzeit abrufen. Der kleinste Notizzettel geht so nie mehr verloren und auf deinem Schreibtisch herrscht deutlich mehr Ordnung.

8. Delegiere sofort, was nicht auf deinen Projektmanager-Schreibtisch gehört.

Gerne erwischt man sich als Projektmanager dabei, dass man To-Dos, die man nicht selbst erledigen möchte, erst einmal zur Seite legt. So häufen sich Aufgabenzettel und der Schreibtisch liegt voll. Gewöhne dir an, Aufgaben, welche ein anderes Teammitglied erledigen soll, nach Möglichkeit sofort weiter zu delegieren. Durch dieses Vorgehen verschwinden die To-Dos nicht nur von deinem Projektmanager-Schreibtisch sondern du steigerst durch frühzeitigen Informationsfluss auch die Produktivität deiner Teammitglieder.

9. Verlasse deinen Schreibtisch nie mit leeren Händen.

Gewöhne dir an, deinen Schreibtisch nach Möglichkeit nie mit leeren Händen zu verlassen sondern schaue vorher kurz nach, was hier nicht (mehr) hingehört. Sei es die alte Kaffeetasse, die gelesene Werbepost oder die Notiz zu einem neuen To-Do für ein Team-Mitglied – wenn du deinen Schreibtisch verlässt, dann nimm etwas mit. Du wirst erstaunt sein, wie oft sich die Möglichkeit ergibt, deinen Schreibtisch im Verlauf des Tages aufzuräumen.

10. Bestimme eine wöchentliche Aufräum-Aktion.

Zum Ende der Woche bietet sich der Freitag optimal für eine kleine Aufräumaktion an. Bitte deine Team-Mitglieder und Kollegen mitzumachen und starte vor dem Wochenende eine kurze Schreibtisch-Aufräumaktion. Jeder sortiert, räumt auf und entsorgt, was er für die kommende Arbeitswoche nicht mehr benötigt: So entledigt man sich nicht nur der abgearbeiteten Aufgabenzetteln sondern startet auch viel organisierter in die nächste Arbeitswoche. Ein weiter Bonus ist übrigens, dass das Gefühl, vor dem Wochenende etwas vergessen zu haben, völlig entfällt. Kleiner Tipp: Mit einem Wecker und einer knapp bemessenen Zeit (z.b. 10 Minuten) geht’s noch schneller und du wirst erstaunt sein, wie produktiv du aufräumen kannst.

Dies sind meine Tipps für einen besser organisierten Projektmanager-Schreibtisch, auf dem du den Überblick bewahrst und produktiver arbeiten kannst. Hast du weitere Ideen und Vorschläge zur Optimierung des Arbeitsplatzes? Ich freue mich über deinen Kommentar.

  • Noreen Schneider - ProjektmanagementNoreen Schneider schreibt für COPARGO nützliche Artikel rund um das Thema Projektmanagement.

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