Ich hatte einen Termin bei Dr. Krieg, meinem damaligen Chef, CIO der Fraport AG. Begeistert trug ich ihm meine Projektidee vor. Er saß mir gegenüber und rauchte nachdenklich seine Pfeife. Er hörte mir schweigend zu, bis ich zu Ende war. Dann legte er die Pfeife auf den Tisch, beugte sich vor und stellte mir eine Frage, die kürzer nicht sein konnte: „Cui bono?“ Peng, damit war mein Projekt vom Tisch. Erst später lernte ich, wie ich Rohrkrepierer und Luftnummern von Beginn an mit dem richtigen Business Case eliminieren kann. Wie, das zeige ich Dir hier:
Mit „Cui bono“ – auf deutsch „Wem nützt es“ – war er auf den Nutzen aus. Wer hat etwas davon, wenn diese Idee umgesetzt wird? Und wie sieht der Nutzen konkret aus? In jenem Gespräch habe ich vor vielen Jahren das wichtigste Prinzip für erfolgreiche Projekte eindrucksvoll erfahren. Lange bevor ich es in Büchern nachgelesen habe.
Der Business Case ist die Antwort
Jeder, der ein Projekt am Start hat, sollte sich die Frage „Cui bono?“ zu Herzen nehmen. Projektmanager genauso wie Anforderer. Auftraggeber genauso wie Projektcontroller. Das Instrument, das Dir bei der Beantwortung hilft, wird vielfach Business Case genannt. Im Grunde genommen ist ein Business Case ganz einfach. Er ist eine Gegenüberstellung von Aufwand und Nutzen eines Projekts. Was zahlen wir ein und was bekommen wir heraus? Bildlich gesprochen ist er wie eine Waage, mit allen Investitionen und Aufwänden auf der einen Seite, und mit den erwarteten Verbesserungen, Einsparungen oder Mehrumsatz auf der anderen Seite.
Für welche Projekte?
Eigentlich ist es vollkommen gleichgültig, um welches Projekt es sich handelt. Das Prinzip allgemeingültig. Im Vorfeld zu plausibilisieren und zu validieren, dass sich das Geld für ein Projekt rentiert. Ganz einfach eigentlich. Es gilt deshalb für agile Projekte genauso wie für Projekte, die nach einem traditionellen Ansatz durchgeführt werden. Es gilt für interne Projekte, zum Beispiel technische Infrastrukturvorhaben oder Prozessverbesserungen. Es gilt für marktorientierte Initiativen, die neue Produkte oder Dienstleistungen projektieren. Immer möchten wir umsichtig und schonend mit der Ressource Geld und Mensch umgehen.
Wie richte ich meine Organisation auf Projektnutzen aus?
Ein Formular, das Du für jedes Projekt ausfüllen lässt, ist schon einmal eine gute Grundlage.
Hier findest Du eine Business Case Vorlage als Exceldatei zum Herunterladen. Sie soll Dir nur als Beispiel dienen, denn sie ist speziell für IT-Projekte mit messbarem Nutzen.
Das allein reicht nicht aus, um Deine Projekte auf Nutzenerzielung auszurichten. Neben der Dokumentation von Nutzererwartung und Aufwand in einem Business Case Dokument gibt es noch mehr. Ich habe Dir hier die fünf wichtigsten Aspekte zusammengestellt, mit denen Du es schaffst, eine Projektumgebung wirklich auf die Verfolgung von Projektnutzen auszurichten:
1. Commitment des Auftraggebers
Der Auftraggeber ist die Person, die das Geld für das Projekt gibt und die den größten Bedarf an einer Verbesserung hat. Daher hat er auch das größte Interesse an dem Projekt (sollte er zumindestens). Und deshalb sollte er den Business Case nicht nur verstanden haben, sondern an ihn glauben. Mehr als der Projektmanager und mehr als der Controller.
2. Der Business Case wird im Verlauf des Projektes aktualisiert
Einmal erstellt ist der Business Case schon einmal eine gute Entscheidungsgrundlage, um ein Projekt zu starten. Du weisst aus eigener Erfahrung, dass in Projekten viel Unerwartetes passieren kann und passieren wird. Das kann sowohl Kosten als auch Nutzenerwartung beeinflussen. Du solltest deshalb darauf achten, dass während der Durchführung eines Projektes der Business Case immer wieder aktualisiert wird.
3. Die Nutzenerzielung wird nach Projektende nachgemessen
Das ist die größte Feedbackschleife, die es für ein Projekt geben kann. Hat es sich wirklich,wirklich, wirklich gelohnt? Das erfährst Du nur dann, wenn Du nach Ende des Projektes auch nachmessen lässt, ob sich die großen Erwartungen an ein Projektergebnis auch tatsächlich gelohnt hat. Dafür brauchst Du Diszplin und Konsequenz. Denn nach hinten zu schauen und Vergangenes noch einmal zu überprüfen ist viel schwerer als nach vorne in die jungfräuliche Zukunft zu schauen.
4. Darlegung der Risiken des Business Case
Bei jeder privaten Geldanlage hinterfragst Du, welches Risiko dahinter steckt, stimmts? Das solltest Du auch beim Business Case eines Projekts tun. Die Nutzenerwartung könnte verlockend groß sein, möglicherweise noch mit einer kurzen Armotisationszeit. In Realität, wenn Du die dahinter liegenden Risiken betrachtest, könnte der Business Case vielleicht gar nicht mehr so gut aussehen. Oft sind es technische Unsicherheiten, die IT-Projekte begleiten. Bei neuen Produkten kommt sofort das Risiko einer mangelnden Kundenakzeptanz in den Sinn.
5. Glaubwürdige Nutzenargumentation
Zahlen können alles oder auch nichts aussagen. Das Wichtigste bei der Ermittlung der Nutzenerwartung ist die Glaubwürdigkeit. Oft wird es Dir schwerfallen, einen erwarteten Nutzen zu beziffern. Anstatt Dir einen Wert aus dem Hirn zu quälen, solltest Du es bei einer qualitativen Aussage belassen. Business Cases können durchaus neben quantifizierbarem Nutzen auch qualitative Aussagen enthalten. Auch ein Business Case mit ausschließlich qualitativ benanntem Nutzen ist vorstellbar. Die glaubwürdige Darlegung ist entscheidend.
Du befindest Dich hier
Du siehst, ein Business Case ist nicht nur ein Projektdokument. Dahinter steckt ein ganzes Mindset. Richtig eingesetzt, kannst Du damit eine neue Qualität Eurer Projekte schaffen. Unrentable Projekte und Rohrkrepierer können von Beginn an entdeckt und unterbunden werden. Wie hält es Deine Organisation mit dem Projektnutzen? Seid Ihr dicht dran am von mir geschilderten Ideal? Oder ist das alles illusorisch und wir sollten mal ein Auge zudrücken? Ich freue mich auf Deine Rückmeldung hier im Blog.
