Tipps und Tools für Projekte mit virtuellen Teams

Mit der Globalisierung gibt es immer mehr weltweite Projekte. Die verteilte Projektarbeit schafft für den Projektmanager weitere Herausforderungen.

Gerade bei Projekten werden virtuelle Teams immer wichtiger. Ich zeige dir aus meiner Erfahrung als virtuelle Assistentin 6 konkrete Ansätze mit denen du auch mit verteilten Teams eine optimale Zusammenarbeit schaffen kannst.

Immer mehr Projekte finden an verteilten Orten statt. Bei der Zusammenarbeit im virtuellen Team sind andere Herausforderungen zu meistern als im realen Büroalltag. Stellen wir uns ein Kundenprojekt vor: Dass Head Office sitzt in Santa Clara, Kalifornien, das Vertriebsbüro für Europa sitzt in Straßburg und wir befinden uns am Produktionsstandort in Deutschland. Hinzu kommen die Mitarbeiter des verantwortlichen Service-Center in Tschechien und die SW-Entwickler des Projektes aus Rumänien komplettieren das mulitkulturelle Team. Das Internet ermöglicht zwar die weltweite Kommunikation, eine Zusammenarbeit im Projekt braucht jedoch mehr als nur den Austausch von Informationen.

Wenn dein Projektteam auf der ganzen Welt verteilt ist, sind viele Herausforderungen zu meistern. Besonders große Zeitunterschiede, missverständliche E-Mails oder Meinungsverschiedenheiten im Team können die Projektarbeit belasten. Wir können uns nicht kurz im Nebenraum zusammensetzen und gemeinsam im Team Lösungen finden. Mit einigen Tools und gegenseitigem Verständnis lassen sich jedoch auch diese Hindernisse überwinden:

So stellst du sicher, dass deine Projekte mit virtuellen Teams auf dem ganzen Globus gelingen:

1. Kulturelle Unterschiede

Auch im Business finden wir den Ausdruck unterschiedlicher Kulturen. Das Führungsverhalten, der Umgang mit Terminvereinbarungen sowie das Verhalten bei Konflikten und Diskussionen sind große Herausforderungen für globale Teams. Unterschiedliche, kulturelle Prägungen und damit verbundene Vorstellungen und Erwartungen können zu Missverständnissen während der Projektarbeit sorgen. Ein Beispiel: Während in Europa reger Austausch gern gesehen ist, gilt in Asien vielerorts das ungeschriebene Gesetz der Zurückhaltung. Hier werden gestellte Aufgaben ohne nachzufragen ausgeführt, statt bei Zweifeln eventuell kritisch hinterfragt. Informiere dich als Projektmanager vorab über kulturelle Unterschiede, um das Handeln deiner Projektmitglieder zu verstehen und besser auf sie einzugehen. Es ist deine Aufgabe, den gegenseitigen Respekt zu gewährleisten, Einfühlungsvermögen zu zeigen aber auch die Einhaltung gewisser Regeln zu fordern. Mache dir klar, welche Feiertage in den unterschiedlichen Ländern bestehen und markiere sie in den Projektplänen.

2. Projektbriefing

Dein globales Projekt-Team muss möglichst genau wissen, womit sich das Projekt beschäftigt. Mithilfe eines Briefings informierst du alle Projektbeteiligten über den Projektablauf, das Projektziel und die genauen Vorstellungen des Kunden. Denke daran, dass Anforderungen an die Qualität oder Vorstellungen zu Termineinhaltungen in den beteiligten Ländern sehr unterschiedlich ausfallen können. Indem du die notwendige Klarheit schaffst, wissen alle Projektbeteiligten, worauf es wirklich ankommt. Führe das Briefing so real wie möglich durch. Wenn ein Vor-Ort Meeting für alle nicht möglich ist, dann sorge dafür, dass man über eine Webkonferenz dabei sein kann. Zeichne die Veranstaltung auf Video auf und ermögliche denjenigen, die nicht dabei sein können, es sich später anzuschauen. Halte alle Infos für das Briefing in einem Dokument fest und sorge dafür, dass es jedem zugänglich ist. Erinnere immer wieder an diese Dokumentation.

3. Überblick für alle

Tools wie Trello, MS Planner oder Asana ermöglichen deinem virtuellen Projekt-Team einen Überblick über alle aktuellen ToDos und ihren Status. Tasks werden eindeutig zugewiesen und führen zu einer klaren Verantwortung im Projektteam. Der Verantwortliche kann dem Tasks einen aktuellen Status zuordnen und so dem weiteren Projekt-Team anzeigen, wie weit er bei der Aufgabe bereits ist. Alle wichtigen Informationen sind jederzeit für jedes Teammitglied abrufbar und sorgen trotz der bestehenden Distanz für Transparenz.

4. Jour Fixe

Regelmäßige Jour-Fixes schaffen einen festen Ankerpunkt in der virtuellen Arbeitswelt und deinem Projektalltag. Lege einen Termin fest, der trotz unterschiedlicher Zeitzonen für alle Projektbeteiligten wahrgenommen werden kann. Für virtuelle Meetings gibt es eine Vielzahl von gut geeigneter Software. Große Unternehmen setzen of die stabile Lösung GoToMeeting von Citrix ein. Skype ist nicht nur für private Calls geeignet, sondern eignet sich auch gut für Teams. Auch Google bietet mit Hangout eine mittlerweile sehr beliebte Lösung für Onlinemeetings an.

Egal, ob online oder offline, in Jour Fixes werden wichtige Themen im Team sofort geklärt statt per E-Mail langwierig diskutiert. Wie bei Meetings in der realen Welt, sorgt ein fester Termin für Verbindlichkeit. Und auch hier gelten die Prinzipien für effiziente Meetings: Eine klare Agenda, ein fester Start- und Endtermin und Regeln, wie im Meeting diskutiert und entschieden wird. Für eine Teambindung solltest du darauf achten, dass du nicht der alleinige Gestalter solcher Sessions bist. Schaffe Raum für Vorstellung von Zwischenergebnissen durch Teammitglieder. Ein anderes Format könnte ein „Kamingespräch“ sein. Du lädst zwei wichtige Stakeholder ein und gibst Ihnen 15 Minuten für ein lockeres Zweiergespräch zu einem Projektthema, das wichtig für das Projektteam ist. Auch Jour Fixes könntest du zum späteren Anschauen aufzeichnen.

5. Dokumentenablage

Gemeinsame Dokumentenablage. Viele Unternehmen arbeiten bereits generell mit einer online abrufbaren Dokumentenablage. Diese vereinfacht den ortsunabhängigen Abruf und die Arbeit an den Dokumenten rund um die Uhr. Es kommt zu keinen Verzögerungen aufgrund fehlender Informationen und jedes beteiligte Team hat jederzeit Zugriff auf dieselben Daten und Quellen. Stelle außerdem zu Projektbeginn sicher, dass alle Informationen für das ganze Team verständlich (in der Regel auf Englisch) vorliegen und checke neue Projektdokumente immer mal wieder auf Verständlichkeit. Ermuntere dazu, dass Dokumente nicht einfach abgelegt werden, sondern gemeinsam erarbeitet werden. Die meisten cloudbasierten Dokumentsysteme ermöglichen zeitgleiches Bearbeiten, Reviews, Kommentierungen und Versionierung. Nutze dies, um Ergebnisse konsistenter und abgestimmter zu machen. Ein einfacher Tipp: Verbietet euch den Versand von Dokumenten per Email und einigt euch stattdessen darauf, Links auf das Dokument in der Cloud zu verwenden. Als Softwarelösung kann ich dir Google Drive oder Box empfehlen.

6. Kommunikation

Probiere einmal aus, bei der teaminternen Kommunikation etwas anderes als Emails zu verwenden. Mit Chatprogrammen wie Slack oder Hipchat sorgst du nämlich dafür, dass der Informationsaustausch viel aktueller, transparenter und einfacher abläuft. So schaffst du die viel kritisierte Email-Flut ab. Jedes Teammitglied kann sich in genau die Kommunikation einklinken, die für ihn wichtig ist. Über verschiedene Kanäle sorgt ihr für eine Bündelung der Themen. Jeder Beitrag kann von jedem gesehen und kommentiert werden. Die „CC-Lawine“ fällt weg. So beschränkt sich die Notwendigkeit von Emails nur noch auf den Austausch mit der externen Welt.

Fazit:

All diese Tipps werden die Zusammenarbeit deines virtuellen Projektteams rund um den Globus fördern. Dennoch musst du darauf vorbereitet sein, dass Konflikte und Probleme jederzeit entstehen können. Überall, wo Menschen zusammenarbeiten, herrscht ein gewisses Konfliktpotenzial. Dank der richtigen Kombination aus Verständnis und Einfühlungsvermögen aber auch der notwendigen Durchsetzungskraft wirst du jedoch auch diese Schwierigkeiten lösen und von den Vorteilen einer globalen Zusammenarbeit mit Sicherheit profitieren.

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