Welches ist das größte Problem von Entscheidern? Ganz oben auf der Top Ten stehen Personalentscheidungen. Dabei ist es nicht das fehlende Interesse an Deinen Stellenangeboten. Nein, es ist das Problem, dass oft ein paar Monate nach der  Einstellung eintritt: Entweder beim Arbeitgeber oder beim Projektmanager. Folge ist oft die Kündigung am Ende der Probezeit, und wertvolle Zeit und Ressourcen wurden verschendet.

Doch wie kannst Du dem vorbeugen?

1. Rollenbeschreibung

Falls es sie noch nicht gibt, erstelle eine klare Rollenbeschreibung für „Projektmanager“. Achte darauf, dass insbesondere Kompetenzen und Verantwortlichkeiten klar definiert sind. Genau wie für Rollen in der Aufbauorganisation sollte es selbstverständlich sein, dass auch Projektmanager genau wissen, was von Ihnen erwartet wird und welche ihre Befugnisse sind. Noch wichtiger ist es, dass dies auch die Kollegen in der Linie wissen. Das ist die Grundlage für Respekt gegenüber den Projektmanagern in der Firma.

2. Entwicklungspfad

Definiere einen Entwicklungspfad für Projektmanager. Gerade bei sehr projektlastigen Unternehmen ist für eine langfristige Bindung der Projektmanager an die Organisation eine Perspektive nötig. Dafür braucht es eine dritte Karriereleiter neben der Spezialisten- und Managerlaufbahn. Wie ist der Einstieg von Nachwuchs in diese Laufbahn? Welche Entwicklungsstufen kann ein Projektmanager durchlaufen? Wie sind die Anforderungen, um die nächste Stufe zu erklimmen? Ist ein temporärer Wechsel in die anderen Laufbahnen möglich und gefördert? All diese Fragen sollten sich in einem durchdachten Laufbahnmodell wieder finden. Wenn Du gleich zu Beginn Deine Personalabteilung einbindest, kannst Du deinen Aufwand reduzieren und gleichzeitig nachträgliche aufreibende Abstimmungen vermeiden.

3.  Anforderungen der Kollegen

Frage Deine aktuelle Projektmanagertruppe nach ihren wichtigsten Anforderungen an die Neue oder den Neuen. Lass sie eine Liste der Eigenschaften erstellen, die ein Neuer mitbringen muss, um in Eurer Projektkultur bestehen zu können.

4. Fach-Knowhow keine Priorität

Stelle die fachlichen Anforderungen hinten an. Je größer die Projekte sind, um so mehr tritt die fachliche Kompetenz, die nötig ist, um das Projekt nach vorne zu bringen, in den Hintergrund. Wichtiger sind methodische Skills und Führungsfähigkeit. Grenze also das fachliche Anforderungsspektrum nicht zu sehr ein. Gibt es einen Bewerbermangel an Deinem Markt, dann suche bewusst in einer anderen Branche nach Kandidaten, die bereit sind, ein neues Metier kennen zu lernen.

5. Hire for attitude, train for skills.

Ein altbekannter Spruch, der auch für Projektmanager gilt. Der Kandidat ist persönlich top, aber er kann kein Risikomanagement? Du bist begeistert von seinem starken Auftritt, aber er kann nur PMI statt PRINCE2, oder umgekehrt. Nimm ihn oder sie trotzdem! Eure berufliche Beziehung ist idealerweise auf mehrere Jahre angelegt. Top-Leute eignen sich die Methoden und Spezialkenntnisse, die in Deinem Unternehmen gebraucht werden, schnell an. Schneller, als Du glaubst!

6. Verschiedene Blickwinkel

Ziehe einen Projektmitarbeiter zu einem Vorstellungsgespräch hinzu, keinen Manager. Wirklich einen Mitarbeiter mit einer Sachaufgabe, ohne irgendeine Verantwortung für das Projekt. Am besten einen aus dem Kundenbereich. Lass ihn das Gespräch nicht nur beobachten, sondern lass ihn selbst Fragen stellen. Tausche Dich nach dem Gespräch mit ihm aus. Zwei Fragen solltest Du ihm nach jedes Mal stellen : „Würdest Du ihm vertrauen, wenn er Dich bitten würde,[…]? Traust Du ihm zu, auf Augenhöhe mit dem höchsten Manager Deiner Kundenorganisation zu diskutieren?

7. Ist er selbstkritisch?

Frage den Bewerber nach seinen größten Misserfolgen in seinen Projekten. Höre bei seiner Antwort genau hin. Denn es geht nicht um die Sache, sondern um die Art der Antwort: Antwortet er, er hätte keine Misserfolge gehabt, kannst Du das Gespräch getrost abbrechen. Bedenklich ist es auch, wenn er gleich all die Gründe auflistet, für die er nichts konnte. Oder wenn er sofort erklären kann, wer Schuld war – nur nicht er. Hellhörig solltest du sein, wenn er sich selbst in die Kritik mit einbezieht, und wenn er eine gute nachvollziehbare Erklärung der Ursachen darlegt. Frag ihn, wie er mit den identifizierten Fehlerursachen umgegangen ist. Strebt er nach Lessons Learned und kontinuierlicher Verbesserung? Dann hat er Potential.

8. Auch Du musst Dich bewerben

Es gibt viele Zeitpunkte und viele Branchen, in den die Selektion genau genommen auf der Bewerberseite stattfindet. Stell Dein Unternehmen vor. Mach aber weder eine Werbeshow draus, noch eine umfangreiche Auflistung der aktuellen Projekte. Wichtig ist, ob der Kandidat emotional an Eurer Vision und Eurer Projektkultur andockt. Schildere die Vision Eures Unternehmens, warum gibt es Euch, welchen Nutzen schafft Ihr für die Gesellschaft. Was macht Eure Kultur und Eure Gemeinschaft der Projektmanager so einzigartig? Was ist Euch wichtig, welche Regeln habt Ihr? Welche Werte sind Euch wichtig? Wenn der Kandidat sich damit identifizieren kann, ist eine gute Grundlage gelegt.

9. Stelle einen Mentor

Ganz unabhängig von der Erfahrung und dem Alter des frisch eingestellten neuen Projektmanagers solltest Du ihm einen persönlichen Mentor an die Seite stellen. Ein Kollege, der ihn an die Hand nimmt, ihn in das Unternehmen und bei den richtigen Leuten einführt. Jemand, der jede vermeintlich noch so dumme Frage beantworten kann und dafür sorgt, dass ein fruchtbares Umfeld entsteht. Und: Setze ein entstandenes Vertrauensverhältnis unter den beiden nicht aufs Spiel, indem Du den benannten Mentor dann auszufragen versuchst.

10. Klarer Prüfstand

Nehmt die Probezeit ernst und setzt Euch eine 100-Tage Frist. Nicht von ungefähr werden neu eingeführte Präsidenten mit einer 100-Tage Schonfrist belegt. Etwa drei Monate sind ein passender Zeitraum, um eine Einarbeitung zu bewerkstelligen. Natürlich sollte nach dieser Zeit auch eine Wirkung der Arbeit des Neuen spürbar sein. Setzt Euch zu Beginn zusammen und definiert ein Einarbeitungsprogramm mit den nötigen Skills, Prozessen und Fertigkeiten und legt gemeinsam fest, in welchen Projekten der Neue schon welches Ergebnis erzielt haben soll. Auch zwischendurch ist eine Zwischenbilanz hilfreich. Alle 4 Wochen solltest Du in einem Gespräch dafür sorgen, dass die vereinbarten Ziele auf dem Radar bleiben und die Richtung weiterhin stimmt. Nehmt Euch nach 100 Tagen, oder, wenn es der Arbeitsvertrag vorsieht, nach drei Monaten ausführlich Zeit für ein erstes intensives Personalgespräch und schaut Euch tief in die Augen. Haben wir beide die richtige Wahl getroffen? Hier ist die letzte Gelegenheit getrennte Wege zu gehen. Ohne all die Begleitschmerzen, die beide Parteien bei einer späteren Kündigung haben.

Du siehst, um wirklich die richtigen Projektmanager um Dich herum zu haben, braucht es keine ausgefeilten Prozesse und keine teuren Recruiter. Trotzdem ist dies eine Aufgabe, die Du nicht von heute auf morgen absolvieren kannst. Die richtigen Projektmanager finden und halten ist eine strategische und kontinuierliche Tätigkeit. Aber für einen Manager mit Personalverantwortung für andere Projektmanager ist dies eine der wichtigsten Aufgaben.

Wie triffst Du Personalentscheidungen? Aus dem Bauch oder kopfgesteuert? Bei welchen Entscheidungen sind Dir mehr Fehler unterlaufen, bei den spontanen oder den wohlüberlegten? Wie stehst Du dazu, einen Recruiter zu beschäftigen? Lohnt sich das Geld, solch einen Profi einzubinden? Ich freue mich auf Dein Feedback.