8 Tipps für Projektleitfäden, damit sie wirklich verwendet werden

Gerade sitze ich im Zug auf der Fahrt zu einem Kunden.  Er ist gerade mit der Erstellung eines Projektleitfadens beschäftigt. Das Zwischenergebnis ist nicht gerade berauschend. Ich vergleiche es mit den bisher mit unseren Kunden entwickelten Leitfäden. Da fallen mir viele Diskrepanzen auf. Was sind die Empfehlungen, die ich ihm nachher geben kann?

1. Versetzen Sie sich in den Leser Ihres Leitfadens. Höchstwahrscheinlich ist es der Projektmanager. Welche Fragestellungen bewegen ihn, wenn er zum Projektleitfaden greift. Sie wollen doch, dass er ihn ganz oft in die Hand nimmt, oder? Meistens befindet er sich in einer Projektsituation, in der er eine eine Hilfestellung sucht:  Was ist als Nächstes zu tun? Welche Hilfsmittel stehen mir für meine aktuelle Aufgabe zur Verfügung? Wen muss ich einbinden? Gibt es Erfahrungswissen meiner Kollegen, das mir weiterhilft?

2. Schaffen Sie zu Beginn eine klare Struktur. Egal, wieviel Stoff schon fertig ist, wenn das komplette Inhaltsverzeichnis steht, ist jeder neue Content schnell zugeordnet.

3. Bauen Sie den Leitfaden modular auf. Der Leitfaden muss nicht wie ein Roman von Anfang bis Ende gelesen werden. Loseblattsammlung oder Zettelkasten wäre eine passendere Beschreibung

4. Benennen Sie für jedes Modul zuerst den Zweck. Es wirkt Wunder, wenn man sich zunächst darüber Gedanken macht, wofür das, was beschreiben wollen, überhaupt dient. Das gibt Orientierung und Fokus bei der Erstellung des Moduls

5. Kategorisieren Sie die Module. Es gibt ganz unterschiedliche Arten von Informationen innerhalb eines Projektleitfaden. Der Leser kann den Text dann sofort einordnen. Hier ein erster Vorschlag:

• Überblick: Damit Du den roten Faden nicht verlierst, damit Du weisst, wo Du stehst.
• Verständnis: Hier erläutern wir Grundsätzliches damit Du weisst, warum wir das so machen. Wenn Du dieses Verständnis hast, dann hast Du die richtige Einstellung für erfolgreiche Projekte
• Anweisung: So musst Du es machen. Wenn Du das nicht machst, dann verstößt Du gegen die Regeln unserer Projektvorgehensweise
• Informationen: Hier findest Du die Fakten, die Du brauchst, um zurecht zu kommen. Das sind bestimmte Formulare und Projektdokumente nebst Anleitungen, wie Du sie bearbeitest.. Ablagestrukturen unserer Projekte
• Hinweise: Das sind Tips und Tricks, aufbereitetes Erfahrungswissen. Dahinter stecken Checklisten sowie Empfehlungen zur Anwendung bestimmter Methoden, Tools und Vorgehensweisen.

6. Verwenden Sie fleissig Querverweise (Links). Informationen werden nur dann zu Wissen wenn sie an der richtigen Stelle verfügbar sind. In der Zugänglichkeit steckt also ein weiterer enormer Wert. Tags, Links und Suchfunktionen sind dafür die richtigen Hilfsmittel. Ich empfehle die Verwendung eines Wiki.

7. Bilden Sie ein Redaktionsteam. Beteiligen Sie mehrere Experten an der Erstellung des Leitfadens. Das sorgt dafür, dass die Erstellung schneller geht und trägt zu höherer Akzeptanz bei. Achten Sie dabei aber auf klare Regeln und diszipliniertes Arbeiten. Viel abschauen kann man sich dafür bei echten Redaktionsprozessen.

8. Lassen Sie den Leitfaden sukzessive entstehen. Der wichtigste Tip zum Schluss. Trauen Sie sich, mit einer 30%-Inhalt Lösung an den Start zu gehen. Der Leitfaden muss ohnehin erprobt werden. Wenn der Struktur und Überblick und erste Teile der Projektdurchführung beschrieben sind, dann reicht das völlig aus. Sie schaffen so einen schnellen Nutzen und installieren schon ganz früh die notwendige Feedback-Schleife. Ganz nach unserem SmartPM-Ansatz.