Es ist schon ein schönes Gefühl, gebraucht zu werden. Toll zu wissen, dass es ohne Dich nicht läuft. Na gut, Du musst ständig verfügbar sein und auch mal Feuerwehr spielen. Aber das nimmst Du gerne in Kauf.
Geht es Dir so? Dann bist Du der Projektheld, um den es in diesem Blogbeitrag geht. Ich zeige Dir, wie Du mit Projektmodellen Deinen Kollegen noch besser helfen kannst – und dann kannst Du auch mal ohne Handy in den Urlaub gehen.
Dies ist der zweite Teil der kleinen Serie „Der gefährliche Ruf nach Standards“. In dieser Serie beschäftige ich mich mit der Frage, wo es sich lohnt, Gleichklang zu erzeugen und wo unnötige Bürokratie erzeugt wird. Der erste Teil beschäftigte sich mit den Vorteilen der Etablierung gemeinsamer Erfolgsprinzipien. Im zweiten Teil möchte ich mich der Schaffung von Projektmodellen widmen.
So nicht
Damit meine ich nicht die krampfhaften Versuche, den gesamten Ablauf eines Projektes in ein Zwangskorsett zu pressen. Solche strikten Vorgaben sorgen nur dort für Effizienz, wo sich Prozesse tausendfach wiederholen: Zum Beispiel bei Rechnungsfreigaben oder bei Serviceaufträgen. In Projekten hat dies meiner Ansicht nach nichts zu suchen. Projekte brauchen Luft zum Atmen, Freiräume für kreative Ansätze und die Möglichkeit, abseits von Formularen und Dokumententemplates etwas auszuprobieren.
Der gemeinsame Erfahrungsschatz
In Projekten schlummert enormes Potenzial für höhere Effektivität. In vielen Unternehmen sind Projektmanager jedoch Einzelkämpfer mit ihrem eigenen Schatz an Erfahrungen und ihrer eigenen Vorgehensweise. Das gesamte Wissen schlummert in den Köpfen dieser Einzelhelden. Mit Projektmodellen sorgst Du dafür, dass der Schatz gehoben und zum gemeinsamen Erfahrungsschatz der Projektcommunity Deiner Firma wird.
Inhalt
Projektmodelle sollten jeweils für Projekte mit ähnlichem Inhalt erstellt werden. Sie sind charakterisiert durch eine gleiche Herangehensweise und durch sich wiederholende Arbeitspakete. Sie beinhalten typischerweise:
- Projektart
- Phasenmodell. Eine Beschreibung der Phasen und der Entscheidungen, die beim Phasenübergang getroffen werden. Beispielsweise könnten die Phasen für ein Projektmodell „Systemeinführung“ so benannt werden: Startup, Initiierung, Konzept, Prototyp, Migration, Rollout, Handover.
- Besondere Rollen, die in diesem Projekttyp besetzt werden sollten.
- Erfahrungen, die bisher in diesen Projekten gesammelt wurden. Dazu gehören Hinweise auf Stolperfallen, Risiken und Issues, die in Vorprojekten eingetreten sind.
- Eine Bibliothek mit Arbeitspaketen. Die Bibliothek enthält typische Arbeitspakete mit allen good practices für genau diese eine Art von Projekten. Das beinhaltet Vorgehensweisen, Vorlagen für fachliche Ergebnisse (z.B.: Migrationskonzept), natürlich mit dazugehörigen Beispielen, Aufwandsschätzungen, und auch hier wieder gesammelte Erfahrungen.
So gelingt es
Projektmodelle entstehen nicht in einer Hauruck-Aktion. Am besten gelingen sie, wenn sie sukzessive entstehen. Zum Beispiel begleitend mit Projekten, die gerade ablaufen. Idealerweise hast Du in Deinem Unternehmen eine Stabsstelle für Projekte, so etwas wie eine Projektheimat, ein Center of Excellence. Dort liegt die Verantwortung zur Schaffung von Projektmodellen. Mitarbeiter aus diesem Bereich setzen sich zu jedem Phasenende mit dem Projektteam zusammen. Sie sichern die bemerkenswertesten Ergebnisse dieser Phase in ein Projektmodell. Wenn es keine Mitarbeiter gibt, die die Entstehung von Projektmodellen koordinieren, dann macht es das Projektteam eben selbst. Wichtig dabei ist, dass der zusätzliche Aufwand dafür in der Projektplanung berücksichtigt ist.
Wie ablegen?
Noch ein Tipp zur Infrastruktur. Die Software, mit der Du die Projektmodelle erstellst und pflegst, sollte leicht zugänglich, gut durchsuchbar und durch möglichst viele Mitarbeiter pflegbar sein. Dafür bieten sich Wikis an. Es gibt eine Vielzahl an Plattformen für Wikis. Du kannst es auf einer reinen Wiki-Plattform wie Media-Wiki umsetzen, oder es mit Sharepoint versuchen. Wir haben in unserem Unternehmen die besten Erfahrungen mit Confluence von Atlassian gemacht.
Du siehst, Projektmodelle haben sehr viel mit „Lessons Learned“ zu tun. Gesammelte Erfahrungen werden in eine direkte Weiterverwendung übertragen. Mit Projektmodellen sorgst Du dafür, dass ihr in Projekten gleicher Art immer besser und effizienter werdet. So ist es auch kein Wunder, dass Lessons Learned auch in meinem SmartPM-Ansatz eine ganz wichtige Rolle spielen.
Kennst Du Einzelhelden in Deinem Unternehmen, ohne die ganz bestimmte Projekte nicht laufen? Was ist das Wissen, über das nur sie verfügen? Was würde sich ändern, wenn das Wissen in den Köpfen auf einmal in einem für alle verfügbaren Projektmodell stecken würde? Ich freue mich auf Dein Feedback.
