Wozu brauche ich eine produktbasierte Planung?

Nicht nur in den Trainings, sondern auch bei unseren Kunden gibt es immer wieder verwunderte Blicke, wenn wir davon reden, dass bei PRINCE2 zunächst eine produktbasierte Planung erfolgt, bevor man sich um die Aktivitätenplanung und den Zeitplan kümmert. In der Praxis fängt man oft mit einem Zeitplan an, wenn man sich über das Projekt Gedanken macht – das ist ein Weg, aber sicher nicht der Beste, um sich den Projektumfang klar zu machen.

PRINCE2 verweigert sich nicht der Aktivitätenplanung und erstellt als Ergebnis der Planung immer auch einen Zeitplan, der Startpunkt ist jedoch ein anderer. Zunächst muss beschrieben werden, was im Projekt erstellt werden soll. Alle Liefergegenstände (Deliverables), die für das Projektergebnis wichtig sind, werden hier als Produkte bezeichnet. Wichtig ist es, im ersten Schritt mit den Entscheidern zu definieren, wann das Projekt fertig ist und dies zu beschreiben. Geht es um die Entwicklung neuer Geschäftsprozesse, so kann man Endprodukt „Beschriebene neue Geschäftsprozesse“ sein, oder „An allen 15 Standorten implementierte Geschäftsprozesse“ – an diesem Extrembeispiel wird klar, wie wichtig eine klare Abgrenzung ist, um dann das Projektbudget und die -planung darauf abzustimmen.

Hat man sich auf ein Endprodukt festgelegt, gilt es, dies in einzelne Produkte aufzubrechen (Produktstrukturplan), ein gemeinsames Verständnis über die Ausgestaltung der einzelnen Produkte zu erzielen (Produktbeschreibungen) und die Abhängigkeiten der Produkte aufzunehmen (Produktflussdiagramm). Damit schaffe ich mir einen Überblick über mein Projekt, kann jetzt die Aufwände zur Erstellung der einzelnen Produkte schätzen, die benötigten Aktivitäten und Ressourcen ermitteln und einen Zeitplan erstellen.

Das hört sich logisch an, aber wie oft passiert es in der Praxis, das man sich erstmal Gedanken über die Aktivitäten macht und ein GANTT-Chart erstellt, ehe man weiß, was wirklich als Ergebnis erwartet wird. Und wie oft fängt man an, retrograd zu planen, d.h. vom Endtermin aus rückwärts zu planen – welche Probleme das mit sich bringt, werde ich demnächst hier beschreiben.