1-Datei-Projektakte

Wo liegt das Problem?

Das PRINCE2-Informationsmodell ist gut durchdacht und gut strukturiert. Es ist so präzise, dass es fast einem Pflichtenheft für die Erstellung einer PRINCE2-Software gleicht.

Beim Start mit PRINCE2 möchte man es sich aber nicht antun, neben der Umsetzung einer “PRINCE2-Denke” gleich noch ein Tool einzuführen. Also ist es naheliegend, die Dokumente in separaten Vorlagen abzubilden. Relativ schnell stößt man jedoch auf Begrenzungen und einen störenden Nebeneffekt: Viele Inhalte müssen von einem Dokument in andere übertragen werden. Das liegt daran, dass
* viele PRINCE2-Dokumente aufeinander aufbauen. (z.B. Projektmandat –> Projektbeschreibung –> PID)
* die Dokumente ineinander verschachtelt sind. (z.B. Produktbeschreibungen im Projektplan, dieser wiederum im PID)
* die Reports in vielen Fällen nichts anderes als Sichten auf den aktuellen Stand der Register und Protokolle sind

Was ist die Lösung?

Eine Abhilfe für kleine Projekte verschafft der Ansatz der Bündelung aller Projektinformationen in einem Dokument. Man stelle sich dieses Dokument als sich kontinuierlich füllende Projektakte vor.

Wie arbeitet man mit der Lösung?

Am Ende dieser Seite findest Du eine Powerpoint-Datei, die nach diesem Konzept erstellt ist. In kleinen Projekten reicht diese Datei als alleinige Dokumentation des Projektmanagements allemal aus.
Die Reihenfolge der Folien in der Powerpointdatei lehnt sich an der Informationsstruktur von PRINCE2 an:

Baseline | Aufzeichnungen | Berichte

• Die Baseline entwickelt sich nun in drei Stufen: Projektmandat / Projektbeschreibung / PID
• Begonnen wird auf der ersten Seite mit dem Projektmandat. Hier kann dokumentiert werden, von wem der Projektauftrag kam und wie die ursprüngliche Aufgabenstellung lautete.
• Auf den folgenden fünf Seiten können die Informationen aus der Vorbereitungsphase eingetragen werden. Zusammen mit einer sechsten Seite, einem Chart für die Projektorganisation, ist damit die Projektbeschreibung fertig. Dies ist das Ergebnisdokument anhand dessen die Initiierung des Projektes durch den Lenkungsausschuss freigegeben werden kann.
• In der darauffolgenden Initiierungsphase wird im Wesentlichem geplant. Für die Dokumentation der Planung gibt es separate Folien für einen Produktstrukturplan, für die Produktbeschreibungen und für den Projektplan.
• Weiterhin gibt es Platzhalterfolien, in denen die Festlegung für die Projektsteuerung und für die vier von PRINCE2 vorgeschlagenen Managementstrategien dokumentiert werden können.
• Wenn sich wesentliche Änderungen in der Projektdefinition ergeben, werden diese einfach auf den sechs Seiten der Projektbeschreibung aktualisiert. Damit ist das PID, die letzte Baseline für das Projekt fertig.
• Für den Projektverlauf können nun die folgenden Folien im Abschnitt Aufzeichnungen herangezogen werden. Dort findest Du Vorlagen für die wichtigsten Register und Protokolle des Projekts.
• Der Abschnitt Berichte enthält eine einfache Vorlage für einen Statusbericht. Wenn der Bericht fertig ist und veröffentlicht werden soll, kann er einfach als PDF versendet werden und an anderer Stelle abgelegt werden. So kann die Berichtsseite in der Projektakte auch immer wieder überschrieben werden.
• Ebenso kann man verfahren, wenn man den Stand der Baseline und der Aufzeichnungen festhalten möchte. Zum Beispiel bei Phasenübergängen. Einfach PDF mit einer neuen Versionsnummer im Namen erzeugen und ablegen.
• Für das Ende des Projekts ist die letzte Folie „Projektabschlussbericht“ vorgesehen. Diese bildet dann die finale Ergänzung der “Projektakte” und macht sie damit zu einer kompletten Dokumentation eines Projektes.

Ein technischer Hinweis

Die Register und die Protokolle werden als eingebettete Objekte im gleichen Dokument auf separaten Seiten gespeichert. Damit sind ganz bequem alle Projektinformationen an einer Stelle abgelegt. Das kann aber auch einen Nachteil haben; Je mehr Teammitglieder an der Projektakte mitarbeiten, umso bedeutsamer wird die Einschränkung, dass immer nur eine Person an der Datei arbeiten kann

Und ein letzter Tipp, mit dem Du enorm viel Zeit sparen kannst

Mit dieser Projektakte in Powerpoint kannst Du auf die separate Erstellung von Lenkungsausschuss-Präsentationen verzichten. Powerpoint bietet die Möglichkeit, die Folien einer Präsentation in unterschiedlichen Zusammenstellungen darzustellen. Dabei können Folien nicht nur aus- und eingeblendet werden, sondern es kann auch eine vollkommen neue Reihenfolge festgelegt werden. Diese Möglichkeiten eröffnen sich Dir in Menüpunkt Bildschirmpräsentation / zielgruppenorientierte Präsentationen. So kannst Du dem Lenkungsausschuss mit der Projektakte immer die aktuelle Baseline, den Stand der Register und den aktuellen Arbeitsstand präsentieren. Individuelle Entscheidungsfolien kannst nach Bedarf noch am Ende ergänzen.

Und jetzt die Powerpoint-Datei für die Projektakte light:

Projektakte herunterladen

Ich freue mich, wenn Du Deine Erfahrungen in der Anwendung der Projektakte mit den anderen Lesern teilst.