10 Tipps für ein erfolgreiches Projektmanagement – Teil 1

„Behalte Dein Wissen nicht für Dich – Teile es mit anderen Projektmanagern!“ Diese Anregung liegt mir persönlich sehr am Herzen. Denn unser gemeinsames Ziel ist ein erfolgreiches Projektmanagement und theoretisch wissen wir ja, wie das geht. Die Realität sieht jedoch häufig anders aus. Stress und Unsicherheit durch Termindruck, Kostenüberschreitung, unklare Kommunikation oder aufgesetzte Scheuklappen sind die Folge. Damit das nicht passiert, möchte ich Euch 10 Tipps mit auf den Weg geben.

Diese Anregungen sind kein Versprechen, dass Projekte immer perfekt laufen. Sie garantieren aber, dass einige Fehler gar nicht erst passieren. Heute starten wir mit den ersten 5 Tipps. Ich wünsche Euch viel Spaß beim Lesen und Reflektieren!

1. Behalte alle Veränderungen im Auge

In jedem Teammeeting, in jedem Kundengespräch solltest Du alle neuen Informationen mit den festgelegten Rahmenbedingungen und dem Status Deines Projektes abgleichen. Alles, was Einfluss auf Euren Plan haben kann, sollte näher bewertet werden. Dies können Änderungen an den Kundenanforderungen, ein Ausfall eines Teamkollegen oder auch neue Erkenntnisse in der Projektarbeit sein. Bei der Betrachtung solltest Du die Konsequenzen auf Dein Projekt bewerten, Dir Optionen überlegen und entscheiden, wie ihr im Projekt damit umgeht. Diese Vorgehensweise sollte wiederholbar festgelegt sein. Merke: Änderungen sind normal. In der Realität hat auch der beste Plan keinen Bestand. Deine Aufgabe als Projektmanager ist es also nicht, am Plan festzuhalten, sondern in einer permanent sich verändernden Umgebung den Überblick zu behalten und das Projekt anzupassen.

2. Bringe Kunde und Team zusammen

Als Projektmanager bist Du meistens der wichtigste Ansprechpartner des Kunden. Du kannst am besten abschätzen, welche Erwartungen an Dich und das Projekt gestellt werden. Auch kennst Du die Prioritäten Eures Kunden am besten. Deine Teamkollegen verfügen zumeist nicht über diesen Einblick und sind daher auf Deine Einschätzungen und Deine Informationen angewiesen. Wenn Du Gespräche mit dem Kunden hattest, erwarte nicht, dass Deine Mitarbeiter Gedanken lesen können. Dinge, auf die der Kunde Wert legt, müssen verständlich und klar dokumentiert zur Verfügung gestellt werden. Halte Meilensteine und Zeitvorgaben für Dein Team und für den Kunden transparent. Ermutige Dein Team regelmäßig, Updates an den Kunden zu kommunizieren und Status und Erreichbarkeit der Meilensteine darzustellen.

3. Sei freundlich, aber bestimmt, nutzenfokussiert und kundenorientiert

Dieser Punkt betrifft Deine Persönlichkeit. Sei in privaten Gesprächen mit Kollegen freundlich und empathisch. Signalisiere jedoch klar, dass geschäftliche Belange stets Vorrang haben. Fokussiere Dich auf den Kundennutzen des Projekts und hilf anderen, diese professionelle Haltung ebenfalls einzunehmen. Fokussierung auf den Nutzen und die Qualitätserwartungen der Kunden sind für den Erfolg eines Projektes unerlässlich. Wenn nötig, müssen Deine Mitarbeiter auch mal Überstunden leisten oder Urlaube verschieben. Selbstverständlich gilt das Gleiche auch für Dich. Erlaube Deinem Team, Fehler zu machen. Und noch wichtiger, halte sie dazu an, aus den Fehlern zu lernen. Betrachte Eskalation als ein notwendiges Instrument zur Einbindung Deiner Entscheider bei  gravierenden Abweichungen. Kommuniziere in solchen Situationen objektiv, aber einfühlsam.

4. Halte den Projektplan aktuell

Schaffe zu Beginn einen Master-Projektplan. Er zeigt Euch den Weg, gibt Euch Orientierung und ist die verlässliche Basis all Euren Tuns. Sorge deshalb dafür, dass er immer aktuell ist. Die Ziele und Vorgaben für das Projekt sollten für alle transparent und zugreifbar sein. Alle Aufgaben und Aufträge, die zu erledigen sind, sollten in ihrem Status für jeden verfolgbar sein. Richte Dein Augenmerk auf unklare Anforderungen, auf potentielle Gefahren und auf Ressourcenfresser.

5. Schaffe eine schlanke und aktuelle Projektablage

Schaffe ein übersichtliches Ablagesystem und stelle sicher, dass Veränderungen und Fortschritte auch tatsächlich einfließen. Die Arbeit mit der Projektablage darf keine Belastung sein. Wichtigste Aufgabe ist die Unterstützung von Kommunikation und Zusammenarbeit. Dein Team und auch Projektneulinge sollten mit der Ablage den Stand und die Historie des Projekts schnell und einfach nachvollziehen können.

Das waren die ersten 5 Anregungen, die meiner Erfahrung nach die Qualität von Projekten steigern und ein erfolgreiches Projektmanagement in greifbare Nähe rücken lassen. Im nächsten Blogbeitrag werde ich Euch den zweiten Teil unserer Serie „10 Tipps für ein erfolgreiches Projektmanagement“ vorstellen.

Bis dahin die Frage an Euch: Welches sind Eure persönlichen Do´s bzw. Dont’s für erfolgreiche Projekte? Habt ihr Erfahrungen, wenn die genannten Kriterien nur unzureichend erfüllt sind? Wie habt ihr persönlich diese Hürden genommen? Ich freue mich auf Euer Feedback!

 
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