10 Tipps für ein erfolgreiches Projektmanagement – Teil 2

Im letzten Blogbeitrag habe ich Euch die ersten 5 Tipps für erfolgreiches Projektmanagement vorgestellt. Heute möchte ich Euch weitere Anregungen mit auf den Weg geben. Wie bereits im letzten Blog erwähnt, sind diese Tipps kein Versprechen, dass Projekte immer perfekt laufen. Sie garantieren aber, dass einige Fehler gar nicht erst passieren. Außerdem zeigen sie, wie wichtig das richtige Verständnis der Rolle des Projektmanagers ist.

6. Du bist nur ein Dienstleister

Es mag lobenswert sein, wenn Du Dich mit dem Projekt identifizierst. Vielleicht betrachtest Du es sogar als Dein Baby. Deine Motivation strahlt positiv auf Dein Team und die Stakeholder aus. Dennoch solltest Du Dich in Deiner Rolle als Projektmanager wie ein neutraler Dienstleister verhalten. Es ist nicht Dein Projekt, es ist das Projekt Deines Auftraggebers. Achte darauf, den Projektstatus immer objektiv darzustellen. Berichte über Ergebnisse anstatt über Erwartungen. Risiken gehören ganz selbstverständlich zur Berichterstattung dazu. Halte auch schlechte Nachrichten nicht länger als nötig zurück.

7. Ergebnisse zählen

Als Projektmanager hast Du viele Rahmenbedingungen einzuhalten. Es geht um Zeiteinhaltung, um Budgettreue, um limitierte Ressourcen, um Schnittstellen und vieles mehr. Am Ende bleibt vom Projekt lediglich das Ergebnis übrig. Und dabei zählt die Qualität. Meine einfache Definition von Qualität lautet: „Die Erwartungen des Kunden werden erfüllt“.
Setze also darauf den Fokus. Hinterfrage bei jeder Entscheidung, wie die Projektqualität beeinflusst wird. Bei Qualität gibt es keine Kompromisse. Dein Kunde ist der Maßstab. Jede Auslieferung muss passen. Sie muss überprüft fehlerfrei sein. Eine einwandfreie Funktion muss gegeben, alle Eigenschaften erfüllt sein. Einschließlich Rechtschreibung! Sorge dafür, dass sich dieser Qualitätsanspruch im ganzen Projektteam durchsetzt.

8. Sei vor Ort

Dein Schreibtisch ist nicht Dein wichtigster Arbeitsplatz. Dein Platz ist immer der Ort des Geschehens. Wenn ein wichtiger Workshop mit dem Kunden ansteht, sei dabei. Zumindest am Anfang oder am Ende bei der Zusammenfassung. Lasse Dich wenigstens einmal täglich bei jedem Teammitglied blicken, rede mit Deinem Kollegen. Frag, wo Du helfen kannst. Anstatt Projektprobleme in stundenlangen Meetings zu analysieren, gehe vor Ort und schau Dir das Problem an.

9. Integriere den Kunden

Nur eine regelmäßige, offene Kommunikation mit Deinem Kunden schafft Vertrauen und Sicherheit – auf beiden Seiten. Sorge für einen festen Ansprechpartner auf Kunden- oder Fachseite. Richte ein Jour Fixe ein, das ihr sklavisch einhaltet. Mache Deinen Ansprechpartner zu Deinem Vertrauten.
Auch Dein Projektteam sollte eng und kontinuierlich mit dem Kunden kommunizieren. Ideal ist eine gemeinsame Projektarbeit, am besten in einem Raum. Wenn das nicht möglich ist, verwendet Skype, Google Hangout oder andere Systeme für Webkonferenzen.

10.  Sammle kontinuierlich Erfahrungen

Etabliere eine Kultur für Feedbacks und Erfahrungen. Zwei wesentliche Regeln gehören dazu: 1. Fehler machen ist erlaubt. 2. Fehler wiederholen ist verboten.
Ermuntere Dein Team immer und immer wieder zur Reflektion des Erlernten. Die Zauberfrage lautet: „Was haben wir gelernt, damit wir es beim nächsten Mal noch besser machen können?“. Stelle diese Frage bei jeder Gelegenheit. Natürlich am Ende des Projektes, und auch am Ende einer jeden Phase, aber auch beim Abschluss eine Arbeitspakets, nach der Lösung eines Problems. Ja sogar am Ende eines jeden Meetings.

Abschließend freue ich mich, wenn ich Euch mit meinen persönlichen Erfahrungen weiterhelfen und Euch ein paar Tipps für erfolgreiches Projektmanagement geben konnte. Nun meine Fragen: Passen diese Tipps für alle Arten von Projekten? Wo kommt es auf zusätzliche Qualitäten an? Kann eigentlich jeder ein guter Projektmanager werden? Wenn nein, welche Voraussetzungen braucht es dafür?
Ich bin gespannt auf Eure Rückmeldung und Euer Feedback!