Die 7 Prinzipien von PRINCE2 verständlich erklärt

Ein sehr nützlicher Teil der Best Practice-Methoden des britischen Cabinet Office ist die Beschreibung der Prinzipien. Diese sind nämlich die Erfolgsfaktoren der Anwendung dieser Best Practices. Sie bilden das Fundament der Methodenbeschreibungen und sind das Mindset dieser Methoden. Im folgenden möchte ich in einfachen Worten die Prinzipien von PRINCE2 darlegen.

Lernen aus Erfahrungen

Immanentes Ziel des Projektmanagements ist es, immer besser zu werden, um die Planungsgenauigkeit zu verbessern, die Ergebnisqualität und Effizienz zu erhöhen und die Zufriedenheit der Beteiligten sicher zu stellen. Es ist daher grundlegender Bestandteil der Projekte, Erfahrungswerte vergangener Projekte zu nut­zen und selbst neue Erfahrungswerte zu sammeln, um diese wiederum den aktuellen und zukünftigen Projek­ten zugänglich zu machen.

Definierte Rollen und Verantwortlichkeiten

Projekte erzeugen nur dann unter Zeitdruck und beschränkten Ressourcen den anvisierten Nutzen, wenn erstens alle Beteiligten ihre Aufgaben, Befugnisse und Verantwortlichkeiten kennen und zweitens ihre Inte­ressen berücksichtigt werden. Deshalb werden für jedes Projekt eindeutige Rollen und Verantwortlichkei­ten definiert, in der die Interessen des Unternehmens, der Benutzer und der Lieferanten vertreten sind.

Steuern über Management-Phasen

Die Rahmenbedingungen eines Projektes können sich im Verlauf ändern. Nicht immer gelingt es, die zu Beginn geplanten Termine, Kosten oder Ergebnisse einzuhalten, denn eine detaillierte Planung ist nur für einen überschaubaren Zeitraum aussagekräftig. Daher wird ein Projekt in Phasen unterteilt, um den Planungshorizont zu verkürzen. Eine sinnvolle Projektplanung umfasst eine übersichtliche Grobplanung für das Gesamtprojekt und einen detaillierten Plan für die anstehende Phase. Die Unterteilung in Phasen wird nicht nur für die Planung genutzt, sondern auch für die Steuerung. Jeweils am Ende einer Phase wird der Fort­schritt geprüft und entschieden, ob es sich lohnt, das Projekt weiterzuführen. Je nach Priorität, Risiko und Komplexität kann das Management enger (kürzere Phasen) oder weniger eng (längere Phasen) in die Projektsteuerung mit einbezogen werden.

Steuern nach dem Ausnahmeprinzip („Management by Exception“)

Um Abstimmungen und Entscheidungen schnell und effektiv treffen zu können, werden für jedes Projekt angemessene Entscheidungs- und Führungskompetenzen delegiert. Es werden Toleranzen festgelegt, die für das Projektteam Handlungsspielraum festlegen. Solange sich das Projekt innerhalb der Kompetenzen und Toleranzen bewegt, ist keine Einbindung höherer Ebenen erforderlich. So ist sichergestellt, dass Entschei­dungen immer auf der richtigen Ebene getroffen werden.

Produktorientierung

Zweck eines Projekts ist es, die Erwartungen aller Beteiligten im Rahmen des Business Case zu erfüllen. Die Beteiligten wiederum erwarten, dass das Projekt bestimmte Ergebnisse liefert. Deshalb ist PRINCE2 produktorientiert, Die Aktivitäten leiten sich danach daraus ab. Die wichtigsten Produkte werden in der Initiierungsphase des Projektes grob definiert und so beschrieben, dass dem Lenkungsausschuss klar ist,  was der eigentliche Inhalt und Umfang des Projektes sein wird. Zu jedem Phasenübergang werden alle für die Phase benötigten Produkte so genau beschrieben, dass eine unmissverständliche Erstellung der Produkte möglich ist.

Anpassen an die Projektumgebung

Vor Projektstart werden die Steuerungsmittel des Projektmanagements auf die Komplexität, Größe und Bedeutung des Projekts angepasst. So wird kein überflüssiger Overhead generiert, gleichzeitig ist aber  der Erfolg des Projekts weiterhin sichergestellt. In der Projektleitdokumentation des Projekts beschreibt der Projektmanager, wie die Methode angepasst ist, damit sich alle Beteiligten über die Anwendung im Projekt im Klaren sind. Richtschnur für die jeweilige Anpassung sind die 6 anderen Grundprinzipien sowie die Vorgaben aus der Projektkategorisierung.