PID steht für Project Initiation Documentation (Projektleitdokumentation) – Hier erfährst Du, worauf es ankommt.
Wer, wie, was? Wieso, weshalb, warum? Tausend Fragen stürzen vor und während eines Projekts auf Dich ein. Nicht alle kannst und sollst Du sofort beantworten. Du solltest aber wissen, welche die wichtigsten Fragen sind, die vor der Umsetzung unbedingt beantwortet sein müssen. PID lautet bei PRINCE2 das Zauberdokument, das Deinen Projekten eine stabile Basis verleiht. Was sind die wichtigsten Fragen, auf die ein PID Antwort geben soll?
Die Projektleitdokumentation (PID) ist eines der wichtigsten Dinge in PRINCE2-Projekten und bildet eine verlässliche Projektbasis. Es definiert detailliert den Nutzen des Projekts, seine Zielsetzung, den zeitlichen Ablauf sowie die durchzuführenden Maßnahmen. Das PID stellt eine Art Zielvereinbarung zwischen Projektteam und den Entscheidern dar.
Leider nehmen sich nur wenige PRINCE2-Projektmanager Zeit, ein detailliertes PID zu verfassen. Die meisten entwerfen ein Dokument, welches viel zu allgemein und inhaltlich zu wenig aussagekräftig ist. Dabei ist das Verfassen einer Projektleitdokumentation kein Lottospiel, bei dem wahllos die Kreuzchen gesetzt werden, um danach Vollzug melden zu können. Vielmehr muss ein PID klar Auskunft über Logik und Zielsetzung des Projekts geben. Es sollte dabei folgende Fragen beantworten:
1. Warum machen wir das Projekt?
Es ist wichtig zu verstehen, warum das Projekt erforderlich ist und aufgesetzt wird. Welche Motivation steht hinter dem Projekt und welches Ziel soll erreicht werden? Ein guter Projektmanager sollte alle Hintergründe, Zusammenhänge und den gesamten strategischen Kontext des Projekts kennen und darf nicht nur ausschließlich daran interessiert sein, ein Ergebnis abzuliefern. –> Nutzen im Business Case
2. Was sollen wir liefern?
Ein gutes PID stellt Machbarkeiten und Spielräume, Rahmen und Grenzen des Projekts so exakt und detailliert wie möglich dar. Verdeutlicht werden sollten sie in gut visualisierten Darstellungen, beispielsweise durch Diagramme und Projektstrukturpläne. Das PID enthält darüber hinaus exakte Messgrößen, um Erfolgsfaktoren zu definieren, nach deren Erreichen das Projekt formell bewertet werden kann. —> Projektziele, Produktbeschreibung des Endprodukts, Projektplan
3, Wer ist verantwortlich?
Es ist wichtig, die Rollenverteilung innerhalb eines Projekts genau zu definieren – vom Projektentscheider (Auftraggeber) über den Leiter des Projektteams (Projektmanager) bis hin zu unterstützenden Rollen. Ebenso muss klar ersichtlich sein, wer die Hauptverantwortung trägt und dem Projekt vorsteht. –> Projektorganisation
4. Welche Methoden verwenden wir?
Für eine erfolgreiche Projektarbeit muss die richtige Methode gewählt werden. Macht ein sequentielles Modell, wie beispielsweise das Wasserfallmodell, oder eine agile Methode Sinn? Wie sieht die Kommunikationsstrategie mit den wichtigsten Interessensparteien aus? Wie wird das Qualitätsmanagement implementiert? Wie können Risiken, Issues und Änderungen in einem überschaubarem Rahmen gehalten werden? —> Projektlösungsansatz, Managementstrategien
5. Wie sieht der Zeitplan aus?
Nur im Falle einer sequentiellen Vorgehensweise verfügt das Projekt bereits in einer frühen Phase über einen detaillierten Zeitplan. Bei einem agilen Ansatz ist es vollkommen ausreichend, einen groben Zeitplan zu erstellen, in dem Meilensteine und die Projektphasen skizziert sind. Auch hier bietet sich eine Visualisierung als Roadmap an, um die Informationen greifbar zu vermitteln. Je visueller die Projektleitdokumentation aufgebaut ist, umso verständlicher ist es. —> Projektplan
6. Wie steht es mit Risiken, Problemen und anderen Einschränkungen?
Projekte scheitern oft an unvorhersehbaren Dingen. Risiken müssen deshalb so früh wie möglich identifziert werden. Ein PID sollte die „Top 10 Risiken“ darstellen, Verantwortlichkeiten zuteilen und Gegenmaßnahmen definieren. Besonderes Augenmerk ist von Anfang an auf bestehende Einschränkungen und Abhängigkeiten zu legen, da sich diese im Verlauf meist als Risiken herausstellen. –> Risiken im Business Case
7. Wie hoch sind die vorhersehbaren Kosten?
Die im PID aufzunehmende Kostenkalkulation sollte so exakt wie möglich sein und eine Auflistung der planbaren Ausgaben und des zu erwartenden Budgetbedarfs beinhalten. Ebenfalls sollte festgehalten sein, wie das Team zu seinen Einschätzungen gekommen ist und in welchem Rhythmus der Kostenplan überprüft und angepasst wird. –> Projektplan
Die Erstellung der Projektleitdokumentation sollte nicht durch eine Einzelperson sondern, so weit wie möglich, durch das gesamte Team erfolgen. Denn an Ende ist es genau dieses Team, das den Löwenanteil der Arbeit leisten wird. Das PID sollte verständlich für alle Leser erstellt sein. Zu viel Fachchinesisch ist zu vermeiden, das schreckt nur ab.
Ein letzter Tipp am Ende:
Das PID sollte nicht einfach per Email verschickt werden. Glaube ja nicht, dass jeder Entscheider die Email sofort liest und deren Inhalt versteht. Viel besser ist, in Meetings mit den Entscheidern die wichtigsten Schwerpunkte des PID durchzugehen und zu erläutern.
Wie sieht Dein ideales PID aus? Welche Elemente sind aus Deiner Sicht besonders wichtig? Wie stabil ist nach Deiner Erfahrung ein PID im Projektverlauf? Ist es möglicherweise nur Makulatur und nicht wert, erstellt zu werden?
