Qualitätskontrollpfad von PRINCE2 verständlich erklärt

PRINCE2 bezeichne ich oft als dokumentierter gesunder Menschenverstand. Manchmal gibt es jedoch Inhalte, die machen es uns nicht leicht. Zum Beispiel das Thema Qualität. Enorm nützlich, um Projektkunden glücklich zu machen. Aber in PRINCE2 gespickt mit sperrigen Begriffen und einer trockenen Darstellung. Man kann es aber auch griffiger machen.

In unseren 5Star*-Trainings wollen wir den Teilnehmern PRINCE2 so näher bringen, dass sie jeden Ansatz und jedes Dokument auch wirklich verstehen und bewerten können. Nur so gelingt die wirkungsvolle Anwendung im Alltag. Beim Thema Qualität ist das schon eine Herausforderung. Die Begriffe Qualitätsprüfungstechnik oder Qualitätskontrollpfad sind alles andere als selbsterklärend.

Das folgende Video richtet sich an alle, für die das Thema Qualität in PRINCE2 immer noch Fragezeichen aufwirft. Nimm Dir 10 Minuten Zeit zum Anschauen des Videos. Dort bringe ich Dir das Thema Qualität anhand eines Beispiels auf verständliche Weise näher. Vielleicht wirst Du danach ja sogar ein Fan des Qualitätskontrollpfades sein.

Wie wird in Deinem Projekt mit dem Thema Qualität umgegangen? Eher unbewusst, nur mit einem gemeinsamen Verständnis und Qualitätsanspruch? Oder verwendet ihr konkrete Managementinstrumente, um genau zu der Qualität zu gelangen, die der Kunde sich wünscht? Ich freue mich auf Deine Kommentare.

Text zum Video:
Der PRINCE2 Qualitätskontrollpfad

Auf der Grafik im Video sehen Sie den Original-Ausschnitt aus dem PRINCE2-Handbuch, wie dort dort sogenannten Qualitätskontrollpfad erläutert wird. Darauf sind viele verschiedene Begriffe enthalten. Das meiste ist gut und richtig und führt letzten Endes auch zu guter Qualität. Sie sehen sehr oft das Wort Produkt, denn wir arbeiten in PRINCE2 sehr produktorientiert. Das ist eins der PRINCE2-Grundprinzipien, weil es hier wirklich um Produktqualität geht.

Aber ich hadere ein bisschen mit einem Punkt, nämlich mit der Form der Darstellung. Das ist nicht geeignet, um Mitarbeiter, Projektmitarbeiter und Projektmanager für Qualität zu begeistern. Aus dem Grund verwenden wir in unserem PRINCE2 5Star*-Training auch eine etwas andere Darstellung. Eine Darstellung die praxisbezogener ist, die ein konkretes Beispiel hat und anhand derer man vielleicht auch wirklich besser erkennen kann, was es denn wirklich mit Qualität in PRINCE2-Projekten auf sich hat.

Der Qualitätskontrollpfad an einem Beispiel

Im Folgenden werde ich Ihnen dieses am Flipchart erläutern. Eigentlich ist es ganz einfach. Und der Zweck von Qualität ist auch sehr schnell erklärt. Es geht nämlich nur und ausschließlich darum, unsere Projekt Kunden glücklich zu machen. Ihnen genau das zu liefern, was sie sich erträumt haben.

Wir fokussieren uns beim Thema Qualität auf die Qualität der Produkte. Die Grafik, die ich jetzt mit ihnen zusammen entwickle, enthält so ziemlich alles was im Thema Qualität von PRINCE2 enthalten ist. Der Anfang ist der Kunde, und das Ende ist der Kunde. Am Anfang steht nämlich seine Erwartung, seine Vorstellung, sein Traum. Er möchte etwas durch das Projekt realisiert haben. Nehmen wir einmal an, wir sind ein Unternehmen, spezialisiert auf die Renovierung von in die Jahre gekommenen Hotels. Ein neuer Kunde hat eine Vorstellung, wie das renovierte Hotel aussehen soll. Und das ist genau dieses hier [siehe Video].

Das ist also das, von dem wir im Projekt ausgehen. Den Ablauf des Projektes habe ich hier als „V“ dargestellt und am Ende dieses Projektes steht der Realität gewordene Traum. Als aller erstes möchte ich Ihnen noch drei wichtige Begriffe, die PRINCE2 im Rahmen von Qualität verwendet, erläutern, und das kann ich gut anhand dieses „V“ machen. Der linke Schenkel des V ist nämlich der Begriff der Qualitätsplanung innerhalb eines Projektes. Der rechte Schenkel des V wird in der Qualität-Sprache als Qualitätssteuerung bezeichnet und das, was wir hier unten sehen, ist der Begriff den wir bei PRINCE2 als Qualitätssicherung bezeichnen. Dahinter steckt nämlich die Rolle der Projekt Sicherung, die von außen auf das Projekt schaut und ob das Projekt auch die Vorgaben, die in Bezug auf Qualität für das Projekt definiert wurden, einhält.

PRINCE2 Produktbeschreibung des Projektendproduktes

Jetzt kommen wir zurück zu unserem Ausgangspunkt unseres Projektes, nämlich zu der Erwartung – dem Traum unseres Kunden. Es gilt zunächst einmal diese Erwartung niederzuschreiben. Auch ein gemeinsames Verständnis zu entwickeln, was denn der Kunde sich erträumte. Und das machen wir mit dem ersten Dokument von PRINCE2. Dieses nennen wir Produktbeschreibung bzw. Produktbeschreibung des Projektendproduktes. Hinter diesen etwas umfangreichen Namen steckt die erste Spezifikation dessen was das Projekt am Ende zu liefern hat. Das ist die Ausgangsbasis für unser Projekt.

PRINCE2 Qualitätsmanagement-Strategie

Und jetzt könnten wir natürlich unserem Team sagen: Team ihr habt verstanden was der Kunde haben möchte, gebt euer Bestes, liefert dem Kunden das Endergebnis. Das wäre aber nicht besonders effizient. Und deshalb fragen wir uns zunächst einmal, wie schaffen wir es, auf effizienter Art und Weise und auch sicher das zu liefern, was der Kunde nun als Anforderung definiert hat. Wie ist der Weg, den wir gehen müssen in der Spezifizierung, in der Detaillierung, in der weiteren Planung dessen was geliefert werden soll? Und wie ist der Weg in einem zweiten Schritt in der Bestätigung, in der Validierung, im Test dessen, was wir hergestellt haben. Das definieren wir im Vorfeld und wir schreiben das in einem Dokument dass wir in PRINCE2 die sogenannte Qualitätsmanagement-Strategie nennen. Qualitätsmanagement-Strategie definiert also, wie und auf welche Art und Weise wir bestmöglich die Produktqualität herstellen wollen.

PRINCE2 Qualitätsregister

Jetzt gehen wir in unser Projekt rein und beginnen diese Produktbeschreibung des Projekt-Endproduktes auseinander zu nehmen. Wir schauen uns also nicht nur die gesamte Hotelanlage an, sondern wir brechen es herunter in seinen Bestandteile und es entstehen immer mehr Produkte, die wir identifizieren. Und in diesen Produkten steckt auch immer Qualität drin. Da drin stecken Qualitätserwartungen dahinter, genauso wie ganz bestimmte Qualitätskriterien, die wir zu jedem Produkt auch dazu schreiben.

Wir werden auch in diesem Projekt-Beispiel natürlich noch detaillierter. Wir nehmen jetzt das Hotel auseinander. Aus dem Hotel werden jetzt Hotelzimmer spezifiziert. Es werden Einrichtungsgegenstände des Hotels definiert und die Einrichtungsgegenstände noch weiter herunter gebrochen, bis zum Beispiel aus dem Zimmer ein Bett und aus dem Bett dann eine Matratze spezifiziert wird. Und wir versuchen immer die konkreten Qualitätskriterien die Erwartung, die wir an dieses Produkt stellen, zu definieren und aufzuschreiben.

In einem Projekt können sehr viele, in unserem Beispiel-Projekt vielleicht hunderte, vielleicht sogar tausende von Produkten entstehen, und um da einen Überblick zu erhalten, was denn jetzt an Qualität wichtig ist, gibt es ein weiteres Dokument innerhalb von PRINCE2, das wir Qualitäts-Register nennen. Und in dieses Qualitäts-Register werden all die Elemente aufgenommen, die qualitätsrelevant sind. Es werden also für jedes identifiziertes Produkt die Qualitätseigenschaften mit hinein geschrieben – die sogenannten Qualitätskriterien -; genauso wie definiert wird, wann und auf welche Art und Weise diese Produkte getestet werden sollen. Das heißt in diesem Qualitäts-Register ist zunächst einmal auf der einen Seite so etwas wie ein Testplan enthalten. Und das charakterisiert im groben das Ergebnis der ersten Hälfte unseres Projektes, was wir immer weiter spezifizieren.

PRINCE2 Testdokumentation

Irgendwann haben wir jetzt den detailliertesten Grad innerhalb des Projektes erreicht. Jetzt werden die Ergebnisse hergestellt. Und das schöne wenn man so ein Qualitäts-Register vorliegen hat, ist, dass man in diesem Qualitäts-Register nachschlagen kann, wann welche Überprüfungen der Produkte durchzuführen sind. Wann also Tests stattfinden müssen und welchen Erwartungen das Testergebnis entsprechen soll. Und so werden wir im Laufe unseres Projektes immer mehr Produkte herstellen, Produkte zusammenbauen: Aus der Matratze wird ein Bett, dieses Bett wird wieder getestet, aus dem Bett wird dann ein Hotelzimmer; dieses Hotelzimmer hat auch ganz bestimmte Qualitätsanforderungen und wird auch wieder getestet. Und die Ergebnisse von diesen Tests würden wir auch im Qualitäts-Register dokumentieren. Und damit sehen wir die zweite Funktion von dem Qualitäts-Register, es ist nämlich so etwas wie eine Testdokumentation.

PRINCE2 Abnahmetest

Und dann kommen wir zum allerletzten Test. Alle Einzelbestandteile des Hotels wurden zusammengebaut. Das Hotel ist fast betriebsbereit und es würde jetzt der letzte Test anstehen. Dieses Tests nennt man oft Abnahme-Test, oder User Acceptance-Test. Man würde also die gesamt Eigenschaften dieses Projektes bzw. dieses Endergebnisses jetzt testen wollen. Und da ist man gut beraten wieder an den Ausgangspunkt des Projektes zu gehen und dort nachzuschauen, was denn die Kriterien waren, die das gesamte Hotel bzw. die gesamte Hotelanlage erfüllen soll. Anhand dieser Kriterien würde man jetzt einen allerletzten Test machen. Und wenn dieser Test erfolgreich abgeschlossen wurde, können wir einen großen Haken setzen und vielleicht haben wir noch ein klein wenig mehr geliefert, als der Kunde haben wollte und haben somit auch seine Erwartung sogar ein bisschen übererfüllt. Und damit haben wir den gesamten Qualitätskontrollpfad wie wir das in PRINCE2 nennen, auf eine anschauliche Art und Weise durchlaufen. So einfach ist das also mit dem Qualitätskontrollepfad von PRINCE2.

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