5 Tipps zum Umgang mit Projektmodellen

Denn Vorsicht: PRINCE2, Scrum, Six Sigma – alle Modelle sind falsch!

„Alle Modelle sind falsch, aber einige sind nützlich“, sagte 1976 der Statistiker George Box. Auf dieser Erkenntnis basiert der Titel dieses Beitrages. Ist dies auch der Appell an uns, alle Projektmodelle in den Mülleimer zu werfen und uns in den Projekten wieder ganz auf unsere Intuition und Erfahrung zu verlassen? Sicherlich nicht. Wenn Du Deine Projektarbeit mit Hilfe von Modellen wie Scrum oder PRINCE2 verbessern willst, solltest Du wissen, was Du von Projektmodellen erwarten kannst und was nicht.

Modelle vereinfachen die Komplexität

Die Projektrealität ist komplex. Es gibt viele Einflussgrößen und Abhängigkeiten. Das macht die Projektarbeit interessant, aber auch oftmals überraschend und schwer beherrschbar. Deshalb greifen wir so gerne zu Modellen. Denn Projektmodelle vereinfachen für uns diese Komplexität und sorgen dafür, dass wir uns sicherer fühlen.

Modelle sind Ansätze, um einen schwer durchschaubaren Sachverhalt begreifbar zu machen. Ein Beispiel: aus der Physikunterricht kennen wir noch das Bohr’sche Atommodell. Damit können Lehrer 15-jährigen Schülern Dinge erklären, die bis heute noch nicht einmal Nobelpreisträger hundertprozentig enträtselt haben. Modelle erklären vieles, aber nicht alles. Sie treffen Annahmen darüber, wie die Realität funktioniert und stellen Regeln auf, um sie abzubilden, ansatzweise. Auch in Projekten haben wir uns Modelle geschaffen:

PRINCE2 ist ein gutes Projektmodell, das die Managementaktivitäten in einem Projekt wiederholbar und begreifbar macht.

Scrum hat sich als wirkungsvolles Modell verbreitet, um die Produktentwicklung eines Teams so zu steuern, damit ein für den Kunden optimales Ergebnis herauskommt. (Agile ist übrigens kein Modell!)

SAFe ist ein sehr umfangreiches Modell, um eine ganze Organisation auf agiles Arbeiten auszurichten

Warum sind diese Projektmodelle so beliebt und unbestritten auch nützlich?

– Sie vereinfachen einen komplexen Zusammenhang
– Sie geben den Akteuren ein gemeinsames Bild und schaffen die Basis für eine Verständigung
– Sie ermöglichen es, Wissen leicht zu vermitteln
– Sie schaffen Wiederholbarkeit

Leider erlebe ich in der Wirklichkeit oft eine Verherrlichung von Projektmodellen. Hitzige Debatten über die „korrekte“ Anwendung entbrennen. „Dürfen wir denn überhaupt ein Standup durchführen, bei dem der Scrummaster nicht dabei ist?“. Oder: „Ist es denn überhaupt erlaubt, Issues und Changes in ein gemeinsames PRINCE2-Log zu packen?“ Ja, man darf. Mehr noch, man sollte. Unbedingt. Nicht genau das, was ich in den Beispielen anführe, sondern Modelle sind flexibel anzuwenden. Ansonsten erleben wir einen Methodenstreit, eine sklavische Einhaltung von etwas das, wie wir wissen, selbst unvollständig und fehlerbehaftet ist.

Welche Gefahren stecken hinter den verheißungsvollen Modellen:

1. Sie verbiegen unsere bewährte Projektarbeit. Weil sie als die reine Wahrheit angesehen werden und wir uns hineinzwängen lassen wie in einen schlecht passenden Anzug.
2. Sie versperren den Blick aufs Ganze. Es werden nur noch die Bereiche betrachtet, die das Modell abbildet. Zum Beispiel der Bereich Management bei PRINCE2 oder Produktentwicklung bei Scrum.
3. Alles andere wird ausgeblendet.
4. Sie verkommen zum Selbstzweck. Die Energie wandert mehr in das Modell als in die Projektarbeit.
5. Sie sorgen für Verschwendung von Weiterbildungsbudget. Jeder, der sich nicht laut genug wehrt, wird mit einem Training für das Modell zwangsbeglückt.

Jetzt kennst Du die Vorteile und Gefahren von Projektmodellen. Damit kannst Du Dich überlegter mit der Anwendung von PRINCE2, Scrum und Co. in Deinem Umfeld beschäftigen. Als Hilfestellung gebe ich Dir noch diese fünf Tipps mit:

5 Tipps zum Umgang mit Projektmodellen

Tipp 1: Aneignen, nachdenken und anpassen

Kein Modell passt zu 100% auf jede Umgebung. Manchmal ist es zu aufwändig, manchmal ist es aber auch zu einfach. Es kann Besonderheiten in Deinem Unternehmen geben, die das Modell gar nicht berücksichtigt. Nehme ein Modell als Grundlage und passe es auf Deine Belange an. (siehe auch den Blogbeitrag: „Warum Du PRINCE2 nicht einführen solltest)

Tipp 2: Hab Geduld

Gib Deinem Umfeld ausreichend Zeit. Das Bohr’sche Atommodell wird vom Lehrer vermittelt und die Schüler arbeiten dann damit (oder auch nicht). Mit PRINCE2, Scrum und SAFe ist das nicht so einfach. Diese Liga von Modellen beeinflussen unsere Organisation und unsere Kultur erheblich. Sie greifen in unsere Gewohnheiten, unsere Zusammenarbeit und unsere Kommunikation ein. Deshalb dauert es eine gewisse Zeit, bis sich die neue Form der Projektarbeit etabliert hat.

Tipp 3: Regelmäßige Aktualisierung

Alles unterliegt einer Entwicklung. Dein Unternehmen entwickelt sich, Deine Kunden entwickeln sich, Eure Projektarbeit entwickelt sich weiter. Deshalb solltet Ihr Eure (angepassten) Modelle auch immer wieder überprüfen. Einmal jährlich wäre gut. Ein distanzierter Blick von außen tut der Beurteilung auch gut. Mache es in Form einer Retrospektive (Scrum-Instrument zum Sammeln von Erfahrungen).

Tipp 4: Die Stärke liegt in der Vielfalt

Die meisten Projektmodelle konzentrieren sich auf einen Ausschnitt der Projektarbeit. Denke darüber nach, die Stärken von mehreren Modellen für die Verbesserung Deiner Projektumgebung zu nutzen. Viele Modelle nur in ihren Ansätzen zu nutzen, ist meistens wirkungsvoller, als ein Modell in der ganzen Breite anzuwenden. Diesem Gedanken folgt unser Framework SmartPM.

Das SmartPM-Framework als Landkarte

Es vereint die Vorteile von vielen bewährten Modellen und Best Practices zu einem Framework. SmartPM kannst Du Dir leicht über unsere Trainings aneignen.

Tipp 5: Durchdachte Mitarbeiterschulung

Es kann wohlgemeint sein, allen Mitarbeitern etwas Gutes tun zu wollen und für alle ein Training in dem gewählten Modell anzuberaumen, inklusive Zertifizierung. Das ist allerdings nicht nur ineffizient, sondern auch gefährlich (siehe Gefahren). Besser ist es, ausgewählte Mitarbeiter das Modell gründlich erlernen zu lassen (mit Zertifikat) und in einem späteren Schritt eine inhaltlich angepasste und auf die Rollen ausgerichtete Weiterbildung zu organisieren. Genau diese Vorgehensweise bieten wir auch unseren Beratungskunden an.

Projektmodelle sollten wir also keineswegs als zu schablonenhaft und unpassend ablehnen. Sie helfen uns, in der komplexen Projektwelt besser klar zu kommen. Wenn Du Dir über die Vorteile und auch die Gefahren des Einsatzes von Modellen bewusst bist, gelingt dir auch eine wirkungsvolle Anwendung ohne Bürokratie, ohne Einengung und ohne übertriebene Investitionen in Weiterbildung.

Wie ist Deine Erfahrung in der Anwendung von PRINCE2 und Scrum? Vielleicht sogar beides parallel und vereint? Ein interessanter und erfolgversprechender Ansatz. Ich freue mich auf Deine Rückmeldung hier im Blog.