Denkst Du bei Projekt-Tools auch immer nur an das Eine?

….nämlich an Software? Oder noch schlimmer, nur an Excel?
Tools sind hoch im Kurs. In Kombination mit Projektmanagement belegt das Wort in Google eine Spitzenposition. Tools verheissen schnelle und unbürokratische Hilfe. Die Euphorie ist oft schnell verflogen. Es kommt darauf an, welche Tools man einsetzt.
Dies ist der dritte Teil der kleinen Serie „Der gefährliche Ruf nach Standards“. Die ersten beiden Teile beschäftigten sich mit gemeinsamen Erfolgsprinzipien und mit Projektmodellen. Im letzten Teil widme ich mich den Tools, die in Projekten großes Potenzial haben. Eines vorab: es sind nicht die Software-Tools.

Beschränkter Ansatz

Tools werden oft gleichgesetzt mit Software. Das finde ich „beschränkt“. Ich halte es für dringend nötig, den Begriff weiter zu fassen. Im meinen Augen ist ein Tool jedes Hilfsmittel, das bei der Lösung von Problemen in Projekten unterstützen kann. So gesehen kommen auch bewährte Techniken, Methoden oder ganz einfache Vorgehensweisen in Betracht. Ich glaube auch, dass Tools in jeder Umgebung helfen können. So ist es egal, wie professionell eine Organisation mit Projekten umgeht, ob sie einen Rahmen für ihre Projekte festgelegt hat oder nicht. Wichtig ist nur, die Tools müssen ordentlich beschrieben sein und es sollte eine Hilfestellung beim Finden des geeigneten Tools geben. Damit das möglich ist, sollten wir einmal versuchen, Tools zu kategorisieren.

Software und Real Life

Ich unterscheide grundsätzlich zwei Arten von Tools. Die einen sind Software-Tools. Also, all die Instrumente, für die wir uns an unseren Rechner setzen, um sie zu verwenden. Die anderen nenne ich Real Life Tools. Diese Tools können wir sehen, erleben und meistens anfassen. Ein gutes Beispiel dafür ist unser Bluesheet. Real Life Tools haben einen großen Vorteil: Wenn man sie im Team anwendet, wird jede Aktualisierung von allen sofort registriert und kann kommentiert oder diskutiert werden. Diese Tools fördern also automatisch die Kommunikation und Zusammenarbeit. Stellen wir uns eine Aktualisierung in einer Software vor, dann bleibt diese meistens unbemerkt und eine Diskussion ist sehr unwahrscheinlich. In dieser Grafik sind Beispiele für die beiden Tool-Arten in den Zeilen zu finden. Die weitere, nun folgende Unterscheidung habe ich in den zwei Spalten dargestellt.

Kommunikation und Management

Eine zweite Unterscheidung ist beim Einsatzzweck von Tools hilfreich. Ich sehe da zwei Bereiche. Erstens, zum Management eines Projekts. Darunter fallen allen Arten von Plänen, Aufzeichnungen und Berichten. Meistens finden wir diese Tools in Software abgebildet, sei es nun Excel oder eine spezielle Projektmanagement-Software.
Zweitens, zur Unterstützung von Kommunikation und Zusammenarbeit. Dies sind all die Instrumente, deren Einsatz für Klarheit, Transparenz und Austausch sorgt und oftmals Kreativität fördert. Schöne Beispiele sind Instrumente aus agilen Ansätzen, wie Planning Poker oder Daily Standups.

Wo gibt es Potenzial?

Wenn wir an Standardisierung denken, fällt uns in den meisten Fällen der Bereich Management ein. Diesen versuchen wir dann meistens über Software zu vereinheitlichen. Die Umsetzung kann vielfältig sein, sie beginnt bei einfacher Template-Unterstützung mit Hilfe von Word oder Excel und endet bei teurer Software, die komplexe PM-Systeme abbildet, beispielsweise Clarity. Keine Frage, in vielen Projekten ist Management-Software notwendig. Sie ist in großen Projekten und großen Unternehmen unerlässlich, um die Informations- und Datenflut überhaupt beherrschen zu können.

Ich glaube, bei den Real Life Tools liegt enormes Potenzial. Sie helfen in Projekten jeder Größe. Die Einführung und Anwendung ist kinderleicht, verglichen mit Software-Tools. Weder Training noch Datenmigration ist nötig, um sie zu beherrschen. Trotzdem gibt es etwas bei der Anwendung zu beachten. Anstatt Experten in der Konfiguration von Software brauchen wir Profis, die sich auf Moderation und Facilitation verstehen. Und wir brauchen Menschen im Projektteam, die bereit sind, gemeinsam neue Formen der Zusammenarbeit auszuprobieren.

Und was ist mit der Standardisierung?

Eine einfache Sammlung verschiedener Werkzeuge für Projektkommunikation kann ein erster Schritt sein. Richtig effizient wird es dann, wenn es eine gut sortierte Werkzeugkiste gibt. Und wenn jedes Werkzeug so beschrieben ist, dass auch ein Anfänger es einfach selbst einsetzen kann. Und, wenn es einen Leitfaden gibt, mit dem wir schnell von einem Problem zum richtigen Werkzeug kommen. So eine standardisierte Werkzeugkiste wäre für mich als Projektmanager ein wahrer Traum.
Genau diesen Ansatz verfolge ich mit der SmartPM Toolbox. Sie ist gerade in der Entwicklung. Einen Vorgeschmack mit drei einsatzbereiten Tools findest Du auf der Produktseite SmartPM Toolbox.

Meine konkreten Tipps:

• erweitere Deine Sichtweise auf Tools
• unterstütze in Projekten nicht nur das Management mit geeigneten Tools, sondern auch die Kommunikation und Zusammenarbeit
• Moderation und Facilitation sind zukünftige Schlüsselqualifikationen für einen erfolgreichen Projektmanager
• schaue Dich nach Postern und Canvas für Projekte um. Sie können Workshops unterschiedlicher Form unterstützen. Es gibt sie für unterschiedliche Einsatzzwecke zum Beispiel auf openPM. Dazu gehört natürlich auch das Bluesheet.
• auch Software-Tools für Kommunikation und Zusammenarbeit sind eine lohnende Investition (Groupware und Wikis)

Hast Du Erfahrungen mit Real Life Tools? Wie würde Dein Team reagieren, wenn Du auf einmal mit neuen Instrumenten für die Zusammenarbeit ankommst? Wie überzeugst Du die Skeptiker?