Es gibt Leute, die spötteln, dass die PRINCE2-Autoren einen Vertrag mit Papierproduzenten hätten. So viele Dokumente, wie PRINCE2 vorschlägt- daraus könne ein lohnendes Geschäft werden! Ich möchte mit Ihnen ein Konzept teilen, das die Anzahl der verschiedenen Dokumente eines Projektes auf weniger als 4%! reduziert.
Wie komme ich auf weniger als 4%? Diese Zahl ergibt sich aus der Reduktion der 26 von PRINCE2 benannten Dokumenttypen auf nur ein einziges Dokument. Das Konzept ist in der Projektmanagementwelt nicht neu. In den USA gibt es eine beliebte Website, auf der der One Page Project Manager in einer Buchreihe und kaufbaren Templates vorgestellt wird. Auch für PRINCE2 kenne ich schon seit einigen Jahren eine Vorlage als Word-Datei, die von Andy Murray von outperform stammt. Aus meiner Beratungspraxis habe ich gemeinsam mit meinen Kunden bisher zwei weitere Varianten erarbeitet. Eine davon in Excel, und die jüngste nun in Powerpoint. Das Prinzip sei hiermit kurz erläutert:
Informationskonzept PRINCE2
Das PRINCE2-Informationsmodell ist gut durchdacht und gut strukturiert. Es ist so präzise, dass es fast einem Pflichtenheft für die Erstellung einer PRINCE2-Software gleicht. Nun möchte man es sich nicht antun, neben der Umsetzung einer „PRINCE2-Denke“ gleich noch ein Tool einzuführen. Also begnügt man sich damit, die Dokumenttypen in separaten Vorlagen abzubilden. Relativ schnell stößt man jedoch auf Begrenzungen und einen störenden Nebeneffekt: Viele Inhalte müssen von einem Dokument in andere übertragen werden. Das liegt daran, dass
- viele PRINCE2-Dokumente aufeinander aufbauen. (z.B. Projektmandat –> Projektbeschreibung –> PID)
- die Dokumente ineinander verschachtelt sind. (z.B. Produktbeschreibungen im Projektplan, dieser wiederum im PID)
- die Reports in vielen Fällen nichts anderes als Sichten auf den aktuellen Stand der Register und Protokolle sind
Eine Softwarelösung kann da natürlich Abhilfe schaffen und gleiche Informationen in unterschiedlicher Aktualisierung und Ansicht bereitstellen. Eine Linderung verschafft aber auch das Konzept der Bündelung aller Projektinformationen in einem Dokument. Man stelle sich dieses Dokument als sich kontinuierlich weiter füllende Projektakte vor. Beginnend mit dem Projektmandat folgen Ergänzungen bis eine Projektbeschreibung entstanden ist. Diese wird um weitere Planungsinformationen ergänzt und wächst letzendlich zum PID an. Auch die sogenannten „Records“, also die Aufzeichnungen in Form von Registern und den Protokollen lassen sich (mit gewissen Einschränkungen, insbesondere der Mehruser-Bearbeitung) im gleichen Dokument speichern. Auch für die Ablage des Projektstatusberichtes in diesem einen Dokument gibt es keine technischen Hürden. Als PDF abgespeichert wird der Status zum Berichtszeitpunkt festgehalten. Zum nächsten Berichtszeitpunkt erfolgt die Aktualisierung des vorangegangenen Berichts. Das Füllen des Abschnittes Erfahrungsbericht und Projektabschlussbericht bildet dann die finale Ergänzung dieser „Projektakte“. Handlich, konsistent und einfach. Für kleine Projekte eine absolute Anwendungsempfehlung von mir. Einerlei, ob Sie es als Text-, Tabellen- oder Präsentationsdatei anlegen.
