Die Survival Checklist – Jede Attacke im Projekt überleben

Die Survival-Checklist gehört zum Standardrepertoire in meinen Projektmanagement-Trainings. Ich wende sie an, wenn ich selbst Projekte durchführe. Wie Du weißt, ist kein Projekt vor Überraschungen geschützt. In jedem Projekt passiert ständig Ungeplantes. 

Die Liste ist vielfältig:

• Ein Produkt fällt im Test durch
• Ein wichtiges Teammitglied wird krank
• Ein Lieferant kündigt einen Lieferverzug an
• Ein Kunde wünscht eine Änderung

Für all diese Ereignisse kannst Du mit Deinem Team diese Survival-Checkliste anwenden.

Sie hilft Euch dabei, jedes dieser Ereignisse mithilfe von verschiedenen Fragen in der richtigen Reihenfolge zu beleuchten und damit zu erkennen, was das Ereignis für das Projekt bedeutet und wie Ihr am besten damit verfahren solltet.

Unter Umständen kann die Liste das Projekt retten – deshalb ihr Name. In jedem Fall sorgt sie für Klarheit zu den nächsten Schritten. Auf der folgenden Seite findest Du eine Vorlage, die Du gerne für Dein Projekt kopieren kannst.

Darauf zielen die Fragen im Einzelnen ab:

IST MIR DAS EREIGNIS KLAR?

Wenn im Projekt über etwas Neues berichtet wird, vermischt der Berichterstatter oft die Schilderung der Situation mit den Konsequenzen und notwendigen Aktivitäten.

Hier solltest Du so lange hinterfragen, bis Du weißt, worum es wirklich geht. Welches Ereignis ist tatsächlich eingetreten? Filtere alle Interpretationen und Meinungen heraus.

Mit dem klargewordenen Ereignis kannst Du auch den Typ identifizieren. Ist es „normales“ Problem. Oder ist es noch gar nicht eingetreten und damit ein Risiko. Oder ist eine Änderung an einem bereits spezifizierten Ergebnis?

IST ES DRINGLICH?

Bei aller Struktur und notwendiger Analyse ist manchmal auch erforderlich, sofort zu handeln. Wenn unmittelbar eine Aktivität anzustoßen ist, damit die Situation nicht noch schlimmer wird, dann tritt sofort in Aktion. Ganz besonders natürlich, wenn Gefahr im Verzug ist.

IST MEIN PROJEKT BETROFFEN?

Viele Ereignisse werden an das Projekt herangetragen und diskutiert. Sie bewegen zwar das Team, aber in Wirklichkeit betreffen sie nicht das Projekt.

Beispielsweise kann die Überstundenregelung für Gesprächsstoff sorgen, ist aber meistens nicht in die Verantwortung des Projektmanagers und braucht von Dir also auch nicht weiter analysiert werden.

WAS SIND DIE KONSEQUENZEN FÜR MEIN PROJEKT IN BEZUG AUF …?

Dies ist der Kern der Survival-Checklist: Du solltest zusammen mit den benötigten Fachexperten die Konsequenzen des eingetretenen Ereignisses auf Dein Projekt untersuchen. Hier solltest Du das magische Dreieck aus Zeit, Kosten und Qualität betrachten. Weitere Aspekte sind Auswirkungen auf den Umfang des Projekts (Scope) und den Nutzen. Mögliche Auswirkungen auf die Projektrisiken gehören auch dazu.

WAS SIND DIE HANDLUNGSOPTIONEN?

Im nächsten Schritt beschäftigst Du Dich mit der Lösung des Ereignisses. Wahrscheinlich fällt Dir schnell eine Lösung ein. Dennoch solltest Du mit Deinem Team über weitere mögliche Alternativen nachdenken und diese kurz hinsichtlich Aufwand und Wirkung bewerten.

WAS IST DIE BESTE OPTION?

Welche der identifizierten Optionen stellt unter Abwägung von Aufwand und Wirkung die beste Lösung dar?

WER ENTSCHEIDET?

Grundsätzlich ist in Projekten der Projektmanager der erste Entscheider. Bei manchen Ereignissen gibt es jedoch andere Personen oder Gremien, die entscheiden sollten.

Wenn es um Ereignisse geht, die stark fachlich geprägt sind, dann solltest Du den Analyseprozess begleiten. Die Entscheidung solltest Du den Experten in Team überlassen. Das stärkt ihre Motivation und ihr Selbstverständnis.

In Situationen, die gravierende Auswirkungen auf das Projekt haben könnten, solltest Du als Projektmanager sofort und vollständig an Dein Entscheidungsgremium (Lenkungsausschuss) eskalieren.

Mit den bisher erarbeiteten Ergebnissen aus der Survival-Checklist kannst Du den Entscheidern eine wunderbare vollständige Entscheidungsgrundlage geben.

ENTSCHEIDUNG DOKUMENTIEREN, UMSETZUNG ANSTOSSEN UND BASELINE AKTUALISIEREN

Sobald die Entscheidung getroffen wurde, bist in jedem Fall Du wieder an der Reihe.

Es gilt, die Entscheidung zu dokumentieren und aufzupassen, dass die Umsetzung auch tatsächlich erfolgt.

Sofern eine Entscheidung auch den Scope des Projekts oder ein wichtiges Ergebnis verändert hat, dann sollte dies auch entsprechend in den Dokumenten der Projektdefinition aktualisiert werden.

WAS HABEN WIR AUS DEM EREIGNIS GELERNT?

Jedes unerwartete Ereignis im Projekt bietet Potenzial für Verbesserungen. Solange die Situation noch frisch ist, solltest Du mit Deinem Team die Gelegenheit nutzen und Verbesserungen anstoßen.

Wenn es eine Situation mit negativem Einfluss auf das Projekt war, solltet Ihr Euch fragen, was zu tun ist, damit dieses Ereignis nicht noch einmal eintritt.

Bei allen anderen Ereignissen gilt grundsätzlich die Frage: „Was haben wir gelernt?“

Eine Vorlage für die Survival-Checklist kannst Du Dir hier herunterladen:

Diese Checkliste ist kein magisches Schutzschild, das jede Attacke abwehrt. Aber sie hilft Dir dabei, schnell und strukturiert einen Schlachtplan zu entwerfen.