Souverän planen, Erfolge erfassen, gezielt umsetzen

Wir kennen sie alle: die Euphorie des Jahresanfangs. Dieser Zauber des Neustarts, der uns das Gefühl verleiht in diesem Jahr mehr zu erreichen, weiterzukommen, es besser zu machen. Mit dieser Anleitung bekommst Du ein praxisbewährtes Tool mit dem Du als Unternehmer oder auch als Einzelperson eine einfache und wirkungsvolle Jahresplanung gestalten kannst. Alles mit nur einem einzigen (Kanban)-Board

Ziele festzulegen und planen, das steht besonders zu Jahresbeginn hoch auf der Tagesordnung.

Aber es geht noch besser!

Wäre es nicht großartig, wenn Du ein geordnetes System nutzt, klare Ziele formulierst, erfolgreich auf sie hinarbeitest und alles zu jedem Zeitpunkt transparent vor Augen hast? Egal wann! Also nicht nur zu Jahresanfang.

Wenn Du dich nicht nur fragst, wo wollen wir mit unserem Unternehmen in den nächsten Monaten dieses einen Jahres hin. Sondern wenn Du weißt, wo Du Reise hingeht, auch über das aktuelle Jahr hinaus?

Und wenn Du Deine Ziele so formulierst, dass sich zwangsläufig alles in die richtige Richtung entwickelt. Weil Du sie richtig formulierst.

Und natürlich bist Du realistisch genug. Du weißt, dass nicht alles perfekt funktioniert. Aber Du hast dieses beruhigende Gefühl in Dir. Weil Du alles so vorbereitest, um in die richtige Richtung zu arbeiten.

Aber dann fällt Dein Blick auf die lange Liste der Ideen, Projekte und Vorhaben.

Dich überkommt ein Gefühl der Resignation. Irgendwie erscheint sie nie fertig. Die Zusammenhänge sind unklar. Details fehlen. Je länger die Liste wird, desto weniger beherrschbar erscheint sie. Quälend langsam verpufft die anfängliche Euphorie. Weg ist der Zauber des Neustarts.

Hättest Du eine Flinte und stündest im Kornfeld, Du würdest sie jetzt hineinwerfen.

Es gibt so viele Wege, die Du einschlagen könntest. Wie wählst Du den aus, der zum gewünschten Ziel führt und die vielen, besonderen Faktoren berücksichtigen: die Branche, die Größe des Unternehmens, die Historie und vieles mehr…

Keine Panik – behalt die Flinte in der Hand

Zu Deiner Beruhigung: es gibt einen Weg. Die Herausforderung ist „nur“, den einen Weg zu finden und zu gehen. Aus Erfahrung wissen wir: vor genau diesen Herausforderungen stehen sehr viele in Deiner Situation. Das ist normal und völlig okay. Nun stell Dir vor, Du nutzt einen universellen Fahrplan:

• • mit klarer Struktur,
  • durchdachten Anleitungen,
  • einfache Entscheidungsprinzipien.

Er befreit Dich von den Knoten im Kopf, die Dir Schmerzen bereiten. Er vermittelt Dir ein Gefühl der Souveränität und Entschlossenheit. Und auch wenn nicht immer alle Wege klar sind und Unvorhersehbares eintritt, diese Strategie gibt Dir Motivation. Gelegentlich schüttet sie sogar eine Dosis Euphorie aus. Du gerätst nicht ins Stolpern, weil Du Dich nicht in zu kleinteiligen Zielen verhedderst.

Du planst nicht zu viel, zu lang im Voraus, weil sowieso immer etwas dazwischenkommt. Die Arbeit ist bewältigbar, so dass Ergebnisse schnell erreicht und sichtbar werden. Wenn Erfolge sichtbar werden, dann motiviert das. Darum steht all das in einer einfachen Übersicht, einem einzigen (Kanban) Board. Ganz nebenbei dokumentierst Du all deine wichtigsten Projekte. Und diese Strategie funktioniert für Dich persönlich, kleine Unternehmen oder den großen Mittelständler.

Die Lösung: das Strategy Board

Was ich nun beschreibe, habe ich für mein eigenes kleines Unternehmen konzipiert, aber auch im letzten Jahr als Berater in einem mittelständischen Vertriebsunternehmen erfolgreich eingeführt und umgesetzt.

Das Tolle daran: schon nach zwei Stunden stand die Struktur, die wichtigsten Punkte waren auf einem übersichtlichen Board festgehalten.

Nach so kurzer Zeit und in nur drei Schritten blickten wir positiv überrascht und bis in die Haarspitzen motiviert auf die erste Version einer nachhaltigen Strategie.

Die drei Schritte sind:

1. Du definierst „Major Moves“. Dies sind die wichtigsten Themen, die dein Unternehmen den Zielen der Vision und der Strategie in diesem Jahr näherbringen sollen. In welche Richtung dein Unternehmen sich in Zukunft entwickeln soll
2. Du legst messbare Zielerreichungs-Kriterien für die „Major Moves“ fest. So eindeutig und klar, dass alle wissen, ob und wann ein „Move“ sein Ziel erreicht hat.
3. Du ermittelst, was zu tun ist, um die messbaren Ziele zu erreichen. Du identifizierst die Vorhaben / Projekte, stößt sie an und verfolgst ihren Fortschritt.

Hinweis: Das Board, das ich Dir unten beschreibe, stelle ich Dir als Vorlage in Trello zur Verfügung. Den Link findest Du unten.

Vorab diese Hinweise:

Üblicherweise machen wir so eine Planung zu Beginn eines Jahres. Liest Du diesen Beitrag aber zum Beispiel im Sommer, so ist das kein Hinderungsgrund. Du kannst jederzeit damit starten.

• • Einmal eingeführt wird dieses Board sehr wertvoll. Versteck es nicht auf Deinem Rechner oder lass es nicht als Ausdruck an einer Wand vergammeln. Es ist ein Instrument für alle, die daran mitarbeiten. Sprecht über das, was ihr tut. Welche Vorhaben sind weiterhin sinnvoll, welche mittlerweile unsinnig? Was hat sich im Umfeld verändert, was wird deshalb wichtiger, was sollte gestoppt werden.
  • Erfolge messen ist wichtig. Ich empfehle es einmal monatlich zu tun und es im Board festzuhalten.
  • Altes wird gehen, Neues hinzukommen. Auch das ist normal. Du wirst diese Veränderungen wunderbar dokumentieren und so flexibel reagieren können.

Schritt 1: Major Moves

Major Moves sind die wichtigen Themen, die dein Unternehmen im kommenden Jahr den Zielen der Vision und der Strategie näherbringen.

Sie sind nicht die Vision oder die Strategie selbst, sondern eine Ebene tiefer.

Leitfrage:

In welche Richtung soll sich dein Unternehmen in den nächsten 12 Monaten entwickeln?

Anleitung:

Maximal drei bis fünf Major Moves definieren! Fokus zählt.
Nimm als Ausgangsbasis deine Vision und/oder Strategie, die Major Moves müssen dazu passen

Beispiele aus meinem Unternehmen

• • tolle Online-Formate für Projektmanagement gestalten
  • funktionierendes Sales-System etablieren
  • sichtbare, angesehene Experten im Projektbusiness sein

Schritt 2: Messbarkeit

Die Zielerreichung der einzelnen Major Moves eindeutig und sichtbar machen. So, dass wir die Zielerreichung dieses Major Moves messen können. Am besten als Wert oder Wirkung definieren

Anleitung

Definiere mindestens eine Metrik je Major Move, gerne auch mehrere

Beispiele

Zum Major Move „funktionierendes Sales System etablieren:
Permanenter Zufluss neuer Opportunities, gemessen in Kennenlerngesprächen mit potenziellen neuen Kunden, insgesamt 80 Stück innerhalb von 12 Monaten

Zum Major Move „sichtbare, angesehene Experten im Projektbusiness sein“:
Unser Podcast wird mindestens 3.000 mal pro Monat heruntergeladen oder angehört

Weniger gut, weil nicht konkret messbar:

• • Schneller Anrufe beantworten
  • Neues Ticketsystem

Zwischenstand

Stell Dir eine Tabelle vor, bis hier mit zwei Spalten:

• • Erste Spalte, ganz links: Major Moves – die Fokusthemen auf die wir uns im kommenden Jahr fokussieren werden
  • Zweite Spalte, ganz rechts: Metriken, wie wir die Zielerreichung der Fokusthemen messen

Schritt 3: Projekte

Nun gilt es, zu identifizieren, was wir tun müssen, um die Ziele zu erreichen? Dabei Alle Aktivitäten bündeln wir Projekte, die wir dann im Jahresverlauf umsetzen!

Anleitung:

1. Spalten erstellen
Erstelle drei weitere Spalten zwischen Major Moves (bleibt ganz links) und Metriken (bleibt ganz rechts – schau dazu gern auf die Trello-Vorlage) – bezeichne sie von links nach rechts:

Backlog

Ideen, die ihr habt, um eure Ziele zu erreichen, aber noch kein Projekt geplant

Top-Ideen

Geplante Ideen, die als Nächstes umgesetzt werden sollen

Projekte in Umsetzung

Die Projekte auf die wir gerade unsere Kräfte bündeln

2. Projekte identifizieren
Projekte sammeln und im Board auflisten

Erstelle für jedes Projekt einen Eintrag. Zuerst packst Du die laufenden Projekte, in die Spalte „Projekte in Umsetzung“.

Danach wirst Du alle Vorhaben, die dir einfallen, um die Ziele der Major Moves zu erreichen in die Spalte „Backlog“ packen

Erstelle nicht zu viele, zu kleine Projekte, fasse sie bei Bedarf zusammen. Jedes Projekt mit seinem Ergebnis und seinem Aufwand (klein. mittel groß) kurz beschreiben

3. Labels ergänzen

Damit Du erkennst, welche Projekte auf welche Major Moves einzahlen, kannst Du mit Labels arbeiten. Gib einem Major Move links ein Label mit einer Farbe. Gib der dazugehörigen Metrik rechts dieselbe Farbe

4. Priorisierung und Fokus-Check

Nun priorisiere die Projekte im Backlog und schiebe die 5 wichtigsten nach Top-Ideen.

Mehr als 5 Projekte in der Spalte „Umsetzung“? Dann reduziere auf maximal 5! Erst wenn ein Projekt in dieser Spalte  abgeschlossen wurde, solltest Du das nächste Projekt starten und eines aus den Top-Ideen nach rechts verschieben. Eine Projektkarte aus dem Backlog kann in die Top-Ideen nachrücken

Es geht schnell und erfolgreich voran, wenn es eine hohe Durchflussgeschwindigkeit gibt. Blockaden werden vermieden! Weniger Projekte gleichzeitig bedeutet weniger Multitasking und damit höhere Effizienz

Beispiele:

• • 50 Podcasts in 6 Monaten
  • Webinar-Reihe organisieren
  • Webseiten-Relaunch

Ergebnis

Das erreichst Du mit dem Strategy Board:

• • Die Ziele sind definiert
  • Die Ziele sind messbar gemacht
  • Es ist festgelegt, wie Du das Ganze umsetzt
  • Du hast ein minimales strategisches Projekt-Portfolio entwickelt
  • Du hast eine agile Arbeitsweise eingeführt
  • Es liegt ein für alle transparentes Board vor
  • Es geht keine Idee verloren
  • Du hast Souveränität gewonnen

Dich interessiert, wie Du ein High Performance Project in Deinem Unternehmen einführen kannst.

Du möchtest die Flinte in der Hand behalten und sie nicht ins Korn werfen?

Welche weiteren Tipps kannst Du für eine erfolgreiche Jahresplanung ergänzen. Ich freue mich auch wenn Du mir deine Erfahrungen mit diesem Strategy Board mitteilst.