Die Projektarbeit in virtuellen Teams nimmt immer stärker zu. Immer mehr Projekte finden an verteilten Orten statt. Das reicht von der Verteilung über mehrere Stockwerke im gleichen Gebäude, bis hin zu einer Verteilung über mehrere Städte, Länder oder gar Kontinente. Die räumliche Trennung bringt, für die Zusammenarbeit und die Kommunikation in virtuellen Teams, jedoch einige Herausforderungen mit sich – so auch für den Projektmanager. Doch glücklicherweise gibt es einige hilfreiche Tools, um performante Projektarbeit, ausgerichtet auf virtuelle Teams, erfolgreich auf die Beine zu stellen. Ich möchte dir heute einen Einblick in die Tool-Landschaft von Copargo gegeben, die auch du erfolgreich nutzen kannst, um in einer performanten Projektumgebung mit verteilten Teams arbeiten zu können.
Du wirst in diesem Artikel Folgendes erfahren:
1. Der Statusüberblick: Wie schaffst du es, dass jedes Teammitglied im Projekt genau weiß, woran aktuell gearbeitet wird und was der aktuelle Stand davon ist?
2. Der Abgleich: Wie schaffst du es, dass sich dein virtuelles Team abgleicht, zusammenkommt, sich austauscht und Aufgaben verteilt werden (Jour Fixes)?
3. Aktive Zusammenarbeit: Wie schaffst du es gemeinsam Dokumente, Konzepte, Projektergebnisse in einer Zusammenarbeit zu erstellen?
4. Schnelle Kontaktaufnahme: Wie kannst du ad hoc zu jedem Zeitpunkt einer Person oder mehreren Leuten im Team Informationen zukommen lassen, wenn sie weit weg sind und nicht auf Zuruf sofort adressiert werden können?
Du lernst nun für jeden dieser vier Anwendungsfälle ein, bei Copargo sehr bewährtes, Tool kennen.
1. Das Projektmanagementtool Trello
Benutzeroberfläche in Trello
Wenn es um dasThema Statusüberblick geht, empfehle ich dir Trello. Das ist das bekannteste Tool in der Kategorie Taskboards und orientiert sich an SCRUM-Boards in agilen Projekten. Es gibt unterschiedliche Spalten, die den Arbeitsstand darstellen. In jeder dieser Spalten sind dann jeweils Karten abgebildet, die Aktivitäten oder Arbeitspakete zeigen. In diese Karten kannst du ausführliche Notizen hinterlassen, Verantwortliche zuordnen, Deadlines einstellen und du kannst die Karte mit verschiedenen Attributen lablen. Du kannst Termine hinterlegen und den ganzen Ablauf der Erarbeitung dieses Arbeitspaketes tracken. Diese Kärtchen kannst du über das Taskboard hin- und herschieben, sodass sie typischerweise von der ersten Spalte bis hin zur letzte Spalte (meist die „Erledigt“-Spalte) geschoben werden, so dass am Ende das Projektergebnis komplett vorliegt.
Trello ist kostenlos und in der kostenlosen Version bietet es schon alle Funktionen, die man braucht. Probiere es einfach mal aus. Es gibt natürlich noch viele weitere Tools, die diese Aufgabenstellung umsetzen – doch Trello ist das verbreitetste und wenn du mit unterschiedlichen Kunden/Firmen zusammenarbeitest, dann ist Trello wahrscheinlich immer der kleinste gemeinsame Nenner – das Tool, das die meisten Leute kennen.
2.Das Conferencing Tool Zoom
Conferencing Tool Zoom
Auch in virtuellen Teams muss man sich gelegentlich einfach mal zusammensetzen, um den aktuellen Stand zu besprechen, Résumés zu ziehen und die nächsten Schritte gemeinsam festzulegen. Im Grunde so wie in den typischen Jour Fixes, wie es sie in den meisten Firmen gibt. Hierfür gibt es viele professionelle Lösungen, die auch in größeren Unternehmen erfolgreich eingesetzt werden, wie zum Beispiel Citrix. Es gibt aber auch einige kostenlose Lösungen, wie Skype oder Google Hangout. Hier hat man die Möglichkeit einen bestimmten Termin zusammen zu schalten, die Webcam zu aktivieren, das Mikrofon zu aktivieren und schon kann das Meeting im virtuellen Raum losgehen. Mein aktueller Favorit ist hier Zoom.
Zoom ist für Meetings bis maximal 40 Minuten kostenlos. Es ist sehr einfach zu bedienen, zuverlässig und hat eine hohe Qualität in der Darstellung und der Tonwiedergabe. Ich persönlich finde es großartig, dass man hier die Webcam dazu schalten kann und so wie bei einem Meeting, dass gemeinsam in einem Raum stattfindet, auch die Emotionen der Leute sieht. Bei einer reinen Telefonkonferenzen geht dieser wichtige Aspekt komplett verloren.
3. Confluence, das Tool für die gemeinsame Facharbeit
Benutzeroberfläche Confluence
Wenn wir das Thema Facharbeit abbilden, haben wie bei Copargo seit 10 Jahren ein Tool im Einsatz, auf das ich schwöre: Confluence – hier wird im Grunde ein internes Wiki abgebildet, das dir die Möglichkeit gibt, Strukturen zu schaffen. Hier kannst du Informationen gemeinsam erarbeiten und das Know-How deines Teams kann an einem zentralen Ort gesammelt, eingepflegt und gespeichert werden, so dass alle immer auf dem neusten Stand sind. Du kannst sofort kommentieren, neue Versionen herstellen sowie Dokumente miteinander verlinken.
Für mich ist das die ideale Abbildung, wenn wir in einem Team an der Erstellung von vielen unterschiedlichen Informationen, Konzepten und Dokumenten arbeiten. Stell dir nur mal vor all diese Dokumente und Arbeitsergebnisse würden alle einzeln per Mail an das Team geschickt werden, da ist Chaos und Unübersichtlichkeit vorprogrammiert – für mich ein absolutes No Go in der Projektarbeit. Wenn ich ein Projekt gestalten darf, dann gehört für mich immer eine Wiki-Lösung, wie zum Beispiel mit Confluence, dazu.
4. Das Kommunikationstool Slack
Kommunikationstool Slack
Last but not least kommen wir zum Thema Kommunikation. Hier bieten sich natürlich E-Mails an aber wahrscheinlich hast du schon selbst häufig die Erfahrung gemacht, dass es in Projekten oft zu einer regelrechten E-Mail Flut kommt !? Alle werden auf cc gesetzt und jeden Tag trudeln 20-30 Projekt-E-Mails ein und du kommst gar nicht mehr nach, die E-Mails, die dich nicht betreffen, zu löschen.
Hier schafft ein Tool Abhilfe, von dem es auch ganz viele verschiedene Varianten gibt: Slack. Slack kannst du in den Grundzügen mit WhatsApp vergleichen, nur das du hier mehrere Kanäle einrichten kannst, in denen ganz verschiedene Themen gebündelt werden: Technikthemen, Marketingthemen, Projektleitungsthemen, Change-Themen. Man bündelt diese Themen in nur einem Kanal und du als Teammitglied kannst für dich festlegen, welchem Kanal du beitreten und welche Form von automatischer Benachrichtigung du für diesen Kanal haben möchtest. Somit kann also jedes Teammitglied eigenständig selektieren, welche Informationen für ihn relevant sind.
Slack ist auch wunderbar für den mobilen Einsatz eingestellt, denn du hast auf deinem Smartphone/Tablet auf einen Blick sofort alle Projektinformationen verfügbar. Das ist für mich ein wichtiger Teil meines Standardsets an Tools, um performante Projektarbeit umzusetzen.
Hast du auch schon Erfahrung in der Zusammenarbeit mit virtuellen Teams gesammelt und kannst der Copargo Community Tipps und Erfahrungswerte mit auf den Weg geben? Dann schreib es gerne in die Kommentare.
